D'autres experts en gestion du temps nous conseillent de nous attaquer d'abord aux tâches les plus importantes, car nous risquons de manquer de temps pour les accomplir plus tard. Certes, il est judicieux de distinguer l'essentiel de l'urgent, même s'il est moins important. Mais ce conseil a quelque chose de frustrant. Au final, il reste toujours une multitude de choses à faire qui ne figurent pas parmi les plus importantes. Certaines sont importantes car elles ont un impact sur nos relations, d'autres car les négliger pourrait, à terme, nous coûter notre emploi, et d'autres encore parce que nous avons accepté une échéance et que nous ne pouvons pas nous défiler sous prétexte qu'une autre tâche importante y figure.

La plupart des personnes qui réussissent et que je rencontre désirent deux choses. Premièrement, elles veulent reprendre le contrôle de leur vie. Deuxièmement, elles veulent exceller au travail ; elles veulent maîtriser leur domaine.

Rester concentré sur sa tâche sans interruption et travailler de longues heures sont d'excellentes solutions pour un ordinateur ou une machine.

LES 5 GRANDES IDÉES

Identifiez vos moments de décision. Une fois une tâche commencée, vous agissez en grande partie en pilote automatique, ce qui rend difficile de changer de cap. Tirez le meilleur parti des moments entre deux tâches : c’est à ce moment-là que vous pouvez choisir la prochaine étape et, par conséquent, vous concentrer sur l’essentiel. Gérez votre énergie mentale. Les tâches exigeant une grande maîtrise de soi ou une attention soutenue peuvent être épuisantes, et celles qui suscitent de fortes émotions peuvent nuire à votre concentration. Planifiez vos tâches en fonction de leur charge cognitive et du temps de récupération nécessaire. Cessez de lutter contre les distractions. Apprenez à diriger votre attention. Votre système attentionnel est conçu pour vagabonder et se ressourcer, et non pour se concentrer indéfiniment. Tenter de lutter contre cela, c'est comme lutter contre les marées. Comprendre le fonctionnement de votre cerveau vous aidera à vous recentrer rapidement et efficacement lorsque vous êtes distrait. Tirez parti du lien corps-esprit. Bougez et mangez de façon à optimiser vos chances de réussite à court terme. (Pendant vos moments de détente, vous pouvez manger et faire l'exercice physique de votre choix.) Optimisez votre espace de travail. Découvrez les facteurs environnementaux qui favorisent votre productivité et apprenez à adapter votre environnement en conséquence. Une fois que vous savez ce qui vous distrait ou ce qui stimule votre créativité ou votre prise de risque, vous pouvez ajuster votre environnement pour une productivité accrue.

Notez que je ne vous suggère pas de définir deux plages horaires fixes et régulières chaque jour (par exemple, de 9 h à 11 h) pendant lesquelles vous devriez être le plus efficace. Comme la plupart des professionnels occupés, vous n'avez pas toujours la mainmise sur votre emploi du temps. Si vous êtes plutôt du matin et que votre supérieur vous demande de faire une présentation lors de la prochaine réunion d'équipe – en milieu d'après-midi –, vous avez intérêt à être au meilleur de votre forme mentale pour la présenter. Ces stratégies peuvent vous aider à créer les conditions optimales pour une efficacité mentale maximale à tout moment de votre journée de travail.

Bien que je sois convaincu que l'on peut accomplir de grandes choses dans les bonnes conditions, je ne prétends pas que vous puissiez boucler tout votre travail en seulement deux heures. Je pense toutefois que lorsque vous êtes mentalement performant, vous pouvez accomplir ce qui compte le plus pour vous à ce moment-là, avec fierté et l'envie d'en faire davantage. Le reste de la journée peut être consacré aux tâches qui ne requièrent pas une grande réflexion stratégique ou créative : traiter ses courriels, remplir des formulaires, obtenir des remboursements, gérer son emploi du temps, payer ses factures, organiser ses voyages, rappeler ses clients.

