¿Cómo se completa un proyecto de tres meses en un día? Ley de Parkinson

Hemos sido culpables de posponer proyectos una y otra vez.

Por eso nos emociona tanto contar con la presencia de Neil Pasricha, MBA de Harvard, ex ejecutivo de Walmart, autor del éxito de ventas " La Ecuación de la Felicidad" , director del Instituto de la Felicidad Global , ex bloguero de " 1000 Cosas Impresionantes", la base de la serie "El Libro de lo Impresionante" , con más de un millón de ventas , esposo y padre. ¡Guau! ¿Cómo lo logra?

Neil es uno de los seres humanos más maravillosos del planeta y te mostrará cómo superar finalmente la procrastinación y lograr más en menos tiempo.

Llévatelo Neil...

La única ley que determina cuánto tiempo lleva hacer algo

En noviembre de 1955 apareció un extraño artículo en The Economist escrito por un escritor desconocido llamado C. Northcote Parkinson. Comenzaba, de forma bastante inocente, con el siguiente párrafo:

Es común observar que el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible para su realización. Así, una señora mayor y ociosa puede pasarse el día entero escribiendo y enviando una postal a su sobrina en Bognor Regis. Una hora se dedicará a encontrar la postal, otra a buscar las gafas, media hora a buscar la dirección, una hora y cuarto a redactar, y veinte minutos a decidir si llevar paraguas al buzón de la calle de al lado. El esfuerzo total que ocuparía a un hombre ocupado durante tres minutos en total puede, de esta manera, dejar a otra persona postrada tras un día de dudas, ansiedad y trabajo.

Hoy en día, simplemente conocemos esto como la “Ley de Parkinson”, resumida en la primera oración: “Es una observación común que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”.

¿No hemos escuchado consejos como este antes? Por ejemplo, «La inspiración definitiva es la fecha límite». «Si lo dejas para el último minuto, solo te llevará un minuto». O qué tal: «El contenido de tu bolso se expandirá hasta llenar todo el espacio disponible».

Recuerda traer la tarea a casa del colegio los fines de semana. ¡No había nada mejor que un fin de semana! Pero el dolor sordo de tener que resolver una página de problemas de matemáticas y escribir el resumen de un libro se cernía como una tenue nube negra sobre la noche del viernes, todo el sábado y la mañana del domingo.

Recuerdo que siempre hacía la tarea el domingo por la noche. Pero de vez en cuando, si nos íbamos el fin de semana, si tenía planes ocupados los dos días, terminaba la tarea el viernes por la noche. La fecha límite se había adelantado artificialmente en mi mente. ¿Y qué pasó? Me sentí genial. Sentí que tenía más tiempo todo el fin de semana. Una fecha límite falsamente temprana me daba más espacio.

¿Cómo reducir a la mitad el tiempo total de una reunión?

Como parte de un trabajo que tuve hace unos años, de repente me hice cargo de la reunión semanal de la empresa para todos los empleados. Era una reunión informal de viernes por la mañana sin una agenda clara, pautas de presentación ni plazos, y todo ello delante de mil personas.

El director ejecutivo hablaba cuanto quisiera sobre lo que quisiera y luego le pasaba el micrófono al siguiente ejecutivo sentado en la mesa, quien hablaba cuanto quisiera sobre lo que quisiera, antes de pasarle el micrófono a la siguiente persona. Era impredecible: comenzaba a las 9:00 a. m., se extendía hasta las 10:00 a. m., a veces a las 10:30 a. m. y, ocasionalmente, a las 11:00 a. m. La gente se desviaba del tema. Nadie era conciso. Y todos se marchaban dos horas después aturdidos, tratando de recordar todas las prioridades contradictorias que habían escuchado al principio de la reunión.

Así que trabajé con el CEO para rediseñar la reunión.

Creamos cinco segmentos de cinco minutos cada uno y preparamos con antelación la agenda y el horario de los presentadores. "Los Números", "Fuera de Nuestras Paredes", "Fundamentos Básicos", "¡Vende! ¡Vende! ¡Vende!" y "Saca de Correo", donde el director ejecutivo abrió las cartas y respondió a las preguntas del público.

¡La nueva reunión duró veinticinco minutos! Y nunca se pasó del tiempo previsto. ¿Por qué?

