10 trucos de productividad

¡Bienvenido al club!

Hacer las cosas hoy en día puede ser extremadamente difícil, considerando todos los distractores con los que vivimos.

Así es la rutina: estás sentado en tu mesa, listo para empezar a trabajar. Has cancelado todos tus planes porque la fecha límite está a dos días. Justo cuando empiezas a escribir, aparece una pequeña notificación en la esquina inferior derecha de tu escritorio: tu mejor amigo te ha enviado un mensaje por Facebook. No ves el mensaje completo, pero termina con algo así: 😂😂😂. Sabes que es divertidísimo y necesitas abrirlo...

…30 minutos después estás en el cuarto video ridículo y aleatorio de shiba inu tercos durante los paseos (intenta no hacer clic en el enlace).

Miras tu reloj y empiezas a sudar. "¿Cómo voy a salir de este vórtice?"

Te tenemos cubierto.

10 consejos de productividad que cambiarán tu vida

Ahora bien, en algún momento de tu lucha por organizarte mejor, probablemente hayas implementado al menos uno de los siguientes consejos. Y, sin embargo, aquí estás, buscando más consejos.

Pero ¿alguna vez has intentado poner en práctica todos los consejos ?

Empecemos.

1. Almacena tu información en otro lugar: tu cerebro no es tan confiable como crees

¿Cuántas veces te ha pasado esto? Estás en el supermercado con una cesta vacía en la mano. Miras fijamente el estante de lácteos un par de segundos y luego giras la cabeza hacia el de verduras. Poco a poco te preguntas: "¿Por qué estoy aquí?".

Buscas en tu bolsillo la lista de la compra, y no hay nada. La dejaste en casa. Recuerdas los alimentos básicos que necesitas a diario: pan, yogur, galletas, pero había un montón de cosas más. Apenas recuerdas dos o tres más, porque van en tu plato favorito. Y punto. Vuelves a casa con las manos vacías. Tu cerebro te ha fallado una vez más.

Ahora bien, antes de diagnosticarse con TDA, considere que esto es perfectamente normal .

Dependemos de nuestros recuerdos para cosas cruciales, como aprender de experiencias pasadas o compartir historias con amigos. La memoria es necesaria para construir nuestra identidad. Por lo tanto, asumimos que es precisa.

Pero eso no es cierto. Nuestra memoria no es tan fiable como quisiéramos . Subconscientemente, modificamos los hechos, añadimos detalles falsos o simplemente desechamos información que no encaja en ningún contexto de nuestro sistema mental.

Investigación tras investigación, estudio tras estudio, han demostrado que no se puede confiar en nuestra memoria debido a su sensibilidad a factores internos y externos (consulte aquí , aquí o aquí ).

Ahora que sabemos que la ciencia ha confirmado lo que ya sabemos por experiencia, que nuestros discos duros internos no son el almacenamiento de información más confiable, es hora de considerar uno nuevo.

¿Cuáles son las características más importantes de tu “memoria externa”?

• Tiene que ser fácilmente accesible.
• Necesita tener mucho espacio
• Debes poder etiquetar y organizar la información dentro
• Es una ventaja si ofrece opciones de respaldo, en caso de que de repente estalle en llamas.

Puedes usar un cuaderno, está bien. Pero, ¿lo llevarás siempre contigo? ¿Es posible que se incendie? ¿Estás listo para empezar a acumular cuadernos en casa, porque si te esfuerzas, tendrás como diez llenos antes de decir: "Ay, no, me dejé el cuaderno en..."?

Afortunadamente, existen innumerables herramientas en línea que las personas organizadas usan como su mano derecha. Todas tienen copias de seguridad, se puede acceder a ellas desde el teléfono o cualquier otro dispositivo con acceso a internet, y facilitan enormemente el etiquetado y la organización de los datos. Incluso si tu computadora se estropea, seguirás teniendo acceso a tus datos. Genial, ¿verdad?

A continuación se muestran algunas de estas herramientas que puedes consultar:

• Evernote
• OneNote
• Documentos de Google
• Google Drive
• Aplicación de notas en tu teléfono.

Investiga y descubre qué tipo de herramienta cubre mejor tus necesidades.

Siguiendo adelante.

2. Utilice un planificador de productividad y aprenda a priorizar

Cuando se trata de planificación a largo plazo y de prevenir la vorágine de la procrastinación, un planificador de productividad adecuado es imprescindible.

Entre todos estos consejos de productividad que te cambiarán la vida, ¡el planificador de productividad es quizás nuestro favorito! Entonces, ¿cómo empezar a usar un planificador de productividad?