1. Identifiez vos points de décision

La première stratégie pour optimiser sa productivité pendant quelques heures est très simple. Il s'agit d'apprendre à repérer les rares moments de la journée où l'on a la possibilité de choisir comment utiliser son temps. Ces moments surviennent lorsqu'une tâche se termine ou est interrompue – par exemple, après un appel téléphonique – et qu'il faut choisir la suivante : répondre à un courriel ou préparer une réunion ? D'après mon expérience, nous avons tendance à bâcler ces moments, ces points de décision, pour nous remettre rapidement à une activité qui nous semble plus « productive ».

Prendre rapidement une décision à prendre, entre deux tâches, peut faire gagner cinq minutes. Commencer par la mauvaise tâche peut coûter une heure.

Une équipe de l'Université d'État de San Francisco pense que la fonction principale de la conscience est de prendre des décisions lorsque nos routines neuronales automatiques rencontrent des problèmes, en particulier lorsque différentes routines neuronales simultanées nous incitent à effectuer des actions physiques concurrentes.

L'instant qui suit la fin d'une routine neuronale est crucial pour deux heures de productivité optimale. C'est à ce moment précis que vous pouvez décider comment utiliser au mieux votre temps. Est-ce le moment idéal pour consulter vos e-mails et répondre au maximum avant votre prochain rendez-vous ? Ou, si vous disposez de deux heures, est-il plus judicieux de vous plonger dans un projet qui exige une concentration soutenue ?

Il existe trois astuces pour optimiser ces points de décision :

• Savourez chaque moment de décision.
• Planifiez vos points de décision à l'avance.
• N’entamez pas une nouvelle tâche sans avoir consciemment décidé que c’est la bonne.

De nombreuses études ont démontré que la planification des obstacles potentiels augmente considérablement nos chances d'agir comme nous le souhaitons plutôt que de simplement réagir. Il a été démontré que planifier à l'avance notre comportement dans diverses situations aide à perdre du poids¹², à mieux contrôler ses émotions¹³ et à consommer davantage de fruits et légumes¹⁴, parmi de nombreux autres bienfaits. Ces plans sont appelés « intentions de mise en œuvre »¹⁵.

Une intention de mise en œuvre est un plan visant à réaliser une action précise si un signal pertinent apparaît. Il s'agit d'une approche conditionnelle : si une interruption survient, alors j'entreprendrai l'action X.

Dès que vous terminez une tâche, au lieu de penser à ce que vous pouvez faire immédiatement, considérez ce moment comme un tournant décisif. Par exemple, lorsque je raccroche après une séance de coaching de quarante-cinq minutes, je me dis simplement : « C’est un tournant décisif. » Cela suffit à me faire faire une pause. Il m’arrive même de me lever et de m’éloigner de mon ordinateur, ou de boire un verre d’eau ou un café. Une fois que j’ai laissé retomber la pression, après quarante-cinq minutes d’activité intense, je suis plus à même de décider à quoi consacrer mon temps ensuite.

2. Gérez votre énergie mentale.

Répondre à chaque courriel implique de prendre des décisions, parfois complexes : dois-je répondre ? Est-ce urgent ? Si je formule ma réponse ainsi plutôt que ainsi, le destinataire réagira-t-il bien ou sera-t-il offensé ? Dois-je le supprimer ou le conserver ? Dois-je rédiger une réponse concise ou le transférer ? Lorsqu’il répond à ses courriels, Tom doit prendre en compte le temps, l’importance de sa réponse, les conséquences sociales, les scénarios futurs possibles et peut-être même les conséquences émotionnelles. Même si un courriel semble, au fond, insignifiant, il implique tout de même de nombreuses prises de décision.

La raison pour laquelle les émotions ont un effet étonnamment puissant sur nos performances est qu'elles ont une valeur adaptative — c'est-à-dire qu'elles ont la capacité de nous aider à faire face à la situation et à y réagir.

