La auditoría de gestión del tiempo de 4 pasos para lograr cualquier objetivo
La base de TODOS los consejos de superación personal es ésta: tienes una “cuenta bancaria” de 24 horas para usar cada día.
Querer hacer un cambio en tu vida significa que actualmente estás pasando tus 24 horas de una manera y ahora, quieres pasar tus 24 horas de una manera diferente , una que sea más placentera o productiva.
Pasar este tiempo de manera diferente significa:
1. Desea completar una actividad actual en menos tiempo.
2. Desea reemplazar una actividad actual por una nueva.
Aunque ahorrar 10 minutos aquí y allá puede ser genial, ese no es el objetivo de esta publicación. Quiero ayudarte a implementar cambios que te permitan obtener grandes beneficios, desde leer más hasta emprender negocios paralelos y ponerte en forma.
En este post, cubriré:
- Auditoría: Cómo estás utilizando realmente tu tiempo.
- Planificación: Identificar los bloques de tiempo libre con los que cuentas para trabajar en función de TU agenda.
- Crear: Elaborar un plan de acción para implementar los grandes logros en tu vida.
Al final, tendrás las herramientas necesarias para sentirte en control de tu agenda y liberar espacio para hacer más de las cosas que disfrutas.
Es una tarea difícil, así que comencemos...
La auditoría de gestión del tiempo de 4 pasos para lograr cualquier objetivo
Misión 1: Registra cómo gastas tu tiempo
Si quieres leer más, digamos 25 páginas al día o 25 minutos al día, ese tiempo debe venir de alguna parte.
A menudo, información como ésta se quedaba en mi mente como algo vago, "Voy a encontrar tiempo para algo y lo resolveré más tarde".
Ese plan sería bueno por unos días antes de que mi agenda pareciera siempre “tomar el control” y mi objetivo quedara relegado a un segundo plano.
Al auditar su tiempo, obtendrá una visión objetiva de su agenda que le proporcionará un plan personalizable para implementar cualquier cambio en su vida.
Veamos cómo Benjamin Franklin pasó sus 24 horas, según lo registrado en su autobiografía de 1793:
El horario de Ben parece sencillo porque muchas tareas diarias están agrupadas. Me tomaré la libertad de aclararlo:
Por supuesto, tu horario variará a medida que surjan diferentes compromisos, pero por ahora, utiliza el horario que escribas como base.
De lunes a jueves mi horario está bastante establecido. Los viernes por la noche tengo más tiempo libre, al igual que el fin de semana.
Recomiendo empezar creando planes para el día laborable y el fin de semana. Nadie quiere empezar la semana deseando haber hecho x/y/z el fin de semana.
★★★ PASO DE ACCIÓN: Crea una hoja de cálculo de cómo pasas tu día.
Ya configuré una gSheet que puedes usar para tomar acción ahora mismo: obtén la gSheet haciendo clic aquí.
Misión 2: Identifica tus “No Negociables” Momentos de ATRASO
Antes de entrar en los bloques de tiempo que puedes ajustar para incluir una nueva actividad, eliminemos las actividades “en su mayoría” no negociables que están bloqueadas.
Bloqueado = el tiempo para completar la actividad permanecerá bastante constante.
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Sueño : Dejando a un lado a los vampiros, si no duermes, mueres. Ben duerme 7 horas cada noche. Aunque podríamos ajustar un poco el sueño de Ben, supongamos que está prácticamente bloqueado.
Comida : Ben dedica 1 hora y 30 minutos a comer cada día. Hay margen de maniobra, por ejemplo, si Ben come más fuera, pero supongamos que 1 hora y 30 minutos (comer, preparar y limpiar) está prácticamente establecido.
Higiene / Vestimenta : No queremos ofender a nuestros amigos y vecinos, y nos gusta lucir lo mejor posible. Ben dedica un total de 35 minutos al día a esto. Dependiendo de tu rutina, puedes ahorrar mucho tiempo en esto.
Al codificar por colores los puntos no negociables, así es como se ve ahora:
Todos los puntos BLANCOS ahora representan áreas en las que Ben puede trabajar para implementar cambios en su vida.
★★★ PASO DE ACCIÓN: Identifique sus períodos de estancamiento.
Una vez más, puedes obtener la plantilla gSheet haciendo clic aquí.
