Los famosos inversores Warren Buffett y Charlie Munger descubrieron que el éxito en la inversión se basa más en evitar a los perdedores que en encontrar a los ganadores (el principio de la inversión). La productividad suele seguir un patrón similar.

Preguntarse cómo ser más productivo puede generar una lista prácticamente interminable de respuestas. Sin una dirección clara, genera sentimientos de agobio que conducen a la procrastinación.

Invertir el problema.

En lugar de preguntar: “¿Cómo puedo aumentar mi productividad?”, pregúntese: “¿Qué está causando que sea improductivo?”

Aunque probablemente puedas generar rápidamente una lista mental de respuestas, esa pregunta por sí sola aún genera confusión sobre los próximos pasos exactos. De nuevo, la falta de claridad suele llevar a la procrastinación.

Responde las siguientes 5 preguntas. Dedicar solo 5 a 10 minutos a responderlas te ayudará a identificar claramente los obstáculos que te impiden ser productivo y a formular un plan preciso para eliminarlos.

1. ¿Qué estás intentando mejorar?
2. ¿Cuál es su proceso actual para lo que está intentando mejorar?
3. ¿Dónde están los mayores cuellos de botella en su proceso?
4. ¿Qué podría hacer para eliminar o mejorar los cuellos de botella?
5. ¿En qué cuello de botella se concentrará esta semana en eliminar o mejorar y cómo específicamente lo implementará?

¡Recuperar incluso una hora a la semana eliminando un obstáculo para la productividad te da 52 horas adicionales al año! Su importancia es innegable. Y si eres sincero contigo mismo, con el tiempo, probablemente puedas recuperar más de una hora a la semana repitiendo este proceso.

Dicho esto, deconstruyamos las cinco preguntas:

1. ¿Qué estás intentando mejorar?

Para ser más productivo hay que empezar por determinar con qué se está comparando y registrar cuál es su línea base de producción actual.

Esto incluye detalles como:

• Ejemplo n.° 1: En 10 horas, escribí un artículo.
• Ejemplo n.° 2: Pasé 10 horas esta semana revisando correos electrónicos.
• Ejemplo: #3: Pasé 5 horas en reuniones.

En resumen, generalmente sigue este patrón: “En X cantidad de tiempo, ocurrió Y”.

Una vez establecido este nivel base de productividad, podrá concentrarse en cómo mejorar su eficiencia, ya sea en términos de producción o de tiempo.

2. ¿Cuál es su proceso actual para lo que está intentando mejorar?

Una vez establecida su línea de base, ¿cuál es su proceso para lograr los resultados actuales?

Con el ejemplo n.° 1: “En 10 horas, escribí 1 artículo”, esto significa detallar cosas como:

¿Cómo se te ocurren las ideas? Normalmente paso entre 30 minutos y una hora intentando generar ideas de inmediato. ¿Empiezas a escribir sin más o con un esquema? Empezaré a escribir el artículo sin esquema. ¿Cuándo escribes? Depende. A veces por la mañana. A veces por la tarde. Aquí no hay consistencia. ¿Te distraes al escribir? Si es así, ¿cómo y cuándo? Cuando necesito citar una investigación, a menudo me encuentro en un callejón sin salida con Wikipedia.

En el ejemplo n.° 2: “Pasé 10 horas esta semana revisando correos electrónicos”, podría ser más descriptivo, como: “Reviso mis correos electrónicos al azar durante el día cuando llegan”.

En el ejemplo n.° 3: “Pasé 5 horas en reuniones”, podría ser “mi gerente planea una reunión de 1 hora todos los días que me distrae de mi trabajo y me lleva un tiempo volver a concentrarme en ella”.

3. ¿Qué está causando los mayores cuellos de botella en su proceso?

Aquí es donde, basándose en tu respuesta al proceso n.° 2, anotas todas las maneras en que percibes que tu productividad se está ralentizando. Esta lista probablemente será similar a la del n.° 2, pero eliminando todos los aspectos positivos y productivos de tu proceso, dejando solo los cuellos de botella.