Colère (Une commerçante qui augmente ses prix) : Par exemple, elle peut ruminer sur l’injustice de voir son potentiel de profit pris en otage par les caprices de clients qui ne comprennent pas la valeur des produits qu’elle vend.

La tristesse : il semblerait que lorsque nous avons besoin de ralentir, de réfléchir et d'adopter un point de vue critique, la tristesse puisse être une véritable ressource.⁹ Ainsi, si vous êtes confronté à une tentative de vente, vous pourriez vous souvenir à quel point votre chien d'enfance vous manque. Et inversement, si vous êtes d'un enthousiasme débordant, vous pourriez éviter de répondre à une telle tentative et utiliser cette émotion positive à bon escient, par exemple pour vous consacrer à votre travail créatif.

Anxiété : La prochaine fois que vous vous sentez nerveux, essayez de vous dire : « Non, je ne suis pas nerveux. Je suis alerte et prêt à réagir. »

Si vous souhaitez relativiser plus facilement les choses sans importance – et porter un regard moins critique sur les choses –, une attitude positive peut vous y aider.¹⁸ S'il est temps de faire preuve de créativité, je vous suggère de commencer par adopter un état émotionnel positif. Lorsque vous devrez prendre des décisions rapidement, sans avoir le temps de réfléchir, essayez d'aborder la situation avec un état d'esprit positif.

Fermez les yeux et repensez à quelque chose qui vous rend généralement heureux : votre émission préférée, apprendre quelque chose, discuter avec un ami, vous détendre quelques minutes avec un livre, faire de l’exercice, manger quand vous avez faim, rêver de quelque chose que vous désirez, penser au sexe, rire de bon cœur. Se remémorer quelque chose d’émotionnellement positif contribue à susciter des émotions positives. Bien sûr, pratiquer ces activités qui vous rendent heureux, plutôt que de simplement vous en souvenir, est tout aussi bénéfique !

Si vous vous sentez épuisé après avoir accompli une tâche, il y a de fortes chances qu'elle sollicite votre maîtrise de soi.

Voici quelques exemples d'activités courantes pouvant entraîner une fatigue mentale :

• Passer fréquemment d'une tâche à une autre
• Réseauter et engager la conversation
• Rester assis immobile pendant des heures
• Passer des appels à froid
• Identifier les erreurs et les corriger
• Planification ou ordonnancement de projets
• Suivi des échéances

Nous ne sommes pas des machines et ne pouvons pas produire le même niveau de travail à chaque minute de la journée. Mais en choisissant judicieusement l' ordre dans lequel nous accomplissons les différentes tâches de notre liste, nous pouvons nous ménager deux heures précieuses où notre cerveau est moins fatigué et réaliser des choses extraordinaires.

Moyens d'éviter la fatigue mentale :

Accomplissez vos tâches les plus importantes dès le matin, avant que votre cerveau ne soit épuisé par des centaines de petites décisions. Pensez à la tâche la plus créative et intéressante que vous ayez à accomplir actuellement, ou celle qui présente le plus grand potentiel à long terme, et consacrez-y une à deux heures dès le matin.

Examinez votre liste de tâches du jour et classez-les en trois catégories : « Décisions importantes », « Créatives » et « Autres ». Réservez-vous un moment en fin de journée (après le déjeuner, par exemple, pendant la digestion ?) pour accomplir les tâches de la catégorie « Autres ». Le fait de prévoir du temps pour ces tâches vous incitera moins à les entreprendre plus tôt dans la journée, lorsque votre concentration est maximale.

Essayez de lire et de répondre à vos courriels pendant une heure seulement l'après-midi et réfléchissez à savoir si cela a amélioré votre capacité à vous concentrer plus clairement sur les tâches qui nécessitent la résolution de problèmes ou la créativité pendant le reste de la journée.