Misión 3: Identifica tu tiempo libre
El siguiente paso es identificar las actividades que estás dispuesto a sustituir, es decir, tu tiempo libre.
Esto es algo así como "Identifica tus encierros parte 2". Lo que te quedará será tu tiempo libre.
La diferencia aquí es que estas actividades son negociables. Quizás no estés dispuesto a dejar de ver una hora de televisión cada noche, pero podrías . Mientras que, por ejemplo, no puedes dejar de dormir.
Como este paso implica un proceso emocional mayor que simplemente registrar tu agenda e identificar los bloqueos "fáciles", iré despacio aquí:
A continuación se muestra un primer paso de actividades reemplazables, no esenciales, codificadas por color amarillo:
Abordemos los dos puntos que no marqué en amarillo en la agenda de Ben: el trabajo y los viajes diarios.
Ben trabaja para una imprenta estricta y optimizar su tiempo en el trabajo o conseguir un nuevo empleo no es una prioridad ahora.
Como trabaja en la ciudad, reemplazar el tiempo de viaje al trabajo tampoco es una opción. Podría optar por dedicar su tiempo de viaje a otro cambio (por ejemplo, leer 25 páginas al día), pero por ahora, no le importa dedicarlo a escuchar NPR.
Ben establece condiciones de confinamiento tanto para el desplazamiento como para el trabajo.
Limpiando la agenda de Ben para identificar solo los bloques de tiempo con los que está dispuesto a trabajar hasta ahora, obtenemos esto:
Ben mira estos bloques y decide que no quiere reemplazarlos todos con nuevas actividades.
Para el bloque de 5:00 a 5:10 a. m., a Ben le encanta empezar el día respondiéndose a la pregunta: "¿Qué debo hacer hoy?". Cree que recortar esta actividad de 10 minutos no vale la pena. La mantiene y la convierte en un horario fijo.
Para el bloque de 6:30 a 6:45 p. m., a Ben le encanta ordenar rápidamente cuando llega para asegurarse de que su casa esté en orden. Decide que este bloque se convertirá en un confinamiento.
Quitando estos dos bloques nos queda:
Por la mañana (bloque de 5:30 a 7:15), a Ben le encanta escribir en su diario y planificar el día. Esto suele llevarle 30 minutos, lo que le ahorra 30 minutos de este bloque.
Por la noche, Ben quiere priorizar su vida social. Decide dedicar de 18:45 a 20:45 a cenar con la familia y pasar tiempo con otros después. Eso le ahorra una hora y 15 minutos de tiempo libre.
Teniendo en cuenta todo esto, este es el tiempo libre que Ben tiene disponible para trabajar:
Ahora tenemos una visión clara del tiempo que realmente tiene Ben para hacer el cambio:
- 1 hora y 15 minutos por la mañana (6:00 - 7:15 am)
- 1 hora y 30 minutos por la tarde (12:30 - 14:00 horas)
- 1 hora por la tarde (20:45 - 21:45 h)
- TOTAL = 3 horas, 45 minutos de tiempo libre
★★★ PASO DE ACCIÓN: Identifica tu tiempo libre.
Misión 4: Tu plan de acción
Ahora que tienes un plan de tu agenda, el siguiente paso es escribir una lista de posibles nuevas actividades que quieras incorporar.
Ben escribe la siguiente lista:
- Meditar
- Iniciar un negocio paralelo
- Ponte en forma
- Aprende español
- Aprende programación
Una vez más, Ben tiene estos bloques de tiempo para trabajar:
- 1 hora y 15 minutos por la mañana (6:00 - 7:15 am)
- 1 hora y 30 minutos por la tarde (12:30 - 14:00 horas)
- 1 hora por la tarde (20:45 - 21:45 h)
Con la excepción de la meditación, que podría hacerse durante 5 a 20 minutos al día, incluso estando acostado en la cama a primera hora de la mañana, las otras cuatro actividades requerirán un tiempo significativo cada semana, lo que significa que no podrá incluirlas todas en su agenda.
¿Cómo elige Ben?
Hay un par de escuelas de pensamiento aquí.
1. Elige un nuevo hábito/actividad e incorpora el resto después de que domines la adopción del que elegiste.2. Haz un “período de prueba”.