Una opción es usar un cuaderno en blanco o un documento de Word y diseñarlo tú mismo. La otra es conseguir una agenda guiada.

Sea cual sea la opción que elijas, estas son las características más importantes de un buen planificador de productividad:

• Es atractivo de usar
• Te ayuda a priorizar tus tareas
• Es hora de concentrarse, técnica amigable
• Le ayuda a definir planes a largo plazo (anuales, mensuales) y planes a corto plazo (semanales, diarios).
• Viaja contigo

Si decides diseñar tu propia agenda, es genial, pero también arriesgado. Si no está diseñada de forma que te anime a volver a ella, puedes fácilmente empezar a descuidarla y caer en otro episodio autodestructivo de no cumplir con tus tareas a tiempo y no perseguir tus sueños.

Por eso recomendamos usar un planificador guiado. El Planificador de Productividad está diseñado meticulosamente para que puedas concentrar tu energía mental en las tareas más importantes.

Así funciona: primero, debes enumerar tus objetivos. Luego, divídelos en pasos y subobjetivos. Una vez que lo tengas claro, debes aprender a diferenciar entre tareas importantes y adicionales (más información aquí ). Después, define tus tareas semanales y diarias, priorízalas y cúmplelas, todo ello con la técnica del Tiempo de Enfoque.

Otra cosa importante: ¡El Planificador de Productividad tiene un diseño hermoso y elegante, y puede caber en cualquier bolso o incluso en un bolsillo más grande!

3. Tiempo de confinamiento: Olvídate de las redes sociales

Ya hemos ilustrado lo que puede pasar cuando recibes una pequeña notificación de Facebook mientras intentas concentrarte. Todo empieza con un breve e irresistible desplazamiento, un mensaje o un vídeo de gatos para relajarte. Nos prometemos que solo tardarás 3 minutos, pero la realidad, o mejor dicho, el reloj, siempre da la talla. De repente, estás viendo las fotos de las vacaciones de tu tía de 2012, navegando por una página de memes al azar, participando en un debate político o haciendo un test de "¿Qué canción de Taylor Swift te describe mejor?".

Y no se limita a Facebook, ¿verdad? Instagram, Twitter, Snapchat, Tumblr, Pinterest, YouTube, TikTok, Netflix... lo que sea.

Afortunadamente, no estás solo en esto y hay una solución.

No necesitas cerrar tus cuentas de redes sociales ni empezar a trabajar sin conexión. Simplemente puedes descargar una extensión del navegador que te ayude a bloquear cualquier sitio web que no quieras usar.

Aquí están algunos de nuestros favoritos:

• Cerebro.fm
• Tiempo de rescate
• Autocontrol
• Mantente enfocado

No todas son iguales. Por ejemplo, Brain.fm te ayuda a mantener la concentración con una banda sonora de 2 horas que, según sus desarrolladores, está científicamente comprobada . Rescuetime es una aplicación multiusos, pero también bloquea sitios web y registra tu actividad en línea. Tras un periodo determinado, genera un informe sobre tu actividad en internet, para que sepas cuánto tiempo pasas en redes sociales, compras en línea, publicaciones de blogs sobre productividad, etc.

Si quieres ser más productivo, elimina por completo la procrastinación en redes sociales. Si quieres practicar descansos de las redes sociales, Mimi Ikonn, socia de Intelligent Change, te explica cómo puedes empezar este hábito .

4. Tareas similares van en el mismo lote

Cuando intentes organizar tu día estableciendo múltiples tareas, asegúrate de evitar escribirlas de la siguiente manera:

• 8:00 am: Ir a la oficina de correos
• 8:45 am: Escribe un artículo sobre productividad
• 11:15 am: Peluquería
• 12:00 pm: Aspirar la sala de estar
• 14:00 horas: Limpia la bandeja de entrada del correo electrónico.

¿Qué tiene de malo esta lista?

A primera vista, es solo una lista de tareas con un límite de tiempo. Pero si te fijas bien, notarás que estas actividades podrían formar grupos lógicos: relacionadas con la computadora, actividades al aire libre y una tarea doméstica.

Si quieres mejorar tu productividad, intenta organizar tus tareas por tema:

• Limpieza de la bandeja de entrada del correo electrónico
• Edición de texto
• Envío de propuestas de trabajo

Una vez que hayas terminado con la parte de actividades en la computadora, puedes pasar a la parte al aire libre:

• Visitar a un dentista
• Ir a la oficina de correos
• Visitar a una peluquería

Luego, cuando llegas a casa, las tareas del hogar siguen ahí y puedes concentrarte en ellas:

• Aspirar la sala de estar
• Lavar los platos

Etcétera.