Prenez quelques décisions la veille d'un événement important, afin de ne pas avoir à les prendre le jour J. Il peut s'agir de petites choses (comme choisir sa tenue ou ses repas) ou de grandes (comme déterminer les tâches essentielles à accomplir le jour J). Organisez ensuite votre liste de choses à faire en fonction de ces décisions importantes.
3. Cessez de lutter contre les distractions

3. Apprenez à diriger votre attention.

Il est tout à fait anormal de se concentrer sans faiblir. Si vous n'avez pas réussi à maintenir une concentration continue tout au long de vos séances de travail, réjouissez-vous. Si vous y étiez parvenu, vous seriez remarquablement dysfonctionnel.3

Puisque notre travail exige de la concentration mais que notre cerveau est programmé pour être distrait, l'une des meilleures tactiques pour réaliser un travail de qualité consiste à éliminer toutes les distractions que nous nous créons inutilement.

Premier conseil : éliminez toutes les distractions évidentes. Mettez votre téléphone en mode silencieux. Mettez en veille les notifications d’e-mails pendant que vous travaillez sur une tâche. Etc.

L'étude (UC Santa Barbara) suggère que si vous souhaitez résoudre un problème particulièrement complexe, laisser vagabonder votre esprit en vous engageant dans une tâche sans rapport avec le problème et cognitivement facile peut vous aider à trouver des solutions créatives à ce problème.

Je vois deux façons d'accroître votre productivité en vous détachant volontairement de votre tâche. La première consiste à favoriser activement la distraction : après vous être concentré sur un problème pendant un certain temps, passez à une tâche peu exigeante sur le plan cognitif – mais qui ne sollicite pas votre mémoire de travail¹¹ – puis revenez au problème initial que vous essayez de résoudre.

Choisissez une tâche à l'avance pour ne pas avoir à vous en souvenir une fois que votre esprit aura commencé à vagabonder. Cela augmentera vos chances de la réaliser le moment venu. Optez pour une tâche rapide (quelques minutes seulement) et qui ne vous accapare pas au point de vous laisser absorber par une activité trop captivante. Ainsi, vous pourrez laisser votre esprit vagabonder de manière productive, plutôt que de vous laisser absorber par une autre distraction.

Exemples à faire :

• Apprécier une œuvre d'art accrochée au mur, une plante dans la pièce, la vue par la fenêtre ou des photographies sur son bureau, et remarquer les différentes nuances de couleurs ;
• ranger son bureau, organiser sa bibliothèque ou nettoyer le tableau blanc ;
• • écouter de la musique et remarquer tous les différents instruments qui la composent ; • jouer à un petit jeu, comme faire une marque sur une feuille de papier chaque fois que vous voyez quelqu'un marcher en envoyant un SMS.

Exemples à éviter

• classer les documents (il y a souvent beaucoup de choses à garder à l'esprit pour déterminer où chaque chose doit aller) ;
• lire une page sportive, un fil d'actualités ou un article de blog (il est trop facile de se concentrer intensément sur le contenu, ce qui peut empêcher l'esprit de vagabonder) ;
• consulter et répondre à vos courriels (ce qui peut à la fois solliciter la mémoire de travail et accaparer beaucoup d’attention) ;
• répéter une présentation ou se préparer à une réunion (mémoriser des informations pour pouvoir y accéder ultérieurement peut solliciter fortement votre mémoire de travail) ;
• travailler sur un casse-tête difficile, comme une grille de mots croisés ou un jeu de mathématiques (les deux peuvent nécessiter beaucoup de mémoire de travail).

La deuxième façon d'accroître votre productivité en lâchant prise sur votre concentration consiste à pratiquer la pleine conscience.

