Cómo planificar tu día, tu semana, tu año

¿Sabes cómo planificar tu día eficazmente? ¿Qué tal una planificación a largo plazo que vaya más allá de la organización semanal y mensual?

¿Has desarrollado un método o un sistema que te permita cumplir con éxito todas tus tareas y alcanzar tus metas sin que tus relaciones sociales y emocionales se resientan?

Mantener la vida organizada en la edad adulta es como hacer malabarismos con pelotas en un circo, donde alguien te lanza cada vez más pelotas. Si llegas al punto de hacer malabarismos con demasiadas, algunas tendrán que caerse.

Por eso la buena estimación y la organización son fundamentales . Si te atienes a ciertas reglas, podrás manejar más pelotas de las que jamás imaginaste.

Finanzas, familia, amigos, trabajo, proyectos paralelos, aprender un nuevo idioma, hacer las compras, las tareas del hogar… la lista puede seguir y seguir.

Si a menudo te sientes abrumado por la cantidad de cosas que tienes que hacer, tal vez necesites algunas mejoras en tu método de organización.

¿Superar la procrastinación? Es posible. ¿Tirarías de ese punto que llevas semanas o incluso meses reescribiendo en tu lista de tareas? Sí, es posible.

En este artículo, compartiremos algunos consejos sobre cómo planificar tu día, semana, trimestre y también tu año.

Vamos a empezar.

Cómo planificar tu día

Comencemos con la unidad organizativa más pequeña que tenemos a nuestra disposición: un solo día.

¿Cómo planificar tus días eficazmente? Aquí tienes un par de consejos que también te serán útiles para planificar tu semana, trimestre y año.

1. Crear rutinas

Rutina matutina, rutina vespertina, rutina de entrenamiento, rutina de alimentación... ¿suena aburrido? Bueno, no debería. A nuestro cerebro le encantan las rutinas, y hay muchísimas razones por las que son buenas para nosotros.

¿Cómo formamos hábitos y rutinas?

Crear rutinas y hábitos parece algo que hacemos sin esfuerzo e inconscientemente: ¿cuántas veces te has dado cuenta de que no recuerdas si cerraste la puerta con llave? ¿O cuántas veces caminaste o condujiste por un camino conocido sin recordar cómo lo recorriste? A eso se le llama " modo piloto automático " y suele usarse en un contexto negativo. Sin embargo, hay ciertas situaciones en las que es muy útil, como al crear hábitos.

Un estudio reciente del MIT reveló que tenemos una región cerebral que forma hábitos, basándose en nuestras decisiones previas. Si has cerrado la puerta del coche dos o tres veces conscientemente, la cuarta vez tendrás una vía neuronal que se activará por una señal externa (al salir del coche) y lo harás automáticamente, sin pensar.

Si sueles salir a correr siguiendo una ruta complicada por tu barrio, necesitarás dos o tres paseos antes de que se te quede grabado en la cabeza y, antes de que te des cuenta, te encontrarás corriendo el mismo camino sin tomar decisiones conscientes sobre dónde girar.

¿Por qué es esto bueno?

Los hábitos, las rutinas y el modo piloto automático nos ayudan a descansar el cerebro y a prepararnos para lo que viene después.

Si tenemos que pasar un día tomando miles de decisiones menores como:

• ¿Qué camino tomar para llegar al trabajo?
• ¿Qué hacer después de despertarse?
• Qué comer;
• Qué ejercicios hacer, etcétera.

Nos cansaríamos muy rápido.

Sin embargo, si has formado una rutina para cada una de ellas, podrás completar cada una de estas tareas sin esfuerzo.

Además, después de unas cuantas repeticiones, ¡tu rutina matutina le indicará a tu cerebro y a tu cuerpo que el trabajo comienza pronto!

Así que, en resumen, los principales beneficios de tener una rutina son :

• Minimizar la incertidumbre (sabes automáticamente lo que estás haciendo);
• Pensamiento más claro (porque tu cerebro no está abrumado por información y decisiones);
• Ahorro de energía;
• Mejorar su concentración y atención;
• Preparándose para lo que viene.

¿Cómo formar una rutina?

Por ejemplo, en lugar de posponer el despertador hasta el último momento, puedes crear una rutina matutina productiva . Haz ejercicio, practica yoga, medita, prepara un desayuno saludable, completa el Diario de Cinco Minutos o practica afirmaciones positivas.

¡Descubre cómoAlex y Mimi Ikonn pasan sus mañanas para inspirarte!

La rutina matutina te da energía y te prepara para un día productivo. Por otro lado, también puedes adoptar una rutina nocturna, basada en actividades que te relajen, te ayuden a resumir y reflexionar sobre el día que has pasado y te preparen para dormir. Así es la rutina nocturna de Mimi Ikonn .

Algunas de las cosas que puedes hacer por la noche son:

• Meditación;
• Completar el diario de cinco minutos;
• Preparar una cena ligera y saludable;
Preparándose para el día siguiente (más sobre esto en una sección posterior);
• Leyendo un libro;
• Extensión;
• Irse a la cama a la misma hora todas las noches;
• Dejar de desplazarse por el teléfono antes de acostarse.