Si saltas de una tarea a otra, perderás mucho tiempo simplemente cambiando de ubicación, además de que cada vez que empiezas una nueva actividad, tienes que adaptarte. Si terminas de pasar la aspiradora y empiezas a escribir un artículo, probablemente no puedas ponerte manos a la obra de inmediato. Así que, ¡sé más astuto que tu cerebro, ahorra tiempo y energía valiosos y organiza tus tareas de forma lógica!

5. Automatiza las tareas aburridas

Una vez más: ¡ya no son los viejos tiempos!

Pagar tus cuentas ya no debería ser una tarea aventurera que implique caminar hasta la oficina de correos o un banco, hacer fila quién sabe cuánto tiempo, navegar por Instagram y pasar por la heladería de camino a casa.

En su lugar, configure pagos automáticos en línea.

Esto también puede funcionar para muchas otras tareas:

• Responder correos electrónicos repetitivos: configurar plantillas;
Publicación en redes sociales para el trabajo: programe publicaciones y use herramientas como Hootsuite , Facebook Creator Studio o la aplicación Later ; Seguimiento manual de gastos: consulte estas aplicaciones automatizadas ; Reescribir sus notas de un cuaderno a otro: use Google Docs , Google Keep o algún otro software que le permita acceder desde todos sus dispositivos; Programar reuniones: utilice Doodle ;
• Planificación de comidas: utilice este increíble planificador de menús .

No sabemos cuál es su trabajo, pero estas son algunas de las cosas que podemos automatizar: alarmas, boletines, facturas, recibos... la tecnología lo cubre todo.

6. Delega algunas de tus tareas a otros

Si eres del tipo controlador, probablemente te sentirás personalmente afectado por este truco de productividad: no tienes que hacerlo todo tú solo.

En el trabajo, no importa si no puedes gestionar y completar todos los proyectos en los que participas tú solo. Compartir responsabilidades con otros puede ser sumamente beneficioso tanto para tu salud mental como para tu negocio.

Delegar te ayuda a mejorar tu eficiencia , pero también puede ser crucial para la persona encargada de la tarea delegada: le ayuda a aprender y desarrollarse como profesional.

Sin embargo, muchas personas perciben la delegación como una pérdida de control, cuando en realidad necesitan responsabilizarse de que las cosas se hagan. Si algo sale mal, sigues siendo responsable, así que no te preocupes: el control sigue en tus manos, solo que en una medida más razonable.

Si tu negocio es unipersonal y la cantidad de tareas se vuelve abrumadora, siempre puedes considerar contratar un asistente virtual o real. Por otro lado, si trabajas para una empresa con muchos empleados, no dudes en pedirle ayuda a un compañero cuando las cosas se pongan difíciles.

Delegar tareas funciona muy bien para obligaciones no laborales: si no tienes tiempo suficiente para una limpieza estacional detallada, no hay nada de malo en contratar un servicio de terceros para que lo limpie por ti, o simplemente pedirle a uno de los miembros de tu hogar que complete las tareas de la casa si no tienes tiempo.

De esta manera, puedes liberarte de algunas tareas menores y concentrarte en lo que es realmente importante para ti.

7. Hay que parar la multitarea

La multitarea es uno de los mayores engaños entre la gente ocupada.

¿Por qué no aceptar todos los proyectos a la vez? ¿Cómo le dirías a tu cliente que debe esperar más de unas semanas? ¿Cómo rechazas una propuesta de trabajo?

Este tipo de actitud de "sí" puede hacer que nuestros días sean extremadamente ocupados y frustrantes. Intentas ahorrar y aprovechar cada segundo de forma productiva, tienes tu agenda perfectamente organizada, sabes que puedes hacerlo todo a tiempo. Pero, ¿cuánto dura eso? ¿Dos días, tres días, dos semanas? ¿Cuánto tiempo pasará antes de que empieces a sentirte abrumado y agotado, por estar demasiado cansado y dividido entre diferentes proyectos que manejas al mismo tiempo? ¿Cuánto tiempo pasará antes de que empieces a cometer errores o a entregar trabajos por debajo de la media?