L’attention consciente consiste à laisser nos pensées aller où elles veulent — c’est-à-dire à laisser notre esprit vagabonder — et, après avoir constaté sans jugement que nos pensées se sont égarées, à ramener doucement notre attention à ce que nous vivons dans le moment présent.16

4. Tirez parti de votre connexion corps-esprit.

Pour optimiser nos fonctions mentales dans ces circonstances, nous pouvons ajouter une stratégie supplémentaire : tirer parti des effets immédiats de l’activité physique et de l’alimentation pour améliorer nos fonctions mentales.

En réalité, le corps et l'esprit sont tellement imbriqués que nous confondons souvent nos sensations physiques avec nos sensations émotionnelles – et cela peut être un atout incroyable pour optimiser deux heures de productivité exceptionnelle.

L'exercice physique est comme un bouton de réinitialisation. C'est une stratégie fiable, efficace et rapide pour améliorer vos performances mentales. Un exercice modéré – suffisamment intense pour vous faire transpirer sans vous épuiser – change la donne dans les heures qui suivent l'effort.

Si vous vous sentez mentalement léthargique et incapable de vous concentrer, quittez votre bureau et bougez immédiatement. Marchez d'un bon pas pendant trente à quarante minutes. Montez et descendez les escaliers de service pendant dix à vingt minutes. Ou, si vous êtes inscrit dans une salle de sport à proximité, faites une pause et faites de l'exercice pendant vingt à trente minutes sur le tapis de course, le vélo d'appartement ou votre appareil préféré. Essayez de transpirer, mais sans excès.

En général, prévoyez de faire de l'exercice pendant environ vingt à quarante minutes, quelques heures avant d'avoir à nouveau besoin d'être extrêmement productif.

Quelle quantité de caféine est nécessaire pour améliorer sa productivité ? Cela dépend de chacun. Il faut trouver la dose qui vous convient et s’y tenir.

Si vous avez besoin d'un regain d'énergie rapide, une collation riche en glucides peut vous aider à vous concentrer et à vous sentir bien pendant une quinzaine de minutes. Si vous devez maintenir une concentration optimale plus longtemps, évitez complètement les repas et les collations riches en glucides : oubliez les pâtes, les sandwichs et les pizzas. Oubliez les jus de fruits, les sodas et les thés glacés sucrés. Faites l'impasse sur les frites, les chips, le pain supplémentaire et les sucreries.

5. Faites en sorte que votre espace de travail soit un atout.

BRUIT

Une méta-analyse portant sur 242 études relatives à l'impact du bruit sur les performances a révélé que, pour les tâches cognitives (comme le maintien de l'attention, la lecture et le traitement de textes, et le traitement des nombres), les performances étaient davantage affectées par la parole intermittente que par la parole continue (dont le volume et le rythme varient peu) ou par les bruits non verbaux.1

La parole intermittente se caractérise par la perception de quelques mots ou phrases de temps à autre, entrecoupés de pauses. Par exemple, lorsque des collègues assis dans les bureaux derrière vous se tournent vers vous pour se poser des questions, ou lorsqu'une personne au téléphone écoute un moment puis prend la parole périodiquement.

Les conversations intermittentes en arrière-plan peuvent constituer le principal obstacle à la performance au travail, mais cela ne signifie pas que d'autres bruits (par exemple, des conversations continues, de la musique ou du bruit blanc) soient sans conséquence. Une seconde méta-analyse s'est penchée spécifiquement sur les effets de l'écoute de musique en fond sonore sur la performance. Si les chercheurs ont constaté que l'écoute de musique en fond sonore tendait à améliorer l'humeur, à accroître les performances sportives et à accélérer légèrement l'exécution des tâches, elle avait également des conséquences néfastes sur la lecture.

