Sea más productivo con el bloqueo de tiempo

Despierta. Bebe agua, pasea al perro, haz ejercicio, dúchate, prepara el desayuno, completa el Diario de Cinco Minutos , viaja a la oficina, responde correos, escribe un informe, solicita nuevos proyectos, piensa en nuevas ideas, compra comida de camino a casa... ¿Seguimos?

Toda persona trabajadora en este mundo se enfrenta al mismo reto: la organización . A veces puede ser agotador compaginar tus propias necesidades, tu trabajo, tus amigos y tu familia. La situación se vuelve aún más difícil cuando diriges tu propio negocio: las responsabilidades se duplican.

Con tantos detalles a lo largo del día, ¿cómo logras hacer las cosas?

¿Sientes que una parte de tu lista de tareas pendientes se reescribe constantemente hasta que se vuelve tan larga que ocupa tres páginas de tu agenda? ¿O reduces tu tiempo para ti, para dormir y para descansar tanto como te lo permite el cuerpo?

Esperamos que esté de acuerdo en que ninguna de estas dos es una buena solución.

¿Pero qué pasaría si te dijéramos que hay otra manera de hacerlo?

¿Qué es el método de bloqueo de tiempo?

Hacer las cosas + tener tiempo para hacer las cosas que te gustan + dormir bien por la noche = una versión más feliz de ti .

¿Suena demasiado bueno para ser verdad? No, con el método de bloqueo temporal, es lo más real posible.

El concepto de bloqueo de tiempo consiste en segmentar tus días en bloques de tiempo dedicados a ciertas actividades. En lugar de revisar y responder tus correos electrónicos cada una o dos horas a lo largo del día, puedes simplemente crear un bloque de tiempo:

• 9-9:30—responder correos electrónicos;
• 15-15:30—responder correos electrónicos.

Una vez que tu bandeja de entrada alcance 0 correos electrónicos sin leer, estarás listo para pasar a la siguiente tarea.

¿Por qué el bloqueo de tiempo es bueno para mí?

Trabajar en sesiones largas puede fácilmente llevar a realizar múltiples tareas a la vez, a perder energía y a perder la noción del panorama general.

Cuando nuestra productividad se ve comprometida, tendemos a descuidar el tiempo que necesitamos para descansar, cuidarnos y dedicarle tiempo a nuestros seres queridos. Todo esto conduce al síndrome de burnout : un círculo vicioso en el que nuestra salud mental y física se ve comprometida mientras nuestra productividad se desploma.

Crear bloques de tiempo puede ahorrarte muchísimo esfuerzo. Aquí te explicamos cómo:

• Si dedicas media hora a una determinada actividad, las posibilidades de distraerte al terminarla son bajas.
• Te ayuda a combatir la procrastinación .
• Cumple con la ley de Parkinson : el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible para su finalización. Si hay un tiempo específico para una tarea , es más probable que la termines en ese tiempo que dejarla para el último minuto. Con el método de bloqueo de tiempo, se acabaron los momentos de "Lo haré más tarde".
• Puedes programar descansos regulares . Estos descansos pueden aumentar tu compromiso , impulsar tu creatividad y ayudarte a gestionar tus niveles de energía.
• Si dedicas una cantidad específica de tiempo a una determinada tarea y configuras un temporizador, las probabilidades de que comprometas esa tarea con la multitarea son muy bajas.
• El tiempo para mí y para la gente que amo puede convertirse en parte de tu agenda de bloqueo de tiempo y ayudarte a revertir tu tendencia a dedicarles tiempo después del horario laboral.
• Te resultará más fácil decir “no” cuando sea necesario sin sentirte culpable porque sabrás realmente si estás disponible o no.

¿Cómo ser más productivo con el bloqueo de tiempo?

Para practicar el bloqueo de tiempo, necesitas crear un embudo. Esto significa empezar con la amplia categoría de "objetivos" y luego reducirla a planes anuales, mensuales, semanales y diarios.

1. Establecer objetivos claros

Toma una hoja de papel y escribe tus objetivos. ¿Qué quieres lograr con tu negocio, tu vida, tu salud, tus relaciones…?

¿Te gustaría correr un maratón el año que viene? ¿O tener un 30 % más de ventas para noviembre? ¿Te gustaría ampliar tu equipo y contratar a dos personas nuevas? ¿Participar en tres proyectos creativos más? ¿Disfrutar de tiempo de calidad con tu familia semanalmente?

Anota todas tus metas y deseos; solo asegúrate de que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos. En una palabra: INTELIGENTES .

Si necesita orientación para definir sus objetivos, consulte nuestra guía paso a paso sobre cómo establecer objetivos alcanzables.

2. Utilice el Planificador de Productividad

Una vez que tenga sus objetivos alineados, definidos y asignados, debe decidir la estrategia para alcanzarlos. Esto requiere herramientas de gran alcance: el Planificador de Productividad o las Hojas de Productividad.

