Comment réaliser un projet de trois mois en une seule journée ? La loi de Parkinson

Nous avons maintes fois procrastiné sur nos projets.

C’est pourquoi nous sommes ravis d’accueillir Neil Pasricha, titulaire d’un MBA de Harvard, ancien cadre chez Walmart, auteur du best-seller « The Happiness Equation » , directeur de l’ Institute of Global Happiness , ancien blogueur de « 1000 Awesome Things » (qui a inspiré la série à succès « The Book of Awesome » , vendue à plus d’un million d’exemplaires ), mari et père. Waouh ! Comment fait-il pour tout gérer ?

Neil est l'une des personnes les plus formidables de la planète et il vous montrera comment enfin vaincre la procrastination et accomplir davantage en moins de temps.

À toi la parole, Neil...

La seule loi qui détermine la durée d'exécution de toute chose

En novembre 1955, un étrange article parut dans The Economist , signé d'un auteur inconnu du nom de C. Northcote Parkinson. Il commençait de façon tout à fait innocente par le paragraphe suivant :

Il est communément admis que le travail s'étend de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Ainsi, une dame âgée et oisive peut passer toute sa journée à écrire et à expédier une carte postale à sa nièce de Bognor Regis. Elle consacrera une heure à trouver la carte postale, une autre à chercher ses lunettes, une demi-heure à trouver la robe pour l'annonce, une heure et quart à la rédaction, et vingt minutes à décider si elle doit prendre un parapluie pour aller à la boîte aux lettres dans la rue voisine. L'effort total qui occuperait un homme occupé pendant trois minutes peut, de cette façon, laisser une autre personne épuisée après une journée de doutes, d'anxiété et de labeur.

Aujourd'hui, nous connaissons simplement ce phénomène sous le nom de « loi de Parkinson », résumée dans la première phrase : « Il est communément admis que le travail s'étend de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. »

N'avons-nous pas déjà entendu ce genre de conseils ? « La date limite est la source d'inspiration ultime », par exemple. « Si vous attendez la dernière minute, cela ne prendra qu'une minute à faire. » Ou encore : « Le contenu de votre sac à main finira par remplir tout l'espace disponible. »

Repensez à ces week-ends où l'on ramenait ses devoirs de l'école à la maison. Il n'y avait rien de mieux qu'un week-end ! Mais la perspective pénible de devoir faire une page de maths et rédiger un résumé de livre planait comme une ombre menaçante sur le vendredi soir, toute la journée du samedi et le dimanche matin.

Je me souviens que je faisais toujours mes devoirs le dimanche soir. Mais de temps en temps, si on partait en week-end, si j'avais des projets chargés les deux jours, je finissais mes devoirs le vendredi soir. La date limite était artificiellement avancée dans ma tête. Et qu'est-ce qui s'est passé ? C'était génial. J'avais l'impression d'avoir plus de temps pour tout le week-end. Cette fausse date limite anticipée m'a permis de gagner du temps.

Comment réduire de moitié la durée de toutes les réunions ?

Il y a quelques années, dans le cadre d'un emploi que j'occupais, j'ai soudainement pris en charge la réunion hebdomadaire de l'entreprise, qui réunissait tous les employés. C'était une réunion informelle du vendredi matin, sans ordre du jour précis, sans consignes de présentation ni échéancier, le tout devant un millier de personnes.

Le PDG parlait à sa guise, sur le sujet de son choix, puis passait le micro au cadre suivant assis à la même table, qui faisait de même, avant de passer à son tour au suivant. C'était imprévisible : la réunion commençait à 9 h et s'éternisait jusqu'à 10 h, parfois 10 h 30, voire 11 h. Les participants s'égaraient dans des digressions. Personne n'était concis. Et chacun repartait deux heures plus tard, hébété, essayant de se souvenir des priorités confuses évoquées en début de réunion.

J'ai donc travaillé avec le PDG pour repenser la réunion.

Nous avons créé cinq segments de cinq minutes chacun et établi à l'avance un ordre du jour et un programme des présentateurs. Ces segments étaient intitulés « Les chiffres », « Au-delà de nos murs », « Les fondamentaux », « Vendre ! Vendre ! Vendre ! » et « Courrier des lecteurs », où le PDG ouvrait les lettres et répondait aux questions du public.

La nouvelle réunion a duré vingt-cinq minutes ! Et elle n'a jamais dépassé l'horaire prévu. Comment est-ce possible ?