Dans une étude, la majorité des élèves (à l'exception de ceux présentant les troubles de l'attention les plus importants en classe, selon leurs enseignants) scolarisés au collège ont obtenu de moins bons résultats en présence de bruit blanc qu'en l'absence de bruit. Les élèves présentant les troubles de l'attention les plus importants ont en fait obtenu de meilleurs résultats avec le bruit blanc.³

Les chercheurs ont constaté que les participants introvertis présentaient encore plus de difficultés de performance que les extravertis. Ils ont émis l'hypothèse que les introvertis, généralement plus facilement submergés par les stimuli, sont plus sensibles aux distractions sonores.⁴

Lorsque les participants travaillaient sur le défi créatif tout en écoutant un faible bruit (à cinquante décibels, soit environ le bruit d'un grand bureau typique), ils avaient tendance à être moins créatifs que lorsqu'ils travaillaient sur le défi tout en écoutant un bruit modéré (à soixante-dix décibels, soit un peu moins fort que le bruit d'un aspirateur situé à trois mètres de vous6).

Il s'avère que plus le niveau sonore augmentait, plus les participants avaient de difficultés à réfléchir. Et plus leurs difficultés étaient grandes, plus leurs idées étaient abstraites et globales – bref, créatives. Fait intéressant, des niveaux sonores élevés (à 85 décibels, comme le passage d'un camion diesel) rendaient la réflexion si difficile que les effets bénéfiques d'un certain niveau de bruit sur la créativité disparaissaient.

Conseils:

• Si votre bureau a une porte, fermez-la. Si vous n'avez pas de bureau individuel, réservez une salle de réunion ou installez-vous dans un endroit calme, à l'abri du bruit et des distractions. Un lieu privé, loin des nuisances sonores, sera plus propice à la productivité.
• Si votre bureau se trouve dans un espace partagé et que vous devez y rester, mettez un casque antibruit. Ces petits bouchons d'oreille orange tout doux peuvent parfois faire l'affaire, et vous pouvez les emporter partout. Vous aurez peut-être l'air bizarre, mais vous serez plus productif.
• N'écoutez pas de musique ni de radio parlée.
• Si vous travaillez à domicile, éteignez la télévision.
• Si vous vous attelez à une tâche qui exige beaucoup de créativité, appréciez un bruit de fond. Vous pourriez par exemple vous rendre à la cafétéria animée de l'entreprise ou dans un café du quartier, ou encore mettre un peu de musique.

LUMIÈRE

• Allumez davantage de lumières. Une pièce bien éclairée est plus propice à la concentration qu'une pièce sombre, surtout par temps nuageux ou en plein hiver. Au besoin, apportez votre propre lampe au bureau.
• Si possible, installez-vous dans un endroit bénéficiant d'une lumière naturelle ambiante par une journée de ciel bleu dégagé, et installez-vous pour travailler.
• Pensez à remplacer les ampoules actuelles de votre espace de travail par des ampoules blanches à spectre bleu plus étendu, même si ce n'est que pour votre lampe de bureau. Des études suggèrent que vous avez de fortes chances d'activer les cellules photoréceptrices de la rétine, qui communiquent avec l'horloge biologique de votre cerveau, ce qui vous aidera à rester plus alerte.
• Baissez un peu la lumière ou trouvez un endroit un peu plus sombre que d'habitude lorsque vous voulez travailler sur un projet qui requiert de la créativité.

ESPACE DE TRAVAIL

• Débarrassez-vous du désordre. Faites-le en fin d'après-midi ou en soirée, lorsque vous avez moins d'énergie mentale pour des tâches plus productives. Si vous n'avez pas le temps de tout ranger, déplacez simplement les objets hors de votre vue.
• Placez votre téléphone, votre verre d'eau, votre stylo et tous vos autres outils de travail aux extrémités de votre bureau, là où vous devrez tendre le bras pour les atteindre.
• Ne restez pas trop longtemps assis à votre bureau. On a tendance à se laisser absorber par son travail, alors se lever de temps en temps ne devrait pas poser de problème. Si vous pouvez choisir votre espace de travail, privilégiez un endroit où il est facile de se lever et de se déplacer.
• Personnalisez votre espace de travail. Par exemple, pensez à y ajouter des plantes ou des images d'eau. Cependant, évitez de surcharger votre bureau.