Otros expertos en gestión del tiempo nos aconsejan que nos centremos primero en lo más importante, ya que puede que no haya tiempo suficiente para esas tareas más adelante. Sí, es valioso separar lo verdaderamente importante de lo urgente, aunque menos importante. Pero hay algo frustrante en este consejo. Al fin y al cabo, todavía quedan muchas cosas por hacer que no son las más importantes de la lista. Algunas cosas importan porque afectan nuestras relaciones, otras porque no hacerlas nos llevará, a la larga, a que nos despidan, otras porque acordamos una fecha límite y no podemos fallar solo porque hay otra cosa importante en esa lista.

La mayoría de las personas exitosas que conozco desean dos cosas. La primera es dejar de sentirse fuera de control. La segunda es destacar en el trabajo: ser maestros en su oficio.

Mantenerse concentrado en una tarea sin descanso y trabajar más horas son soluciones maravillosas para una computadora o una máquina.

LAS 5 GRANDES IDEAS

Reconoce tus puntos de decisión. Una vez que comienzas una tarea, funcionas en gran medida en piloto automático, lo que dificulta cambiar de rumbo. Aprovecha al máximo esos momentos entre tareas: es cuando puedes elegir qué hacer a continuación y, por lo tanto, decidir abordar lo más importante. Gestiona tu energía mental. Las tareas que requieren mucho autocontrol o concentración pueden ser agotadoras, y las que te exaltan demasiado pueden desestabilizarte. Programa las tareas según su demanda de procesamiento y tiempo de recuperación. Deja de luchar contra las distracciones. Aprende a dirigir tu atención. Tus sistemas de atención están diseñados para distraerse y refrescarse, no para concentrarse indefinidamente. Intentar luchar contra eso es como intentar luchar contra las mareas. Comprender cómo funciona tu cerebro te ayudará a retomar el rumbo rápida y eficazmente cuando te distraigas. Aprovecha tu conexión mente-cuerpo. Muévete y come de maneras que te preparen para el éxito a corto plazo. (Puedes comer y hacer lo que quieras físicamente en tu tiempo libre). Haz que tu espacio de trabajo funcione para ti. Descubre qué factores ambientales te ayudan a alcanzar tu máximo potencial y cómo adaptar tu entorno en consecuencia. Una vez que sepas qué te distrae o qué impulsa a tu cerebro a crear o asumir riesgos, podrás adaptar tu entorno para ser más productivo.

Ten en cuenta que no te sugiero que identifiques dos horas específicas y constantes cada día (por ejemplo, de nueve a once de la mañana) en las que te propongas ser eficaz. Si eres como la mayoría de los profesionales ocupados, no siempre tienes control sobre cuándo hay que hacer las cosas. Si eres madrugador y tu jefe te pide que hagas una presentación en la próxima reunión de personal, a media tarde, más te vale estar en plena forma mental cuando la hagas. Estas estrategias pueden ayudarte a crear las condiciones para alcanzar la máxima eficacia mental en cualquier momento de tu jornada laboral.

Aunque creo que se pueden lograr grandes cosas en las condiciones adecuadas, no digo que puedas terminar todo tu trabajo en tan solo dos horas. Sin embargo, sí creo que cuando eres mentalmente eficaz, puedes lograr lo que más te importe en ese momento, con orgullo por tu trabajo e inspiración para hacer más. El resto del día puedes dedicarlo a tareas que no requieren mucha estrategia ni creatividad: revisar correos electrónicos, rellenar formularios, cobrar reembolsos, gestionar horarios, pagar facturas, planificar viajes y devolver llamadas.

1. Reconoce tus puntos de decisión

La primera estrategia para generar un par de horas increíbles de productividad es muy sencilla. Esta estrategia consiste en aprender a reconocer los pocos momentos del día en los que tienes la oportunidad y la capacidad de elegir cómo emplear tu tiempo. Estos momentos son cuando una tarea termina o se interrumpe (por ejemplo, terminas una llamada telefónica) y debes elegir la siguiente tarea: ¿responder un correo electrónico o prepararte para una reunión? En mi experiencia, solemos apresurarnos en estos momentos, o puntos de decisión, para volver a hacer algo que nos resulte "productivo".

Apurarse en un punto de decisión —entre tareas— podría ahorrar cinco minutos. Empezar con la tarea equivocada podría costar una hora.