Es hora de abrir los ojos: la multitarea es una mentira. Al final, te costará más de lo que te ahorrará tiempo. Estudios neurocientíficos han demostrado que solo el 2,5 % de las personas son realmente capaces de realizar múltiples tareas . El resto somos monotareas por naturaleza. Estudios científicos han identificado muchas razones que explican por qué la multitarea no nos funciona, y aquí hay dos puntos principales:

Al dividir tu atención entre dos tareas, cada una no recibe la misma atención, naturalmente. Existe una razón científica detrás de la política de no enviar mensajes de texto mientras conduces . Las personas no son capaces de procesar información en paralelo, especialmente cuando esta proviene de diferentes fuentes sensoriales (lingüísticas y espaciales, por ejemplo).
• Cuanto más realizamos varias tareas a la vez, menos logramos realmente. ¿Por qué? Porque perdemos la concentración, y los estudios han demostrado que quienes realizan varias tareas a la vez pierden la capacidad de aprender cosas nuevas. Simplemente se sobrecargan.

Así que, para superar la pérdida de productividad, empieza a ocuparte de una sola cosa a la vez. Suponemos que esto puede causarte pánico si eres una persona que se esfuerza al máximo. Sin embargo, aprende a concentrarte en una sola tarea y recuerda el consejo número 6 una vez más, especialmente si ese es tu caso.

¡Dejar de realizar múltiples tareas a la vez es probablemente uno de los mejores consejos de productividad que puedes recibir para cambiar tu vida!

8. Haz descansos

Esto no es realmente un truco… es lo más normal que se hace en este mundo cuando estamos trabajando, y aún así, todavía nos olvidamos de hacerlo.

Pero, ¿con qué frecuencia dejas todo para el último momento? ¿O simplemente aceptas demasiadas tareas con un plazo corto? En ambos casos, podrías quedarte pegado a la pantalla del ordenador durante cinco o seis horas seguidas. Eso es malo. Es realmente malo.

¿Por qué?

Estudios han demostrado que las personas con exceso de trabajo suelen lidiar con el estrés crónico y sus consecuencias comunes, como el agotamiento. De esta manera, comprometen no solo su salud física y mental, sino también la calidad de su trabajo.

Si tienes problemas para organizar e implementar descansos regulares en tu horario laboral, vuelve al consejo número dos: consigue un buen planificador de productividad.

El Planificador de Productividad que mencionamos aborda este problema ayudándote a implementar la técnica del Tiempo de Concentración. Esta técnica consiste en dividir tu tarea más importante en segmentos de 30 minutos ininterrumpidos, divididos en descansos de 5 minutos. Luego, cuando hayas completado 4 o 5 de estas sesiones de trabajo intenso, tómate un descanso más largo de 20 o 30 minutos.

¿Cómo los descansos te harán más productivo?

Al hacer pausas cortas, despejas tu mente y obtienes más concentración y energía. Si estabas trabajando en una tarea difícil, tomarte un descanso corto puede ayudarte a consolidar tu mente y retomarla con un nuevo enfoque. También puede impulsar tu creatividad e inspiración, y ayudarte a desarrollar hábitos saludables: en lugar de devorar un sándwich mientras escribes, puedes tomarte un breve descanso para almorzar, tomar una sopa y una ensalada, cambiar un poco de aires saliendo a tomar aire fresco, o incluso hacer una breve sesión de estiramientos.

Aviso importante: navegar por Facebook o Instagram no es un descanso. Al hacerlo, no descansas la mente. Cambiar de pantalla no se considera un descanso, así que asegúrate de hacer algo mejor: tomar un café solo o con un compañero, tener una conversación significativa con alguien, ir a comer o simplemente dar un paseo. Si es posible, haz estiramientos o yoga; tu cuerpo te lo agradecerá.

9. Experimenta con la música: encuentra tus ritmos productivos

¿Hay algo más profundo en la cultura humana que la música? Los sonidos y los ritmos pueden despertarnos, dormirnos, cambiar nuestro estado de ánimo y motivarnos a hacer más.

Un estudio de 2009 que examinó la conexión entre el tempo musical y la productividad reveló que nuestro rendimiento mejora al escuchar canciones con un ritmo de 121 bmp o más. Si te preguntas qué canciones famosas tienen este ritmo, aquí tienes una breve lista:

• Black Eyed Peas—Mis jorobas
• Whitney Houston—Quiero bailar con alguien
• Diana Ross—Sobreviviré
• Eminem—Simplemente piérdelo
• Stromae—Alors en la danza

Si estás familiarizado con alguna de estas canciones, probablemente sepas que son bailables y enérgicas, que es la característica principal que debe tener una canción de productividad.

