Gestiona tu día de forma más eficaz con el Planificador de Productividad

A continuación, una publicación invitada de Leticia Mooney, CEO de la agencia de marketing de contenidos y estrategia Brutal Pixie, y usuaria del Planificador de Productividad . En esta publicación, describe cómo modificó el Planificador de Productividad para gestionar mejor su tiempo y priorizar su día.

Entra Leticia.

Imagínese este escenario: loco, distraído, empeñado en ser productivo.

Cuando compras el Planificador de Productividad, probablemente te sientes como yo. Empiezas el día con las mejores intenciones, pero al final sientes que no has logrado ni la mitad de lo que imaginabas . Por alguna razón, te distrajiste. Tu lista mental de tareas es tan larga como el río Amazonas (y crece a cada momento). A lo largo de tu vida, has probado todas las aplicaciones de listas del planeta y finalmente has decidido que una es genial (aunque rara vez la uses "correctamente", sea lo que sea "correctamente"). Tienes bloqueos de distracciones, intentas salir a caminar, te esfuerzas al máximo para que tu negocio crezca, y aunque mentalmente no sientes que trabajas mil horas a la semana, tu cuerpo sí lo siente.

En tu búsqueda de una mayor productividad, te pusiste a investigar en internet. Es muy posible que te hayas topado con Tim Ferriss hablando maravillas de los productos de Intelligent Change. O con alguien más (¿quizás alguien como yo? ¡Jaja!).

Así que entraste al sitio web. Viste el diario. Compraste todos los productos en la tienda y te sentaste a usarlos con gusto.

Primero: Un punto de inflexión. Luego: No solucionó tu interminable lista.

Después de usarlo por un tiempo, es posible que hayas descubierto que tienes estos elementos que simplemente siguen cayendo del final de la lista.

Bienvenidos a mi mundo. Cuando empecé a usar el Planificador de Productividad , fue una revolución. De repente, centrarme en los elementos importantes (léase: estratégicos ) de mi jornada laboral era fácil. Contar los intervalos de trabajo y darles seguimiento marcó una gran diferencia en mi forma de enfocar mis días y mi planificación. Pensar con antelación en lo que significa un día productivo resultó en días altamente productivos, casi por defecto.

Pero después de seis meses de esto, me di cuenta de que había cosas que simplemente seguían cayendo del final de la lista.

Lo que siempre fallaba era lo que enseño . ¡Sabes que estás en problemas cuando eso pasa! Dirijo una agencia de estrategia y marketing de contenidos, capacitando a personas en la gestión eficaz de su contenido y en tareas de liderazgo intelectual... pero esos eran precisamente los trabajos en mi mundo que siempre se posponían.

Es una historia común para muchas personas en puestos directivos, fundadores o ejecutivos. Para cuando han hecho todo lo necesario en su día, se quedan sin energía. Sentarse a escribir un blog parece ser lo último que uno quiere hacer: has estado frente a la pantalla del ordenador todo el maldito día.

Esto es lo que me impulsó a reinventar mi enfoque del Planificador de Productividad .

Verás, querido buscador de productividad, el Planificador de Productividad tiene cinco espacios para tareas en un día cualquiera. Sin embargo, si eres un trabajador del conocimiento como yo, tendrías suerte si solo logras completar tres. Lo que pasa cuando llenas todos los espacios es que sigues sintiéndote abrumado.

Podríamos dejar espacios libres, pero eso tampoco nos ayuda mucho. ¿Por qué? Solo vemos esos espacios vacíos, aunque sabemos que hay muchísimo por hacer.

Veamos la estructura del Planificador .

En cuanto a la estructura del Planificador de Productividad , la introducción nos da algunas pautas para asegurarnos de trabajar primero en la tarea más importante. Luego, nos pide que prioricemos las tareas restantes de un día determinado. Tenemos tareas secundarias de importancia y tareas adicionales, que solo deben realizarse después de completar las otras tres.

Lo que se supone es que sabes diferenciar entre “importante” y “adicional”.

¿Cómo diferenciar entre importante y adicional?

¿Tienes tu propio sistema? Las tareas adicionales pueden ser adicionales, pero a menudo siguen siendo importantes. Siguiendo mi ejemplo anterior, mi propia publicidad y liderazgo intelectual son importantes; pero se suman a las tareas que deben realizarse en un día determinado.

Aunque algunos escritores, como el león de la publicidad, David Ogilvy, sugieren que este tipo de liderazgo intelectual es lo que se necesita hacer después del horario laboral , no me convencía que fuera así. Vivimos en un mundo altamente conectado. Pero incluso si no tenemos hijos en nuestras familias, tenemos otras personas importantes que merecen nuestra atención, durante las breves horas del día que tenemos entre llegar a casa y dormir. Cuando trabajas de 6 am a 4 pm (o 5 pm), y te acuestas alrededor de las 9 pm, eso no te da mucho tiempo para vivir en tu día, ¿verdad? Cinco horas para conversar, comer, leer, estudiar, conectar, ver cosas, relajarte, realmente no es mucho.

Aquí es donde volví a Stephen R. Covey.

Si aún no has leído " Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva" , ve a la biblioteca y pide prestado un ejemplar. Luego, ve a la página 151 para consultar su Matriz de importancia y urgencia.

Esta matriz nos pide que evaluemos nuestra lista de tareas pendientes en términos de urgencia e importancia. Nos proporciona un método para mapear dónde invertimos nuestro tiempo actualmente y cómo adaptar nuestra forma de trabajar para dedicar tiempo a las cosas importantes. Esto nos lleva de nuevo al importante, importante, adicional del Planificador de Productividad.

Para resolver este dilema, debes reflexionar sobre tu razón de ser en el negocio. ¿Cuáles son las categorías de actividades que realizas?

