Los mejores consejos para la gestión del tiempo
Para todos en la Tierra, un día tiene exactamente 24 horas. Sin embargo, algunas personas parecen lograr más cosas en este breve lapso que otras.
¿Será porque son capaces de ralentizar el reloj? ¿Trabajan mucho más duro y rápido que tú? ¿O quizás poseen talentos excepcionales que nunca comprenderás? Claro que no. Simplemente son muy organizados y tienen una excelente gestión del tiempo.
¿Te gustaría convertirte en la persona que más cosas hace en un día? Si la respuesta es sí, probablemente te vendrían bien algunos buenos consejos de gestión del tiempo.
Pero primero, ¿qué es la gestión del tiempo?
¿Qué es la gestión del tiempo?
Cuando escuchas a alguien hablar de “gestión esto”, “gestión aquello”, el tema central siempre es la organización.
La gestión del tiempo , por tanto, se refiere a planificar y organizar nuestro tiempo :
- Crear un orden en el que completar diversas tareas y actividades, para ahorrar más tiempo;
- Estimar la cantidad de tiempo necesario para finalizar cada tarea;
- Saber cómo y cuándo tomar descansos y utilizarlos de manera efectiva, etc.
La buena gestión del tiempo no consiste en trabajar más rápido o más duro, sino en trabajar de forma más inteligente y aumentar la eficacia.
¿Cuáles son los beneficios de una buena gestión del tiempo?
Una buena gestión del tiempo aumenta la productividad y garantiza que termines tus tareas a tiempo. Y afirmar esto no es solo cuestión de sentido común: los estudios también lo demuestran.
Un estudio de 2019 reveló que los estudiantes con mejores habilidades de gestión del tiempo no solo tenían un mayor rendimiento académico en comparación con aquellos que carecían de habilidades de gestión del tiempo, sino que su estado de ánimo general y su estado psicológico también estaban en mejor forma.
Reportaron niveles más bajos de ansiedad y depresión, así como una mayor satisfacción con el equilibrio entre sus estudios y su vida personal. El factor más importante para el éxito de los estudiantes en este estudio fue la percepción de control sobre su tiempo .
¿Qué significa todo esto?
Si controlas tu tiempo, tendrás más control sobre tu vida, lo que reduce la ansiedad y la incertidumbre, y mejora tu productividad. Genial, ¿verdad?
Así que, para resumir, esto es lo que te aporta una buena gestión del tiempo:
- En lugar de estresarse por incumplir los plazos, la gestión del tiempo le ayuda a ser realista y a mantenerse al día con sus tareas, reduciendo el estrés en el proceso;
- En lugar de pasar todo el día trabajando, tendrás más tiempo para ti y para las personas que amas;
- En lugar de luchar con las mismas tareas una y otra vez, la buena gestión del tiempo abre espacio para la búsqueda de nuevas oportunidades (laborales); En lugar de perderse en un sentimiento de incompetencia e incompetencia, la gestión del tiempo le ayudará a alcanzar sus objetivos.
Para ayudarte a alcanzar tus metas y convertirte en todo lo que eres capaz de llegar a ser, compartimos algunos consejos de gestión del tiempo que te apoyarán en el camino.
Consejos de gestión del tiempo para que tus días sean más productivos
Aquí tienes una larga lista de consejos y trucos para la gestión del tiempo que te ayudarán a organizarte mejor. No tienes que implementar todos estos consejos, y menos a la vez, pero si empiezas a trabajar de forma constante para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo, notarás que poco a poco los vas adoptando uno tras otro. ¡Comencemos!
1. Analiza tu estado actual: ¿Cómo empleas tu tiempo ahora mismo?
Antes de implementar cualquier cosa nueva, tómate un tiempo para reflexionar y analizar cómo lo estás haciendo en este momento.
¿Cómo pasas tus días? ¿Cuándo y cuánto tiempo descansas? ¿Cuánto tiempo pasas en el teléfono y navegando por las redes sociales? ¿Cuidas de ti mismo? Y así sucesivamente.Pero ¿cómo se mide esto? Una forma es configurar un recordatorio cada hora aproximadamente para anotar lo que estás haciendo en ese preciso momento. Esto está bien, pero no es lo suficientemente informativo. Una mejor manera es descargar una aplicación de gestión del tiempo y registrar tu comportamiento y gestión del tiempo durante al menos una semana.