En el proceso de redacción de artículos los cuellos de botella pueden ser:

Te falta un proceso de generación de ideas .
• No tener un esquema hace que tu mente divague y te lleve más tiempo comenzar.
• No tener un lugar y un tiempo constantes para escribir produce resultados inconsistentes. Investigar mientras escribes provoca distracciones.
• Falta de impacto*

*Producir más artículos o reducir el tiempo dedicado a escribirlos puede no ser el objetivo principal, pero lograr un mayor impacto puede ser lo deseado. En este caso, definirías qué significa impacto, es decir, "obtener más tráfico", "conseguir más ventas", "aparecer en un blog destacado" y analizarías lo que haces (o no haces) actualmente para lograr tu objetivo de impacto.

Al revisar demasiado los correos electrónicos, los cuellos de botella pueden ser:

• Revisas tus correos electrónicos cada vez que llegan.
• Tu creencia de que necesitas revisar correos electrónicos/responder de manera inmediata.

Con demasiado tiempo de reunión, los cuellos de botella pueden ser:

• Las reuniones no tienen una agenda clara.
• No tienes un plan claro sobre cómo reanudar mentalmente el trabajo después de una reunión.
• El equipo tiene demasiado miedo de hablar sobre la falta de productividad de la reunión.

4. ¿Qué podría hacer para eliminar o mejorar los cuellos de botella?

Según tus respuestas a la pregunta n.° 3, ¿qué podrías hacer para abordarlas? Intenta ser específico, pero profundizarás aún más en la pregunta n.° 5.

En muchos casos, este paso será bastante obvio, ya que implica tomar las respuestas del punto n.° 3 y revertirlas.

Con el proceso de redacción de artículos, puede suceder que:

• No tienes idea de un proceso generador de ideas ---> Desarrolla un proceso generador de ideas.
• Sin esquema ---> Crea un esquema antes de escribir.

Con “revisar correos electrónicos” demasiado:

• Revisa los correos electrónicos cada vez que llegan ---> Agrupa correos electrónicos en 3 momentos determinados por día.
• Su creencia de que necesita revisar sus correos electrónicos de inmediato ---> Programe una cita con su gerente para confirmar o negar esta expectativa.

Con demasiado tiempo de reunión, puede suceder que:

• Las reuniones no tienen una agenda clara ---> Trabaje con su gerente para establecer la agenda (teniendo en cuenta también que deben lucir bien).
• No hay ningún plan después de la reunión para volver al trabajo ---> Cree un plan de “refresco mental”

Si te quedas atascado aquí, alguien antes que tú ya descubrió cómo eliminar la fricción. Busca posibles soluciones en Google y añádelas a tu lista.

5. ¿En qué cosa de la lista anterior te concentrarás en eliminar o mejorar esta semana y cómo específicamente lo implementarás?

Si tienes problemas para elegir, no te preocupes. Simplemente elige uno y sigue adelante.

Lo ideal sería elegir lo que más te cause pérdida de productividad. En realidad, elegir cualquier obstáculo es mejor que esperar a eliminar el problema más difícil. Eliminar cualquier problema es beneficioso, y al igual que en las citas, la idea de encontrar a la persona ideal es más una fantasía que una realidad. Repetirás este proceso y (con suerte) eliminarás casi todos los obstáculos con el tiempo.

Una vez que decidas qué obstáculo eliminarás esta semana, sé muy específico en tus planes de acción. ¿Cuándo lo harás? (Cuanto antes, mejor). ¿Dónde? ¿Qué necesitas para empezar?

Una vez que hayas identificado tu solución, incorpórala a tu sistema de planificación (¿tienes uno, verdad?). Esta se convierte en tu tarea más importante de la semana.

Después de completar los pasos 1 a 5, el último paso es evaluar los resultados. ¿Qué sucedió? ¿Qué salió bien? ¿Qué necesitas mejorar?

Luego volvemos al principio y el proceso comienza de nuevo.