Si estás en el Campamento 1 y sabes lo que quieres hacer, entonces comienza a incorporar la nueva actividad en los bloques de tiempo libre que tienes:
Si estás en el campamento 2, hay dos formas de abordarlo.
1. Elige una actividad para probarla durante una o dos semanas. Será similar a la anterior, pero por un período definido en lugar de enfocarse directamente en el dominio. Durante este período de una o dos semanas, concéntrate SOLO en la actividad elegida antes de probar otra actividad o decidir si quieres dominarla.2. Prueba varias actividades a la vez. En el horario de Ben, él elige hacer ejercicio por la mañana, trabajar en un negocio secundario por la tarde y aprender español por la noche. Dependiendo del tiempo disponible, habrá un límite en la cantidad de actividades o nuevos hábitos que puedas realizar a la vez. Por lo tanto, Ben deja de meditar y de aprender a programar por ahora.
Después de experimentar un poco, puede que te guste más una actividad que otra y dejes la que no te gusta. O puede que te gusten varias actividades, pero realizarlas a la vez no te proporcione suficiente progreso en cada una como para estar satisfecho. ¡Experimenta! Roma, como tu horario, no se construye en un día :).
★★★ PASO DE ACCIÓN: Bloquea tus nuevas actividades en tu agenda
Claro que surgirán oportunidades y contratiempos en tu agenda. Amigos que te invitan a eventos. Te enfermas. Tu trayecto habitual de 30 minutos al trabajo se convierte en una hora. Duermes hasta tarde porque estabas agotado del día anterior.
Si bien Ben tiene los bloques de tiempo libre que identificó, será importante crear un margen en su agenda para cuando las cosas no salgan según lo planeado.
Creo que ayuda a que una nueva actividad sea su actividad fundamental: la ÚNICA actividad en la que se concentra por sobre todas las demás si su horario cambia; el bloque de tiempo que se realiza sin importar lo que pase.
El autor de Trabajo Profundo, Cal Newport, lo llamaría programación profunda. ¡El objetivo es proteger este bloque de Actividad Fundamental con tu vida!
Si bien usé a Benjamin Franklin en mis ejemplos anteriores, que la última vez que revisé ya no estaba disponible desde hacía bastante tiempo, aquí hay un ejemplo más reciente de cómo pasar de hacer una auditoría a identificar bloqueos y cómo se pueden ver los grandes cambios:
Arriba está el horario de Beau , quien completó una segunda licenciatura y obtuvo cinco certificaciones de desarrollador en un año mientras trabajaba y criaba a sus hijos. Su horario es bastante simple, ya que incluye tres cosas principales: trabajo, familia y obtener un título.
Puedes comenzar haciendo pruebas de varias actividades y finalmente llegar a algo que refleje el cronograma de Beau.
Una última advertencia.
Si bien los horarios anteriores representan la creación de bloques de tiempo a diario, quizás decidas que solo quieres entrenar 3 días a la semana o escribir tu próxima gran novela los fines de semana. ¡Experimenta! ¡Experimenta! ¡Experimenta!
Si sientes que estás progresando y eso se adapta a tu vida, eres quien mejor se conoce.
Para resumir:
1. Registra cómo inviertes tu tiempo actualmente. Este es tu plan.2. Identifica tus horarios de confinamiento “no negociables” (dormir, comer, higiene y vestirte)
3. Identifica las actividades actuales que estás dispuesto a reemplazar. Este es tu tiempo libre.
4. Reserva tiempo para las nuevas actividades en tu agenda.
Si bien cada uno de nosotros dispone de 24 horas al día, como puedes ver, en realidad solo tenemos tiempo para hacer cambios en nuestras vidas con el tiempo que nos queda.
Con su plan, ahora tiene un plan de acción y una referencia visual clara para controlar y realizar cambios en su agenda, lo que le permite dedicar más tiempo a hacer las cosas que desea hacer.
¿Cuánto tiempo libre tienes y cuándo? Responde en los comentarios e incluye contexto (¿Edad? ¿Tienes pareja? ¿Tienes hijos? ¿Etc.?).
Llamada a la acción
Una vez que tengas tu cronograma establecido, si quieres vencer la procrastinación y concentrarte en realizar tu tarea más importante, consulta el Planificador de Productividad para usar tu tiempo de manera efectiva todos los días.
Haga clic aquí para obtener la Guía rápida en formato PDF del Planificador de productividad aquí.