Una vez que haya terminado de realizar un seguimiento de su propio comportamiento como medida preliminar, descargue los informes y evalúelos para identificar espacios de mejora.
Por ejemplo, es posible que pases gran parte de tu tiempo posponiendo cosas en las redes sociales o asistiendo a reuniones que podrían haberse discutido simplemente por correo electrónico.
A continuación se muestran algunas recomendaciones de aplicaciones que pueden interesarte para medir tus habilidades de gestión del tiempo:
-
Alternar ;
Flujo de trabajo ;
Oportuno ;
Una vez que tengas una idea de cuánto tiempo dedicas a cada tarea, es hora de decidir qué es realmente importante.
2. Establecer objetivos claros
Vale, cumplir con las tareas diarias y semanales está genial, pero ¿alguna vez has intentado orientar tu vida hacia metas más grandes? ¿Un plan de un año? ¿Un plan de cinco años?
Una vez que hayas identificado dónde se asigna tu tiempo y cómo se puede mejorar, tendrás que determinar qué quieres lograr y luego reorganizarlo.
Sabemos que formular objetivos no siempre es fácil; es fácil caer en la trampa de crear objetivos demasiado específicos o demasiado generales, perdiendo la perspectiva y el porqué de cada uno. La mejor receta para formular objetivos alcanzables es usar la matriz SMART .
S — Específico . Esto significa que tus objetivos están bien definidos y son inequívocos (quién, qué, cuándo, dónde, por qué).
M — Medible . Las medidas son indicadores de progreso específicos que te indican qué tan lejos estás de tu objetivo.
A — Alcanzable . Una buena meta debe ser posible de alcanzar. ¿Dispone de suficientes recursos? ¿Alguien lo ha hecho antes para que pueda aprender de su experiencia?
R — Realista . El objetivo debe basarse en tu realidad y ser relevante para ti. ¿Eres capaz de alcanzarlo? ¿Es realmente posible? ¿Qué se necesita para lograrlo?
T — Limitado en el tiempo . Debe tener una fecha de inicio y una fecha de finalización claramente definidas. Necesita urgencia .
Veamos un ejemplo.
Imagina esto: diriges una pastelería. Tienes tres empleados: dos atendiendo a los clientes y uno en la trastienda, preparando deliciosos pasteles. Tienes muchísimos clientes y siempre estás presente ayudando y supervisando.
Durante el último mes, aproximadamente, has llegado a casa agotado, tarde por la noche, cuando tu familia ya está dormida. Antes de dormir, lees reseñas en Google: a la gente le gustan tus pasteles, pero se quejan de lo lentos que son, de lo largas que son las filas y de lo rápido que se agotan los productos. Te das cuenta de que necesitas hacer algo y generar un cambio positivo en tu vida, ya que quieres ver a tu familia más a menudo y satisfacer mejor las necesidades de tus clientes.
Después de medir tu flujo de actividad durante una semana, te has dado cuenta de que necesitas formular algunos objetivos. ¿Cuál es mejor?
- Quiero expandir mi negocio y ganar más dinero, para poder emplear a más personas y estar en casa más a menudo.
- Para enero, abriré una nueva tienda con tres nuevos empleados y un gerente para ambas. Tengo unos $50,000 en mi cuenta bancaria y solicitaré un préstamo de otros $50,000, que cubrirá el alquiler y el equipamiento del nuevo espacio, además de los primeros salarios. Mi objetivo es tener un flujo de caja positivo para finales de junio.
No hace falta decir que el segundo objetivo es mucho mejor. ¿Por qué? Porque es INTELIGENTE y claro. Una vez que tengas tus objetivos bien definidos, deberías empezar a pensar en conseguir un planificador de productividad para crear un plan de acción y hacer un seguimiento de tu progreso.
3. Divida los objetivos en pasos
Después de establecer algunas de tus metas importantes, es hora de planificar cómo alcanzarlas. Es similar a hacer una lista de la compra. ¿Anotarás " ir al supermercado" en tu lista? No. Enumerarás todas las cosas específicas que necesitas en casa. Entonces, ¿por qué sería diferente con tus metas de vida? Para lograr algo, normalmente necesitamos instrucciones claras y específicas para actuar.