Tanto The Productivity Planner como Productivity Sheets son herramientas diseñadas cuidadosamente para ayudarle a organizar sus semanas y días de una manera que le permita maximizar su productividad y alcanzar sus objetivos según lo planeado.

Necesitas escribir tus tareas todos los días. ¿Cuáles son las tareas más importantes de la próxima semana? ¿Ya las tienes todas preparadas? ¡Genial, sigamos adelante!

3. Priorizar

El Planificador de Productividad y las Hojas de Productividad también requieren que priorices tus tareas diarias. Si tu lista de tareas diarias es muy larga, ¿pueden todas tener la misma importancia? Claro que no. Debes elegir la más relevante, urgente o valiosa. Esa es tu MIT: la tarea más importante del día . Si te cuesta priorizar, ayúdate con estas cinco preguntas .

Todas las demás tareas que no son tu MIT son "tareas secundarias" y "tareas adicionales". Incluso si no las completas todas, el día se considera un éxito si completaste tu MIT.

4. Técnica del tiempo de concentración

Las herramientas de productividad de cambio inteligente utilizan el mejor método de bloqueo de tiempo: la técnica Focus Time .

Esto significa trabajar en bloques de 30 minutos con descansos cortos de 5 minutos. Después de completar 5 sesiones, te recompensas con un descanso de media hora.

La técnica del Tiempo de Concentración es como un juego: cada vez que completas una sesión, coloreas un pequeño círculo en tu Planificador de Productividad o en tus Hojas de Cálculo , lo que te permite visualizar claramente tu progreso diario. ¿Quieres una representación más ilustrativa del paso del tiempo? Descubre nuestro reloj de arena de cristal, diseñado para ayudarte a concentrarte y a realizar actividades durante 30 minutos.

5. Reflexiona

Al final de cada semana, así como al final de cada día, necesitas dedicar un par de minutos a usar el Planificador de Productividad y reflexionar sobre tu experiencia. ¿Organizaste bien tus tareas? ¿Qué hiciste bien? ¿Qué podrías haber hecho mejor? ¿Cómo vas a mejorar? Reflexionar es especialmente importante, ya que te permiteaprender de tus experiencias pasadas y crecer .

¿Cómo se ve el bloqueo de tiempo?

Ejemplo de bloqueo de tiempo

Todo lo que haces y valoras como una actividad importante se puede colocar en un bloque de tiempo.

Como dijo Cal Newport , experto en bloqueo de tiempo y organización, en su libro, lo que elegimos enfocar y lo que elegimos ignorar influye en la calidad de nuestra vida. Según él, no podemos equivocarnos si planificamos cada minuto de nuestra jornada laboral.

Si beber agua es importante para ti, inclúyelo en tu agenda y asegúrate de no olvidarlo. No todo tiene que ser reuniones, proyectos o correos electrónicos importantes. Asegúrate de reservar tiempo para las cosas que son importantes para ti .

Ten cuidado al calcular el tiempo que necesitas para completar una tarea. Puede que no lo consigas a la primera, pero tus habilidades mejorarán con la experiencia.

A continuación se muestra un ejemplo de bloqueo de tiempo que puede resultarle inspirador:

1. La rutina matutina

7:00 am—Despertar.

7:05 - 7:10—Completa el diario de cinco minutos

7:15 - 7: 20—Hora de hidratación

7:30 - 8:00—Ejercicio

8:10 - 8:40—Ducha, cuidado de la piel, preparación para el día.

8:40 - 9:00—Hora del desayuno

9:00 - 9:30—Viaje a la oficina

2. En la oficina

9:30 - 9:50—Responder mis correos electrónicos

9:50 - 10:00— Meditación breve de atención plena

10:00 - 10:30—Finalización del informe de ventas

10:30 - 10:35— Pausa para café o batido

10:35 - 11:00—Reunión con inversores

11:00- 11:05—Meditación de atención plena

11:05 - 11:45—Redacción de un artículo para el sitio web de la empresa

11:45 - 12:00—Revisando la bandeja de entrada

Esto también se aplica a tu rutina después del trabajo : puedes programar ir a un masaje, visitar a tus padres o amigos durante una hora, leer o tener una cita con tu pareja.

Envolviéndolo

Si buscabas algunos trucos mágicos sencillos de productividad, lo sentimos, no los ofrecemos.

Aumentar tu productividad es un proceso que no se logra de la noche a la mañana. El método de bloqueo de tiempo es una herramienta extraordinaria, pero para usarlo requiere saber qué haces y por qué . Por eso necesitas establecer objetivos claros, crear planes anuales y mensuales, y luego ayudarte con el Planificador de Productividad o con Hojas de Productividad más flexibles para organizar tus semanas y días de forma que gradualmente te permita alcanzar la máxima productividad .