Porque descargué un efecto de sonido de "dong" que sonaba por los altavoces cuando faltaba un minuto, un efecto de "tictac del reloj" que sonaba cuando faltaban quince segundos, y luego los técnicos de audio y video le cortaban el micrófono a alguien cuando el tiempo llegaba a cero. Si llegabas a cero, hablabas en el escenario, pero nadie te oía. Simplemente tenías que irte.

Al principio todos se quejaron. «Necesito siete minutos para presentar», «Necesito diez minutos», «Necesito mucho, mucho más tiempo porque tengo algo muy, muy importante que decir».

Dijimos que no y compartimos esta cita de una entrevista de Harvard Business Review con el ex director ejecutivo de GE, Jack Welch:

Para que una gran organización sea eficaz, debe ser sencilla. Para que una gran organización sea sencilla, su gente debe tener confianza en sí misma y seguridad intelectual. Los gerentes inseguros crean complejidad. Los gerentes asustados y nerviosos usan libros de planificación gruesos y enrevesados ​​y diapositivas recargadas llenas de todo lo que han sabido desde la infancia. Los verdaderos líderes no necesitan desorden. Las personas deben tener la confianza en sí mismas para ser claras y precisas, para asegurarse de que todos en su organización, desde el más alto hasta el más bajo, comprendan lo que la empresa intenta lograr. Pero no es fácil. Es increíble lo difícil que es para las personas ser sencillas, cuánto temen ser sencillas. Les preocupa que si son sencillas, la gente piense que son ingenuas. En realidad, por supuesto, es justo lo contrario. Las personas claras y de mente firme son las más sencillas.

¿Y luego qué pasó?

Bueno, con un límite de tiempo claro, ¡los presentadores practicaron! Se cronometraron. Priorizaron sus mensajes más importantes y descartaron todo lo demás. Usaron viñetas y diapositivas de resumen. Presentamos el concepto diciendo: «Si no puedes decirlo concisamente en cinco minutos, no puedes decirlo. Para entonces, la gente se queda dormida o empieza a revisar su correo electrónico». ¿Alguna vez has intentado escuchar a alguien hablar durante veinte minutos seguidos? A menos que sea extremadamente claro, conciso y cautivador, es una pesadilla.

Todos teníamos un poco de miedo de que se nos cortara el micrófono, así que las reuniones siempre duraban veinticinco minutos.

¿Qué pasó con la productividad?

Bueno, mil personas ahorraron una hora cada semana. Eso representa el 2,5 % del tiempo total de la empresa ahorrado con un solo pequeño cambio.

¿Cómo se completa un proyecto de tres meses en un día? Pista: Ley de Parkinson

Sam Raina es un líder en la industria tecnológica. Supervisa el diseño y desarrollo de un gran sitio web con millones de visitas diarias. Cuenta con más de sesenta personas trabajando para él. Es un equipo grande. Hay muchos componentes, desde diseñadores hasta programadores y correctores. ¿Cómo motiva a su equipo para diseñar y lanzar páginas completamente nuevas para el sitio web desde cero?

Sigue la Ley de Parkinson y reduce el tiempo.

Organiza reuniones secretas de un día con todo su equipo y les propone un reto por la mañana que, según él, cumplirán al final del día. ¡Solo hay un día para crear un sitio web completo! Desde el diseño hasta la maquetación y las pruebas, todo. Todos se asustan por la fecha límite. Y entonces todos empiezan a trabajar juntos.

“Cuanto menos tiempo tengamos, más concentrados y organizados estaremos. Todos trabajamos juntos. ¡Tenemos que hacerlo! De lo contrario, no habría forma de cumplir con la fecha límite. Y siempre lo logramos”, dice Sam.

Al dedicar un día a un proyecto que de otro modo llevaría meses, libera el tiempo de reflexión, el tiempo de transacción y el tiempo de trabajo de todos.

Nadie volverá a pensar en la página web en la cama, el baño o el autobús. ¡Podrán pensar en otras cosas! No habrá correos electrónicos sobre la página web, ni mensajes de fuera de la oficina, ni reuniones programadas para hablarlo, ni confusión sobre quién dijo qué. Todos hablarán en persona. Al mismo tiempo. ¡Hasta que esté terminado!

Objeciones a las limitaciones de tiempo

Sé lo que estás pensando. ¿Es el plan de Sam infalible? ¿Cómo te mantienes comprometido con el plazo? ¡Excelente! Tienes que externalizarlo.