Por ejemplo, si tu gran objetivo es terminar y defender tu tesis, aquí te mostramos cómo dividirla en pasos:
Divida los objetivos en hitos
En este caso, los hitos podrían ser: redacción de la propuesta de tesis, finalización del proceso de investigación, creación del esquema de tesis, redacción de la tesis, corrección y edición del documento, presentación de la tesis y preparación de la defensa oral de la tesis.
Establezca límites de tiempo para cada hito
Por ejemplo, probablemente necesites una o dos semanas para terminar la propuesta, mientras que el proceso de investigación puede tardar incluso un par de meses. Crear el esquema de la tesis no debería llevar más de una o dos semanas, mientras que la redacción y la corrección pueden durar dos o tres meses. Intenta ser realista y consulta con un colega que ya haya pasado por esto, con tu profesor o con Google.
Crear un esquema de tareas
Dividir los objetivos en hitos es genial, pero sigue siendo un concepto bastante amplio, por lo que sería mejor dividir cada hito en tareas. De esta manera, una vez que estés listo para abordar un hito específico, sabrás exactamente por dónde empezar y qué sigue. En el caso de la tesis, podrías dividir la redacción de la propuesta en investigación bibliográfica, elección de la metodología, formulación de la hipótesis, etc. Una vez que tengas todas las tareas listas, puedes organizarlas en días y semanas.
Lo que puede ser de gran ayuda en este punto es el Planificador de Productividad mencionado anteriormente . Este planificador bien estructurado está diseñado precisamente para este propósito: estructurar y organizar tus objetivos y tareas. Pero eso no es todo.
4. Prioriza tus tareas
Bienvenido a otro beneficio de usar el Planificador de Productividad . No solo te ayuda a estructurar tus objetivos, sino que también te obliga a priorizar. ¿Por qué es importante?
¿Cuántas veces te has encontrado lidiando con pequeños problemas durante horas, mientras la tarea que querías realizar estaba en espera ? Si tienes dificultades para gestionar el tiempo, suponemos que muchas veces.
El Planificador de Productividad está diseñado para ayudarte a crear una visión clara de la semana, definir tus tareas semanales y asignarlas selectivamente a un día de la semana para asegurarte de completarlas todas al final de la semana. También incluye una breve nota introductoria que te indica cómo trabajar primero en las tareas más importantes y luego continuar con las tareas restantes importantes para ese día.
Así que, además de la tarea principal, hay dos tareas secundarias y un par de tareas adicionales. Solo cuando completes las tres primeras tareas del día, pasarás a la columna de tareas adicionales. ¿Mencionamos que te permite tener 7 días a la semana para que puedas ser más productivo donde y cuando lo necesites, tanto en tu vida personal como profesional?
Uno de los principales consejos de gestión del tiempo que recomendamos encarecidamente es trabajar en las tareas más importantes temprano en la mañana .
El biólogo de Harvard Christopher Randler descubrió que quienes madrugan son más productivos que quienes se despiertan tarde. Quienes se levantan temprano anticipan mejor los problemas, tienen una mentalidad proactiva y, en general, son más exitosos.
¿Por qué?
La respuesta es sencilla: la parte del día en la que tenemos más energía es por la mañana, una o dos horas después de despertarnos, y dura hasta alrededor de las 3 p. m. Después, nuestra capacidad de atención disminuye y empezamos a perder la concentración.
Por supuesto, puedes modificar el Planificador de Productividad según tus necesidades. Por ejemplo, observa cómo Leticia Mooney, CEO de la agencia de marketing de contenidos y estrategia Brutal Pixie, utiliza esta fabulosa herramienta .
5. Utilice la técnica del tiempo de concentración
La Técnica del Tiempo de Concentración es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo que existen. Consta de seis pasos:
- Elegir tu tarea;
- Configurar una secuencia de alarmas de 30 minutos;
- Trabajando en la tarea durante 30 minutos;
- Cuando suena el temporizador, compruebas tu tarea;
- Tómate un breve descanso de 5 minutos: levántate, cambia de aires, quizá incluso haz algo activo; Después de haber completado varias sesiones de concentración , tómate un descanso más largo y recompénsate a ti mismo y a tus esfuerzos.
Por suerte, el Planificador de Productividad incluye la Técnica de Concentración en su estructura. Cada vez que completes una sesión, marcarás un pequeño círculo junto a la tarea asignada. ¡Genial! Así, podrás ver cuánto tiempo creías que te llevaría la tarea y cuánto tiempo realmente te llevó. Esto te ayudará a gestionar mejor tu tiempo para el futuro.