Un grupo de la Universidad Estatal de San Francisco cree que la función principal de la conciencia es tomar decisiones cuando nuestras rutinas neuronales automáticas se topan con problemas, en particular, cuando diferentes rutinas neuronales simultáneas nos guían a realizar acciones físicas que compiten entre sí.

El momento después de que una rutina neuronal se detenga es una de las claves para dos horas de productividad excepcional. Es en ese momento cuando decides cómo aprovechar al máximo tu próximo tiempo. ¿Es este el mejor momento para revisar tus correos electrónicos y responder a todos los que puedas antes de tu próxima cita? ¿O, si tienes dos horas libres, es más sensato sumergirte en un proyecto que requiere concentración durante un largo periodo?

Hay tres trucos para maximizar estos puntos de decisión:

• Saborea cada punto de decisión.
• Planifique sus puntos de decisión con antelación.
• No comiences una nueva tarea sin decidir conscientemente que es la correcta.

Numerosas investigaciones han demostrado que planificar con antelación los posibles obstáculos aumenta drásticamente nuestras posibilidades de comportarnos como deseamos en lugar de simplemente reaccionar. Se ha demostrado que planificar con antelación cómo nos comportaremos en diversas situaciones ayuda a las personas a perder peso,12 a controlar sus emociones,13 a comer más frutas y verduras,14 entre muchos otros beneficios. Estos planes se denominan «intenciones de implementación».15

Una intención de implementación es un plan para implementar una acción determinada si surge una señal relevante. Es un enfoque condicional: si ocurre una interrupción, realizaré la acción X.

En cuanto termines una tarea, en lugar de pensar en lo que puedes hacer fácilmente de inmediato, considera este momento como un punto de decisión. Por ejemplo, cuando cuelgo el teléfono después de una sesión de coaching de cuarenta y cinco minutos, me digo literalmente: «Este es un punto de decisión». Eso me basta para hacer una pausa. A veces incluso me levanto y me alejo del ordenador o tomo agua o café. Una vez que me tranquilizo, tras cuarenta y cinco minutos de trabajo a toda velocidad cognitiva, soy más capaz de decidir qué es lo que vale la pena intentar.

2. Gestiona tu energía mental.

Responder cada correo electrónico implica tomar decisiones, a veces complejas: ¿ Debería responder? ¿Tengo que responder ahora? Si lo escribo así en lugar de asá, ¿reaccionará bien la persona o se sentirá ofendida? ¿Debería borrarlo o archivarlo para futuras consultas? ¿Debería escribir una respuesta breve o reenviarlo? Al responder correos electrónicos, Tom debe tomar decisiones sobre el tiempo, el valor, las consecuencias sociales, los escenarios futuros alternativos y, quizás, las consecuencias emocionales. Incluso si un correo electrónico, en el orden de las cosas, no es importante, se toman muchas decisiones.

La razón por la que las emociones tienen un efecto sorprendentemente poderoso en nuestro desempeño es que tienen un valor adaptativo, es decir, tienen la capacidad de ayudarnos a enfrentar y responder a la situación en cuestión.

Ira (el dueño de una tienda aumenta los precios): por ejemplo, puede reflexionar sobre lo injusto que es que su potencial de ganancias dependa de los caprichos de los compradores que no entienden el valor de los productos que vende.

Tristeza: parece que cuando necesitamos bajar el ritmo, ser reflexivos y pensar críticamente, la tristeza puede ser un verdadero recurso.⁹ Así que, si te están dando una charla de ventas, quizá quieras recordar cuánto extrañas a tu perro de la infancia. Y, por el contrario, si te sientes muy feliz, puedes evitar que te la den y usar esa emoción positiva para algo que te beneficie, como dedicarte a tu trabajo creativo.

Ansiedad: La próxima vez que te sientas nervioso, observa cómo te dices a ti mismo: «No, no estoy nervioso. Estoy alerta y listo para reaccionar».

Si quieres dejar pasar las cosas sin importancia con más facilidad (mirar con menos ojo crítico a veces), un estado de ánimo positivo puede ayudarte.¹⁸ Si es hora de ser creativo, te sugiero que primero te pongas en un estado emocional positivo. Cuando tengas que tomar decisiones rápido y no tengas tiempo para deliberar, intenta afrontar esa situación con un estado de ánimo positivo.