Una líder con la que trabajé, de hecho, hacía que el personal de mantenimiento del edificio apagara las luces a las 8 p. m. todas las noches. El equipo de mantenimiento se iba mucho antes, así que no había forma de cambiar la hora. Ella logró realizar sprints excelentes con su equipo, pero todos sabían que había una fecha límite al final. El sistema garantizó el compromiso.

¿Y qué hay de la sostenibilidad? ¿No te agotarías si planeas un sprint el fin de semana... cada fin de semana? ¡Claro que sí!

Recuerda: El objetivo no es maximizar la productividad repetidamente. La clave es generar momentos de producción que te permitan vivir con menos estrés, porque acabas de eliminar un proyecto con un montón de cabos sueltos que te agobian a diario.

Por último, ¿qué hay de la calidad? ¿Ir rápido no significará sacrificar la calidad en nombre del reloj todopoderoso? En realidad, no.

He visto de primera mano un argumento contradictorio. Al centrarse en la cantidad dentro de un plazo (en lugar de priorizar la calidad), se aprende más rápido y se mejora continuamente el trabajo, lo que a la larga se traduce en mayores mejoras de calidad.

Hay una gran historia que Derek Sivers compartió del libro Art and Fear que ilustra perfectamente este punto:

“El profesor de cerámica anunció el día de la inauguración que dividiría la clase en dos grupos.

Todos aquellos en el lado izquierdo del estudio, dijo, serían calificados únicamente por la cantidad de trabajo que produjeran, y todos aquellos en el lado derecho únicamente por su calidad.

Su procedimiento era sencillo: el último día de clase traía su báscula de baño y pesaba el trabajo del grupo de “cantidad”: 50 libras de ollas calificaban con una “A”, 40 libras con una “B”, y así sucesivamente.

Sin embargo, los que eran calificados por su “calidad” necesitaban producir solo una olla —aunque fuera perfecta— para obtener una “A”.

Bueno, llegó el momento de calificar y surgió un hecho curioso: los trabajos de mayor calidad fueron todos producidos por el grupo que estaba siendo calificado por cantidad.

Parece que mientras el grupo de “cantidad” estaba ocupado produciendo montañas de trabajo y aprendiendo de sus errores, el grupo de “calidad” se había sentado a teorizar sobre la perfección y al final no tenía mucho más que mostrar por sus esfuerzos que teorías grandiosas y un montón de arcilla muerta.

Entonces, ¿cuál es el secreto contra-intuitivo para tener más tiempo?

Reduce el tiempo que tienes para hacerlo.

Mira la izquierda del gráfico. Cuanto menos tiempo tengas, más esfuerzo pondrás. No hay opción. La fecha límite está justo aquí. Piensa en lo concentrado que estás en un examen. ¿Dos horas para hacerlo? ¡Lo haces en dos horas! Esa fecha límite crea una urgencia que permite a la mente priorizar y concentrarse.

Ahora mira la derecha del gráfico. Cuanto más tiempo tenemos, menos esfuerzo dedicamos en general. Un pequeño reflexionar hoy. Empezamos el proyecto mañana. Repasamos la semana que viene. Procrastinamos. ¿Por qué? Porque se nos permite. No hay penalización. Nada destruye la productividad más rápido que una fecha límite tardía.

¿Qué dice C. Northcote Parkinson sobre esperar para conseguirlo? «Retrasar es la forma más mortal de negación», afirma.

¿Alguna vez has terminado un proyecto a tiempo y luego el profesor anuncia a la clase que se ha extendido la fecha límite? ¡Qué fastidio! Ahora, aunque terminaste en la fecha límite original, te enfrentas al dolor y la tortura de revisar mentalmente tu proyecto una y otra vez hasta que lo entregas. ¿Podría ser mejor? ¿Cómo podemos mejorarlo?

Calvino lo dice mejor:

Recuerda: El trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible para su finalización. En una reunión de empresa con mil personas y en un ciclo normal de desarrollo web, ¿qué responsabilidad invisible encuentras? Tiempo. Demasiado. Y, como resultado, trabajo que se expande para ocuparlo.

¿Cuál es la solución? ¡Crea pánico de última hora! Adelanta las fechas límite, revísalas tú mismo y recuerda que estás creando espacio después de la entrega del proyecto. Recuerda: una fecha límite tardía es dolorosa. No se hace nada.

¿Sólo los nerds hacen su tarea el viernes por la noche?

Tal vez.

Pero son ellos los que tienen todo el fin de semana para festejar.