6. Utilice las herramientas del calendario
El calendario es uno de los fundamentos más antiguos de la buena gestión del tiempo. Como sugiere Tim Ferriss, gurú de la productividad: «Si quieres hacer algo, anótalo en tu calendario».
Hoy en día, como muchas otras cosas sencillas de la vida, tenemos opciones digitales.
Hay muchas aplicaciones de calendario potentes, como el Calendario de Google o el Calendario de tu teléfono móvil, tableta o computadora portátil.
Los calendarios digitales son geniales porque puedes acceder a ellos en cualquier momento desde cualquier dispositivo y puedes usarlos para programar fácilmente reuniones, eventos únicos, establecer recordatorios para beber agua o hacer ejercicio, etc.
Un calendario digital es un excelente complemento para The Productivity Planner.
7. Aprende a decir “no”
¿Conoces esa sensación de tener muchos proyectos, pero un amigo te pide ayuda y sabe que nadie lo hará tan bien como tú? ¿O de recibir una oferta de un cliente tan buena que simplemente no puedes rechazarla?
Bueno, tendrás que aprender a decir "no" y a poner límites. Recuerda que el tiempo limitado del que dispones tiene un límite. Si priorizas tus tareas, sabrás si tienes el plato lleno. Y una vez lleno, deberías empezar a despejarlo, en lugar de llenarlo más.
8. Inculcar hábitos saludables
A veces, para lograr más cosas, necesitas alejarte un poco de tus prioridades para lograr equilibrio y una mentalidad sana. El exceso de cualquier cosa no siempre es bueno.
Si pasas 10 horas al día frente a la pantalla del ordenador, sin caminar, hacer ejercicio, comer sano ni socializar, podrías estar haciéndote más daño que bien. ¿Es sostenible seguir así sin agotarte? ¿Y cuánto tiempo puedes seguir así?
Por eso es importante inculcar hábitos de autocuidado y técnicas de conexión a tierra en tu apretada agenda.
Por ejemplo, un estudio de 2008 reveló que las personas que hacían ejercicio regularmente reportaron no sólo un mejor bienestar general, sino que también eran un 72% más productivos que aquellos que no hacían ejercicio en absoluto.
Tu productividad también depende de lo que comes. Según la Organización Mundial de la Salud , una alimentación adecuada aumenta la productividad nacional en un 20 %.
Los hábitos saludables no solo se refieren a la salud física. Cuidar la mente es igualmente importante .
Una forma de cuidar tu salud mental es llevar un diario .
Simplemente plasmar tus pensamientos, desafíos, momentos felices o ideas en papel puede ser enriquecedor y sanador. Hay muchos tipos de diarios: diarios reflexivos, diarios de ideas, diarios de proyectos, diarios de sueños, etc. Aunque todos son geniales, hay un tipo de diario diseñado específicamente para convertirte en una persona más positiva: un diario de gratitud .
Obtenga más información sobre el diario de gratitud en nuestra guía definitiva sobre el diario de gratitud .
9. Aprovecha cada momento
¿Recuerdas el consejo n.° 1? ¿Analizar el estado actual?
Bueno, una vez que lo hayas registrado, verifica cuánto tiempo pasas haciendo algo que no está relacionado con el trabajo pero que es necesario, como esperar en las filas del supermercado o viajar al trabajo.
¿Por qué son importantes estas situaciones?
Porque es difícil evitarlos, y aun así, nos roban mucho tiempo. Sin embargo, hay una manera de aprovechar este tiempo para nuestro beneficio.
En lugar de simplemente mirar al techo, navegar por Instagram o pensar qué cenar, podrías usar ese tiempo para hacer algo productivo.
A continuación se ofrecen algunas recomendaciones:
- Responder sus correos electrónicos;
- Despeja la memoria de tu teléfono;
- Pague sus cuentas;
- Si estás estudiando, ten tus apuntes contigo para que puedas repasarlos;
- Escuche un podcast inspirador;
- Leer un libro.
Esto también puede extenderse a otras situaciones: escuchar podcasts o audiolibros mientras limpias la casa, lavas los platos, paseas al perro o haces ejercicio.
10. Elimina todas las formas de distracción
La productividad y la buena gestión del tiempo son sinónimos de eficiencia. Si tu espacio de trabajo es un escritorio desordenado, ¿cómo puedes esperar eficiencia de ti mismo?