Así fue como comencé a cambiar el título de las secciones de mi Planificador de Productividad.

Cada semana, uso un corrector líquido o un bolígrafo para escribir en mi cuaderno y reemplazo las palabras sobre importancia y "adicional" por palabras significativas . Llegué al punto de soportar sentir que todo era extra . ¡Y aun con ese extra, no había espacio! No tenía ni idea de qué me funcionaba realmente, dónde encontrar la siguiente ventaja.

Piénsalo.

En pocas palabras, tu trabajo estratégico te mantiene en el buen camino. Garantiza el crecimiento de tu negocio. Tu empresa existe para servir a las personas, resolver sus problemas y ayudarles a adquirir los servicios o productos que necesitan. Y tu función es liderar a otros: liderar la organización y generar un impacto positivo en tu profesión.

En mi trabajo diario, por tanto, no tengo tareas que crezcan en niveles de importancia.

• Tengo tareas que Sirven: Sin el servicio, no hay más clientes y no hay más negocio.

• Entonces, en lugar de ‘importancia secundaria’, tengo tareas que nos ayudan a crecer: Sin crecimiento, incluso si servimos , entonces el negocio se atrofiará lentamente y morirá.

• Y finalmente, en lugar de tareas “adicionales”, tengo tareas que me permiten Liderar: Sin liderazgo interno y externo, el negocio pierde dirección y yo pierdo credibilidad.

Definir categorías de tareas efectivas se adapta a mi estilo, a mi trabajo y a mi agenda, y me permite mantener el rumbo.

Servir significa estar al servicio de los demás, lo que en mi caso significa nuestros clientes. Cualquier trabajo que beneficie a un cliente, un socio o una parte interesada va aquí. Cualquier cosa que pueda impactar el servicio a otros también va aquí. Así que, si me necesitan para la investigación de clientes, para las herramientas o para completar algo que permita a alguien más atender a un cliente, este es mi lugar.

Crecer, como ya he comentado, se refiere al trabajo estratégico. Las tareas que desarrollan y hacen crecer el negocio. Se trata de ventas, marketing o publicidad enfocados, medición, networking, redacción de experimentos de crecimiento y todo lo demás. También es tiempo para pensar, soñar y planificar.

Liderar significa comportarse como me gustaría que se comportaran los demás. Significa defender la misión, los valores y la intención de la empresa. Significa publicidad y relaciones públicas para mantenerse visible. Significa establecer contactos, conocer gente, comunicar. Por eso puedo incluir una tarea como Borrar todos los correos electrónicos en la sección de Contactos, sin sentir que he puesto tareas administrativas innecesarias donde deberían estar: gestionar el correo electrónico se trata de modelar el comportamiento correcto, no de "hacer las tareas administrativas", lo cual devalúa la actividad.

De las tareas al cronograma. ¡Y listo! Este método se ajusta al cronograma del Creador.

Me encanta mi horario porque me permite sentirme libre para concentrarme en otras cosas. Una vez que tengo mis tareas planificadas y sé adónde irán, esta estructura de Servir, Crecer, Liderar se ajusta al Horario del Creador que sigue Brutal Pixie. En el Horario del Creador, el trabajo profundo, creativo y de conocimiento ocurre primero, y no se interrumpe durante la mayor parte del día.

Al seguir el Horario del Creador, me entusiasma ponerme a trabajar. Puedo darles a mis clientes y partes interesadas lo mejor de mí, cada día. Luego, a medida que transcurre el día, las tareas de Crecimiento y Liderazgo siguen mis patrones energéticos naturales. Puedo soñar, incluso cuando estoy soñando despierto. Puedo conocer gente cuando me apetece socializar.

Como introvertida por naturaleza, este método de planificación y programación también me ha solucionado un problema adicional: dejar de asistir a eventos. Dado que los eventos suelen ocurrir al final del día, mantener a Lead como el último segmento de actividades me dificulta justificar quedarme en casa.

La mayor ventaja de todo este turno ha sido que no me cuesta levantarme a las 5 de la mañana para llegar a mi escritorio a las 6. Y al final del día, tengo la misma energía que al principio. Adaptar el Planificador de Productividad a mi Horario del Creador se ha convertido en una forma de trabajar sin esfuerzo; y mi única explicación es que, de todas formas, debe ser mi inclinación natural. Cualquier otro horario es pesado, mientras que este es ligero y me viene como anillo al dedo.

Finalmente, he llegado al punto en que el Planificador de Productividad no solo satisface mis necesidades a la perfección, sino que también se integra en mi metodología de programación. De esta manera, he descubierto que alcanzo constantemente mis objetivos de productividad de 10 todos los días y termino cada tarea.

No tengas miedo de hacer que tus herramientas trabajen para ti

Con frecuencia encontramos o compramos herramientas configuradas de una manera particular. Las usamos e intentamos adaptarnos a ellas. Lo cierto es que sus estructuras son genéricas. Libros como el Planificador de Productividad deben ser lo suficientemente genéricos como para ser útiles al mayor número de personas, para justificar su existencia. Pero eso no significa que debamos usarlos de esa manera.

Al elegir recursos como este libro, encuentra tu propia manera de usarlos. Que a Tim Ferriss le encante y lo hable con tanta insistencia no significa que tengas que usarlo como él. Y, de igual manera, que a mí me encante y lo use de forma diferente no significa que debas seguir mi ejemplo. Al contrario, cuando encuentres el método que funciona, úsalo, te encantará y disfrútalo. Ese es el secreto de la productividad en todos los aspectos, ¿no crees?

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Este artículo se publicó originalmente en Exposito . Leticia Mooney es la Reina Pixie en Brutal Pixie . Puedes contactarla directamente en LinkedIn .