Parce que j'avais téléchargé un effet sonore de « pénis » qu'on a passé dans les haut-parleurs quand il restait une minute, un autre de « tic-tac » quand il restait quinze secondes, et puis les techniciens du son ont carrément coupé le micro d'une personne quand le compte à rebours atteignait zéro. Si ça arrivait, vous pouviez parler sur scène, mais personne ne vous entendait. Il fallait juste quitter la scène.

Au début, tout le monde se plaignait. « J'ai besoin de sept minutes pour ma présentation », « J'ai besoin de dix minutes », « J'ai besoin de beaucoup, beaucoup plus longtemps car j'ai quelque chose de très, très important à dire. »

Nous avons refusé et partagé cette citation tirée d'une interview de Jack Welch, ancien PDG de GE, par la Harvard Business Review :

Pour qu'une grande organisation soit efficace, elle doit être simple. Et pour qu'une grande organisation soit simple, ses membres doivent avoir confiance en eux et une assurance intellectuelle. Les managers qui manquent d'assurance créent de la complexité. Les managers anxieux et nerveux utilisent des cahiers de planification épais et complexes, et des présentations surchargées de tout ce qu'ils savent depuis l'enfance. Les vrais leaders n'ont pas besoin de superflu. Il faut avoir la confiance en soi nécessaire pour être clair, précis, et s'assurer que chaque personne de l'organisation, du plus haut au plus bas niveau hiérarchique, comprenne les objectifs de l'entreprise. Mais ce n'est pas facile. Vous n'imaginez pas à quel point il est difficile d'être simple, à quel point on craint la simplicité. On a peur que si l'on est simple, on nous prenne pour des naïfs. En réalité, c'est tout le contraire. Les personnes lucides et déterminées sont les plus simples.

Que s'est-il passé ensuite ?

Avec une limite de temps clairement définie, les présentateurs se sont entraînés ! Ils se sont chronométrés. Ils ont priorisé leurs messages clés et éliminé le reste. Ils ont utilisé des listes à puces et des diapositives de synthèse. Nous avons introduit le concept en disant : « Si vous ne pouvez pas le dire de façon concise en cinq minutes, vous ne pouvez pas le dire. Passé ce délai, les gens s'endorment ou consultent leurs e-mails. » Avez-vous déjà essayé d'écouter quelqu'un parler pendant vingt minutes d'affilée ? À moins qu'il ne soit extrêmement clair, concis et captivant, c'est un véritable cauchemar.

Tout le monde avait un peu peur que son micro se coupe, alors les réunions duraient toujours vingt-cinq minutes.

Qu'est-il arrivé à la productivité ?

Eh bien, mille personnes ont ainsi économisé une heure par semaine. Cela représente 2,5 % du temps total de l'entreprise économisé grâce à un simple changement.

Comment réaliser un projet de trois mois en une seule journée ? Indice : la loi de Parkinson

Sam Raina est un leader du secteur technologique. Il supervise la conception et le développement d'un site web d'envergure qui enregistre des millions de visites par jour. Il dirige une équipe de plus de soixante personnes, une structure importante aux multiples facettes, composée de designers, de développeurs et de correcteurs. Comment parvient-il à motiver son équipe pour concevoir et lancer des pages web entièrement nouvelles ?

Il suit la loi de Parkinson et réduit son temps de réaction.

Il réunit toute son équipe pour des réunions secrètes d'une journée, puis leur lance un défi le matin : créer un site web complet en une seule journée ! De la conception à la mise en page en passant par les tests, absolument tout. La pression monte et tout le monde panique. Finalement, tout le monde se met au travail.

« Moins on a de temps, plus on est concentrés et organisés. On travaille tous ensemble. On n'a pas le choix ! Sinon, impossible de respecter les délais. Et on y arrive toujours », explique Sam.

En consacrant une journée à un projet qui prendrait autrement des mois, il libère du temps de réflexion, du temps transactionnel et du temps de travail pour chacun.

Plus personne ne pensera au site web au lit, dans la salle de bain ou dans le bus. On pourra penser à autre chose ! Fini les e-mails, les messages d'absence, les réunions organisées pour en discuter, et les malentendus. Tout le monde en parlera de vive voix. En même temps. Jusqu'à ce que ce soit terminé !

Objections aux contraintes de temps

Je sais ce que vous pensez. Le plan de Sam est-il infaillible ? Comment respecter les délais ? Excellente remarque. Il faut déléguer.