Un espacio desordenado significa que cada búsqueda de algo tan simple como un bolígrafo se convierte en un viaje de rebuscar entre cosas hasta olvidar lo que se busca. Un espacio desordenado es un espacio ineficiente.
Lo mismo ocurre con tu entorno digital. Si los documentos de tu ordenador no están ordenados en carpetas y etiquetados correctamente, puedes pasar horas buscando el que necesitas.
¿Por qué es malo el desorden?
Nuestro cerebro lo gestiona de dos maneras : o bien filtra los objetos innecesarios para proteger el foco y permanecer en la tarea, o bien dirige el foco directamente al objeto en forma de emociones, pensamientos o sentimientos.
Aunque el primero es mucho más común, el proceso de filtrado consume mucha energía cerebral. Cuanto más desorden encontramos en nuestros entornos físicos o digitales, más energía gasta nuestro cerebro en el proceso de filtrado.
Si no hay nada que filtrar, puedes dirigir tus recursos mentales sólo a lo que es realmente importante para ti.
Otra fuente de distracción es el mayor obstáculo del procrastinador: las redes sociales y las notificaciones instantáneas. Sin embargo, lidiar con ellas es sencillo: cierra sesión en tus cuentas mientras trabajas, establece límites de uso de pantalla o instala un bloqueador y controla tu acceso y el tiempo que pasas en ellas.
11. No dejes que el perfeccionismo te deprima
“Si pasas demasiado tiempo pensando en algo, nunca lo lograrás.” Bruce Lee
Si bien es posible que asocies la palabra “perfeccionismo” con algo positivo, como trabajo duro, altos estándares de entrega, un excelente ojo para los detalles, etc., en realidad puede sofocar la productividad.
Como explican los principales expertos en la materia, Gordon Flett y Paul Hewit , el perfeccionismo no consiste en perfeccionar cosas como el trabajo, la relación, el proyecto o el cuerpo. En esencia, se trata de perfeccionar tu yo interior, un proceso interminable y perjudicial.
¿Por qué?
Porque te estresa, no disfrutas el trabajo, el producto final nunca es lo suficientemente bueno, por lo que o eres infeliz o el proceso de reparación nunca se detiene.
Dado que el perfeccionismo suele surgir de ese lugar oscuro de no valorarnos ni apreciarnos lo suficiente, es difícil superarlo. Requiere mucha autoaceptación, autocompasión y esfuerzo personal aceptar que no somos perfectos y que está bien.
Cada vez que te quedes atascado perfeccionando una tarea, recuerda que para ser excepcional, necesitas fracasar una y otra vez. En su libro "Linchpin", Seth Godin explica cómo el perfeccionismo obstaculiza la creatividad. Anima a "probar" en lugar de intentar alcanzar el perfeccionismo, porque la perfección es inalcanzable . Tus propios errores son tu mejor material de aprendizaje, así que cada esfuerzo que hagas es como un experimento: algo saldrá genial, algo no, pero siempre aprenderás algo nuevo.
12. El hecho de que el teléfono suene no significa que tengas que contestar
Sí, así es. Y lo mismo aplica para correos electrónicos, notificaciones de Facebook Messenger, mensajes de texto, mensajes directos o cualquier otra distracción social.
Si estás trabajando en una tarea que requiere mucha concentración, coger el teléfono para tener una conversación quién sabe cuánto tiempo puede acabar con tu creatividad y concentración. Lo mismo ocurre con responder correos electrónicos y mensajes: una vez que abres esa puerta, es difícil recuperar la concentración.
13. El camino es más importante que el destino
Ahora que tienes en mente todos estos consejos para la gestión del tiempo, es hora de empezar a implementar algunos en tu rutina diaria. Sin embargo, es importante no excederse. Obsesionarse con la agenda y la lista de tareas pendientes tampoco es bueno. Completar toda la lista de tareas es una excelente inyección de motivación, pero un equilibrio adecuado entre vida personal y laboral es mucho más importante.
Además, no esperes poder implementar todo esto a la vez. Dominar la gestión del tiempo lleva tiempo, y es completamente normal que necesites hacer modificaciones sobre la marcha.
“ Nada es una pérdida de tiempo si usas la experiencia sabiamente ”. –Auguste Rodin
Prioriza la productividad en tu lista de tareas. Prioriza las prioridades. Consigue mejores resultados en menos tiempo con este Planificador de Productividad.