Cierra los ojos y recuerda algo que te haga feliz en general: tu programa favorito, aprender, charlar con un amigo, relajarte unos minutos con un libro, hacer ejercicio, comer cuando tengas hambre, fantasear con algo que deseas, pensar en sexo, reírte un poco. Recordar algo emocionalmente positivo ayuda a generar emociones positivas. Obviamente, hacer cosas que te hacen feliz, en lugar de simplemente recordarlas, también debería ayudar.

Si te sientes agotado después de realizar una tarea, es muy probable que estés poniendo a prueba tu autocontrol.

A continuación se muestran algunos ejemplos de actividades comunes que pueden provocar fatiga mental:

• Cambiar frecuentemente entre una tarea y otra
• Establecer contactos y hacer pequeñas charlas
• Permanecer sentado durante horas
• Realizar llamadas en frío
• Identificar errores y corregirlos
• Planificación o programación de proyectos
• Seguimiento de los plazos

No somos máquinas y no podemos producir el mismo nivel de trabajo cada minuto del día. Pero si elegimos estratégicamente el orden en que completamos las distintas tareas de nuestra lista de tareas pendientes, podemos encontrar dos horas increíbles en las que nuestro cerebro no esté tan cansado y lograr cosas increíbles.

Formas de evitar la fatiga mental:

Termina tu trabajo más importante a primera hora de la mañana, antes de que tu mente se agote con cientos de pequeñas decisiones. Piensa en la tarea más creativa e interesante que tienes ahora mismo, o en la que tenga el mayor beneficio a largo plazo, y dedícale una o dos horas a primera hora de la mañana.

Considera las tareas de tu lista de tareas del día y etiquétalas como "Decisiones importantes", "Creativas" u "Otras". Reserva tiempo al final del día (¿quizás después de comer, durante tu coma alimenticio?) para completar las tareas de la categoría "Otras". Saber que has reservado tiempo para ellas hace que sea menos probable que intentes abordarlas más temprano, cuando tus reservas mentales están más activas.

Intente leer y responder sus mensajes de correo electrónico durante sólo una hora por la tarde y reflexione si hacerlo mejoró su capacidad de concentrarse más claramente en tareas que requieren resolución de problemas o creatividad durante el resto del día.

Toma algunas decisiones la noche anterior a un gran día, para no tener que tomarlas el mismo. Pueden ser pequeñas (como qué ponerte o qué desayunar y comer) o grandes (como decidir qué tareas realmente te importan). Organiza tu lista de tareas basándote en esas decisiones importantes.
3. Deja de luchar contra las distracciones

3. Aprende a dirigir tu atención.

Es completamente antinatural concentrarse sin titubear. Si no has logrado mantener la concentración durante tus sesiones de trabajo, alégrate. Si así fuera, serías notablemente disfuncional.

Dado que nuestro trabajo exige concentración pero nuestros cerebros están programados para distraerse, una de las mejores tácticas para realizar nuestro mejor trabajo de manera efectiva es eliminar todos esos distractores que creamos innecesariamente.

Primer consejo: elimina todas las distracciones obvias. Silencia el teléfono. Pospón el correo electrónico mientras trabajas en una tarea. Etc.

El estudio (UC Santa Barbara) sugiere que si usted desea resolver un problema particularmente complicado, dejar que su mente divague realizando una tarea no relacionada y cognitivamente fácil puede ayudarle a encontrar algunas soluciones creativas a ese problema.

Veo dos maneras de aumentar tu productividad al dejar de concentrarte deliberadamente. La primera es permitir activamente la divagación mental: después de concentrarte en un problema durante un rato, cambia a una tarea que sea ligeramente exigente desde el punto de vista cognitivo, pero que no requiera usar tu memoria de trabajo11, y luego vuelve al problema original que intentas resolver.

Elige una tarea con antelación para no tener que intentar recordarla cuando tu mente ya esté distraída. Esto aumentará la probabilidad de que la realices cuando llegue el momento. Elige una tarea que no dure mucho (ni minutos) o que te deje tan absorto en el piloto automático que no vuelvas. Así, podrás dejar que tu mente divague productivamente, en lugar de absorberte en algo demasiado apremiante.