Une responsable avec qui j'ai travaillé avait pour habitude de faire éteindre les lumières à 20h tous les soirs par le service de maintenance. L'équipe partait bien avant, il était donc impossible de modifier l'horaire. Elle parvenait à mener des projets très efficaces avec son équipe, mais chacun savait qu'il y avait une date limite à la fin. Ce système garantissait le respect des engagements.

Et la durabilité, alors ? Ne risquez-vous pas l'épuisement professionnel si vous prévoyez un sprint intensif chaque week-end… tous les week-ends ? Bien sûr que non !

N'oubliez pas : l'objectif n'est pas de maximiser sa productivité de façon constante. Il s'agit plutôt de créer des pics de productivité qui allègent votre quotidien, car vous venez de vous débarrasser d'un projet complexe et source de stress.

Enfin, qu'en est-il de la qualité ? Aller vite ne signifie-t-il pas sacrifier la qualité au nom de la rapidité ? En réalité, non.

J'ai pu constater par moi-même un argument contre-intuitif : en privilégiant la quantité dans un temps imparti (plutôt que la qualité avant tout), on apprend plus vite et on améliore son travail en continu, ce qui, au final, conduit à de meilleurs résultats qualitatifs.

Derek Sivers a partagé une anecdote formidable tirée du livre Art et Peur qui illustre parfaitement ce point :

« Le professeur de céramique a annoncé dès le premier jour qu’il divisait la classe en deux groupes. »

Selon lui, tous ceux qui se trouvaient à gauche de l'atelier seraient notés uniquement sur la quantité de travail produit, et ceux qui se trouvaient à droite uniquement sur sa qualité.

Sa méthode était simple : le dernier jour de cours, il apportait sa balance de salle de bain et pesait le travail du groupe « quantité » : 50 livres de pots notés « A », 40 livres « B », et ainsi de suite.

Ceux qui étaient évalués sur la « qualité » n’avaient toutefois besoin de produire qu’un seul pot — certes parfait — pour obtenir un « A ».

Eh bien, au moment de la notation, un fait curieux est apparu : les travaux de la plus haute qualité étaient tous ceux du groupe noté sur la quantité.

Il semble que pendant que le groupe « quantité » s'activait à produire des montagnes de travail — et à tirer des leçons de ses erreurs —, le groupe « qualité » restait assis à théoriser sur la perfection et, au final, n'avait guère plus à montrer de ses efforts que des théories grandioses et un tas d'argile morte.

Quel est donc le secret contre-intuitif pour avoir plus de temps ?

Réduisez le temps dont vous disposez pour le faire.

Regardez la partie gauche du graphique. Plus le temps est court, plus vous devez fournir d'efforts. Vous n'avez pas le choix : l'échéance est imminente. Pensez à votre concentration pendant un examen. Deux heures pour le terminer ? Vous le terminez en deux heures ! Cette échéance crée une urgence qui oblige l'esprit à prioriser et à se concentrer.

Regardez maintenant la partie droite du graphique. Plus on a de temps, moins on fournit d'efforts. On y réfléchit un peu aujourd'hui, on commence le projet demain et on y revient la semaine prochaine. On procrastine. Pourquoi ? Parce qu'on se le permet. Il n'y a pas de sanction. Rien n'est plus néfaste pour la productivité qu'une échéance non respectée.

Que dit C. Northcote Parkinson à propos du fait d'attendre avant d'agir ? « Le retard est la forme la plus mortelle du déni », dit-il.

Vous est-il déjà arrivé de terminer un projet à temps et de voir votre professeur annoncer à la classe que la date limite est repoussée ? Quelle déception ! Même si vous avez respecté les délais initiaux, vous vous retrouvez à devoir y repenser sans cesse jusqu'à la remise du travail. Comment faire pour que ce soit mieux ?

Calvin le dit le mieux :

N'oubliez pas : le travail s'étend pour occuper tout le temps disponible. Lors d'une réunion d'entreprise de mille personnes ou dans un cycle de développement web classique, quel est le problème invisible que vous rencontrez ? Le temps. Trop de temps. Et, par conséquent, le travail s'étend pour le combler.

Quelle est la solution ? Créer la panique à la dernière minute ! Avancez les échéances, revoyez-les vous-même et rappelez-vous que vous vous ménagez du temps après la livraison du projet. N'oubliez pas : un délai dépassé est problématique. Rien n'avance.

Seuls les intellos font leurs devoirs le vendredi soir ?

Peut être.

Mais ce sont eux qui ont tout le week-end pour faire la fête.