Si bien las canciones famosas con ritmos y letras pegadizas pueden hacerte sentir más energético, también podrían ser un problema si estás trabajando en tareas intelectuales o comunicativas.

El primer estudio se realizó con ciclistas, por lo que es lógico que la música animada con letras familiares los motivara a ser más productivos. Sin embargo, un estudio de 2011 demostró que las canciones con letras pueden interferir con el procesamiento de la información verbal.

Esto significa que escribir artículos, informes de proyectos o una larga lista de correos electrónicos no combina bien con el "¡Sobreviviré...! " sonando de fondo. Lo que sí combina bien es música instrumental animada y alegre, ¡sin letra!

A continuación se ofrecen algunas recomendaciones:

Focus at will : una herramienta con listas de reproducción de música científicamente probadas para mejorar la concentración; Bonobo : una banda principalmente instrumental con música a la vez edificante y consciente, ideal para lograr una mejor concentración; La música Lo-Fi late a 120 bpm (o más); Lista de reproducción de productividad de Spotify de cambio inteligente ; Piano productivo ; Instrumental Productivo .

Finalmente, la música que elijas no tiene por qué cumplir con el criterio de 120 bpm. Lo más importante de tu lista de reproducción de productividad es que te guste. Necesitas sentirte inspirado y motivado al escuchar esas canciones, así que investiga, diviértete escuchando diferentes estilos musicales y artistas, y descubre los ritmos que te hacen sentir productivo.

10. Cuando hayas terminado, habrás terminado

Una vez que salgas de la oficina, o de tu escritorio de trabajo si trabajas desde casa, asegúrate de llevarte solo a ti mismo a casa.

Hacer malabarismos con cuestiones y dilemas relacionados con el trabajo cuando se supone que deberías relajarte y estar presente en casa con tus seres queridos puede ser muy deprimente.

¿Por qué?

Porque centrarse en el trabajo fuera del horario laboral puede llevar a un aumento de los niveles de estrés y a sus peligrosas consecuencias, como el burnout, la depresión, la ansiedad, las enfermedades coronarias, etc.

Además, si haces esto, también dañas las relaciones con tus seres queridos: tu pareja, tus hijos, tus padres o tus compañeros de piso, es decir, con quienquiera que vivas actualmente.

Además de tomar la decisión consciente de dejar de trabajar una vez que hayas apagado tu computadora portátil o hayas salido de la oficina, hay algo más que puedes hacer: bloquear todas las notificaciones relacionadas con el trabajo durante el resto del día.

Hay un par de herramientas que puedes usar para esto, como desactivar las notificaciones en tu teléfono, cerrar sesión en las aplicaciones de trabajo, usar la función "No molestar" o limitar el tiempo de pantalla y ciertas aplicaciones con controles parentales. También recomendamos Daywise . Con solo un par de clics, puedes programar todas las notificaciones para verlas solo durante el horario laboral.

Puede seguir este paso fácilmente simplemente presionando el botón “No molestar” o cerrando la sesión de Gmail, Slack u otras plataformas de administración de equipos.

Por supuesto, antes de hacer esto, asegúrate de decirles a tus clientes que no revisarás su bandeja de entrada u otras notificaciones después de ciertas horas, en caso de que estén acostumbrados a que respondas en el momento en que recibes su mensaje.

Desconectar por completo al terminar de trabajar te ayudará a recuperar energía y concentración, al consolidar las experiencias e impresiones del día. Así, aunque las cosas no hayan ido de maravilla, ¡tendrás la oportunidad de triunfar al día siguiente!

Una lección productiva

¿Llegaste al final de la lista? ¡Felicidades! ¿Qué te parecen estos trucos de productividad que te cambiarán la vida? ¿Crees que puedes implementarlos?

Te sugerimos que lo tomes con calma: ¡un truco a la vez!

En resumen: automatiza lo que puedas, delega lo que puedas y deja de almacenar información mentalmente. Recuerda el año en el que vivimos. Hay herramientas para todo eso.

Deja de realizar varias tareas a la vez, porque tu cerebro se está cansando de tanto cambiar y apresurarse; podría necesitar algo de música agradable e inspiradora para aumentar su productividad.

Agrupa tus tareas de forma lógica y hagan cosas similares juntas. No olvides tomar descansos regulares, pero recuerda: ¡Facebook, Netflix e Instagram no son relajantes! Una vez que termines de trabajar, ¡ya está! Haz algo que te haga feliz y dedica tu tiempo y energía a alguien que te importe, y no hay nada de malo si esa persona eres tú.