Ejemplos para hacer:

• Apreciar una obra de arte en la pared, una planta en la habitación, la vista desde la ventana o fotografías en su escritorio y notar los diferentes tonos de color;
• Ordenar tu escritorio, organizar tu estantería o limpiar la pizarra;
• escuchar música y prestar atención a todos los diferentes instrumentos de la pieza que estás escuchando; • jugar un pequeño juego, como hacer una marca en un trozo de papel cada vez que veas a alguien caminando mientras envías mensajes de texto.

Ejemplos a evitar

• archivar documentos (a menudo hay mucho que tener en cuenta para determinar dónde va cada cosa);
• ​leer una página de deportes, un canal de noticias o una publicación de blog (es muy fácil concentrarse demasiado en el contenido, lo que puede bloquear la divagación mental);
• ​revisar y responder su correo electrónico (lo que puede requerir memoria de trabajo y captar mucha atención);
• ​ensayar una presentación o prepararse para una reunión (memorizar información para tenerla accesible más tarde puede exigir mucho de su memoria de trabajo);
• ​Trabajar en un rompecabezas difícil, como un crucigrama o un juego de matemáticas (ambos pueden requerir mucha memoria de trabajo).

La segunda forma en que puedes ser más productivo al dejar de concentrarte es mediante la atención consciente.

La atención consciente significa dejar que nuestros pensamientos vayan a donde quieran, es decir, dejar que nuestras mentes divaguen y, después de notar sin juzgar que nuestros pensamientos se han desviado, volver suavemente nuestra atención a lo que estamos experimentando en el momento presente.16

4. Aprovecha la conexión mente-cuerpo.

Para lograr el máximo funcionamiento mental en estas circunstancias, podemos añadir una estrategia más: aprovechar los efectos inmediatos de la actividad física y la alimentación para mejorar nuestro funcionamiento mental.

De hecho, la mente y el cuerpo están tan entrelazados que a menudo confundimos cómo nos sentimos físicamente con cómo nos sentimos emocionalmente, y esto puede ser una herramienta increíble para lograr dos horas increíbles de productividad.

El ejercicio es como un botón de reinicio. Es una estrategia fiable, eficaz y de acción rápida para mejorar el rendimiento mental. El ejercicio moderado —lo suficientemente vigoroso como para sudar, pero sin agotarse— es un cambio radical en las horas posteriores al ejercicio.

Si te sientes mentalmente lento y no puedes concentrarte, sal de la oficina y muévete de inmediato. Camina a paso ligero durante treinta o cuarenta minutos. Sube y baja las escaleras traseras durante diez o veinte minutos. O, si tienes un gimnasio cerca, tómate un descanso y haz ejercicio de veinte a treinta minutos en la cinta de correr, la bicicleta estática o tu máquina preferida. Intenta sudar un poco, pero no te excedas.

En general, planifique ejercitarse durante unos veinte a cuarenta minutos dentro de un par de horas antes de la próxima vez que necesite ser increíblemente productivo.

Entonces, ¿cuánta cafeína se necesita para mejorar la productividad? Depende de cada persona. Hay que determinar la dosis adecuada y mantenerla.

Si necesitas un impulso rápido, un refrigerio rico en carbohidratos puede ayudarte a concentrarte y sentirte bien durante unos quince minutos. Si necesitas estar en plena forma mental durante más tiempo, evita por completo las comidas y refrigerios ricos en carbohidratos: no comas pasta, sándwiches ni pizza. Evita los jugos, refrescos y tés helados azucarados. Evita las papas fritas, las papas fritas, el pan extra y los dulces.

5. Haz que tu espacio de trabajo trabaje para ti.

RUIDO

Un metaanálisis examinó 242 estudios sobre cómo el ruido afecta el rendimiento y descubrió que, cuando se trataba de realizar tareas cognitivas (como permanecer atento, leer y procesar texto y trabajar con números), el rendimiento se veía más afectado por el habla intermitente que por el habla continua (que tendría poca variación en volumen y ritmo) o el ruido no verbal.1

El habla intermitente se produce cuando se escuchan algunas palabras u oraciones esporádicamente, con pausas entre ellas. Como cuando los compañeros que están sentados en los cubículos detrás de ti se giran y se hacen preguntas, o cuando alguien más está en una llamada telefónica escuchando un rato y luego hablando de vez en cuando.

El habla intermitente de fondo puede ser el mayor problema para el rendimiento laboral, pero eso no significa que otros ruidos (p. ej., habla continua, música o ruido blanco) sean aceptables. Un segundo metaanálisis analizó específicamente los efectos de escuchar música de fondo en el rendimiento. Si bien los investigadores descubrieron que escuchar música de fondo tendía a mejorar las emociones positivas, aumentar el rendimiento deportivo y acelerar la actividad, también tenía consecuencias negativas para la lectura.

En un estudio, la mayoría de los niños de secundaria (excepto aquellos con los problemas de atención más graves en el aula, según sus profesores) tuvieron peor memoria en presencia de ruido blanco que en ausencia de ruido. De hecho, aquellos con los problemas de atención más graves obtuvieron mejores resultados con el ruido blanco.³

Los investigadores descubrieron que los participantes introvertidos tenían incluso más problemas de rendimiento que los extrovertidos. Teorizaron que los introvertidos, que generalmente se abruman con mayor facilidad ante los estímulos, son más sensibles a las distracciones sonoras.

Cuando los participantes trabajaron en el desafío creativo mientras escuchaban un ruido bajo (a cincuenta decibeles, aproximadamente el ruido de una oficina grande típica), tendieron a ser menos creativos que cuando trabajaron en el desafío mientras escuchaban un ruido moderado (a setenta decibeles, un poco más bajo que el sonido de una aspiradora a tres metros de distancia de usted6).

Resulta que a medida que aumentaba el nivel de ruido, los participantes tenían más dificultad para pensar. Y cuanto más difícil era pensar, más abstractas y de mayor alcance —en resumen, creativas— eran sus ideas. Curiosamente, niveles de ruido más altos (ochenta y cinco decibelios, como un camión diésel pasando) dificultaban tanto el pensamiento que los beneficios de cierto nivel de ruido para la creatividad desaparecieron.

Consejos:

• Si su oficina tiene puerta, ciérrela. Si no tiene una oficina privada, reserve una sala de conferencias o ubíquese en un lugar libre de ruido y otras posibles distracciones. Un lugar privado y alejado del ruido favorecerá la productividad.
• Si tu escritorio está en un espacio compartido y debes permanecer ahí, ponte auriculares con cancelación de ruido. Esos pequeños tapones naranjas y blandos también pueden funcionar a veces, y puedes llevarlos a todas partes. Puede que te veas raro, pero serás más productivo.
• No escuches música ni radio hablada.
• Si estás trabajando en casa, apaga el televisor.
• Si estás a cargo de una tarea que requiere mucha creatividad, disfruta del ruido de fondo. Podrías considerar ir a la concurrida cafetería de la empresa o a una cafetería local, o poner un poco de música.

LUZ

• Enciende más luces. Una habitación bien iluminada es mejor para estar mentalmente en plena forma que una oscura, sobre todo si está nublado o en pleno invierno. Si es necesario, lleva tu propia lámpara a la oficina.
• Si puedes, busca un lugar con luz natural ambiental en un día con cielo azul claro y prepárate para trabajar allí.
• Considere reemplazar las bombillas actuales de su espacio de trabajo por luces blancas que incluyan más del espectro azul, incluso si solo se trata de la lámpara de su escritorio. Las investigaciones sugieren que es muy probable que active las células fotorreceptoras de la retina que se comunican con el reloj circadiano del cerebro, ayudándole a mantenerse más alerta.
• Atenúa un poco las luces o busca un lugar un poco más oscuro de lo habitual cuando quieras trabajar en un proyecto que requiera creatividad.

ESPACIO DE TRABAJO

• Limpia el desorden. Hazlo al final de la tarde o al anochecer, cuando no tengas mucha energía mental para dedicarte a un trabajo más productivo. Si no tienes tiempo para limpiarlo, simplemente muévelo a un lugar oculto.
• Coloca tu teléfono, tu vaso de agua, tu bolígrafo y cualquier otra herramienta de trabajo en los rincones más alejados de tu escritorio, donde tendrás que alcanzarlos fácilmente.
• No permanezcas sentado en tu escritorio demasiado tiempo. Solemos absorbernos en el trabajo, así que probablemente no sea demasiado si te levantas cada vez que piensas hacerlo. Si puedes elegir tu espacio de trabajo, elige uno donde te sea fácil levantarte y moverte.
• Personaliza tu espacio de trabajo de alguna manera. En concreto, considera añadir plantas o imágenes de agua. Sin embargo, al personalizar tu espacio, no lo hagas añadiendo desorden a tu escritorio.