Lo más importante al crear rutinas es diferenciar entre buenos y malos hábitos. Los buenos hábitos están diseñados para brindarte éxito a largo plazo y ayudarte a alcanzar tus metas, mientras que los malos hábitos hacen exactamente lo contrario: te hacen perder el tiempo o simplemente no te aportan nada bueno. Para determinar qué hábitos quieres inculcar, necesitas:

2. Conozca sus objetivos y los pasos para alcanzarlos

Si quieres aprender a planificar tu día de forma más eficaz, necesitas saber qué quieres lograr. ¿Quieres expandir tu negocio? ¿Mejorar tu estrategia de marketing? ¿Conseguir un ascenso? ¿Hacerte vegano? ¿Pasar más tiempo de calidad con tus seres queridos?

Si tienes al menos una idea general de lo que quieres lograr, ¡genial! Si no, toma una hoja en blanco o abre un documento en blanco en tu computadora y empieza a generar ideas.

Dicho esto, simplemente decir que desea desarrollar una mejor estrategia de marketing para su negocio no es realmente un objetivo.

¿Qué significa eso? ¿Cómo lo lograrás? ¿Cómo sabrás que lo has logrado?

Las buenas metas son alcanzables . Si no sabes cómo establecerlas, consulta nuestra Guía paso a paso .

Una vez que tengas tus objetivos alineados, es hora de crear un plan de acción y realmente entrar en acción .

Aquí es donde entra en juego The Productivity Planner .

¿Por qué es importante el Planificador de Productividad para alcanzar tus objetivos?

Si quieres saber cómo organizar tu día y cumplir con el plan, no podemos imaginar una mejor manera que usar The Productivity Planner.

El nombre lo dice todo: el Planificador de Productividad está diseñado para aumentar tus niveles de productividad y ayudarte a convertirte en una persona mejor organizada.

Se basa en tres estrategias que las personas exitosas implementan en sus rutinas diarias:

Planificación anticipada (diaria y semanal)

El Planificador de Productividad está diseñado para ayudarte a eliminar cualquier incertidumbre. Una vez que tengas tus objetivos definidos, debes decidir cómo los alcanzarás. Y una vez hecho esto, es hora de completar tu Planificador de Productividad.

Cada semana, debes asignarte tareas para los próximos siete días. Ese es el nivel de planificación a largo plazo. Luego, necesitas saber cuáles son tus tareas diarias.

Consejo profesional : en lugar de asignarte tareas cada mañana, hazlo la noche anterior , como parte de tu rutina nocturna. Así, te despertarás con la mente más tranquila, porque todo estará ya planeado, y podrás empezar el día más relajado.

La tarea más importante del día

Uno de los mayores ladrones de productividad es no saber qué hacer ni cuándo hacerlo. ¿Tienes 10 tareas aparentemente igual de importantes en tu lista de tareas? ¿No sabes por dónde empezar?

Aprender cómo se llama priorización . Nadie nace con esta habilidad; hay que aprenderla.

Es por esto que The Productivity Planner es tan efectivo: está diseñado para obligarte a elegir tu tarea más importante del día (MIT).

La MIT es la tarea que te acerca a tus objetivos, o la tarea con la fecha límite más cercana y de gran importancia. Si no sabes cómo priorizar, intenta plantearte estas cinco preguntas .

Después de configurar tu MIT, todo lo demás es fácil: las tareas restantes son secundarias y adicionales. Una vez definido todo esto, es hora de aplicar técnicas de gestión del tiempo.

La técnica del enfoque temporal

¿Cansado de la multitarea? ¿Largas sesiones de trabajo? No te preocupes, el Planificador de Productividad te ayuda. La Técnica de Enfoque Temporal es un principio simple diseñado para ayudarte a eliminar distracciones, ahorrar energía, mantener la concentración y dejar de hacer varias cosas a la vez. ¿Cómo?

Una vez que tengas tus tareas definidas y estructuradas, es hora de actuar. Pero con el Planificador de Productividad, esto ya no significa pasar 5 horas sentado en la silla de la computadora con la mitad del cerebro gritando "¡Quiero salir!".

La técnica de Enfoque Temporal te enseña a trabajar en sesiones cortas para conservar tu energía y concentración. Funciona así:

• 30 minutos de trabajo, 5 minutos de descanso x 4;
• Una vez que hayas completado estas 4 sesiones, tomarás un descanso más largo de media hora.

Genial ¿verdad?

Cada vez que completes una sesión de 30+5 minutos, coloreas un círculo en tu Planificador de Productividad. Cuando los cuatro círculos estén coloreados, podrás disfrutar de un descanso más largo.

Reflexión

Al final de cada semana y día, el Planificador de Productividad te invita a reflexionar sobre tu experiencia. ¿Qué lograste? ¿Estás satisfecho? ¿Qué podrías mejorar?

Reflexionar sobre las cosas es importante porque te da una perspectiva más amplia de tu progreso y te ayuda a consolidar tus pensamientos y emociones. Lee más sobre esto en nuestro artículo del blog sobre el diario reflexivo.

3. Sobreestimar el tiempo necesario: falacias en la planificación del horario

Uno de los mayores errores de productividad que puedes cometer es crear una agenda repleta que solo funciona en el vacío.

¿Qué queremos decir con esto?

Atascos de tráfico, nuestros hijos vomitando de repente, no queda ninguna camisa limpia en el armario, olvidarse de programar una reunión importante y otros errores de planificación.

La falacia de planificación se refiere a nuestra tendencia a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea, porque no tenemos en cuenta algunos eventos impredecibles que siempre parecen ocurrir. Y ocurren, y por alguna razón, nunca los planificamos, a pesar de experiencias similares previas .

Si te preguntas cómo planificar tu día, debes saber que tener en cuenta lo que sabes que ocurrirá es solo una parte del proceso. También necesitas planificar para "lo desconocido": todas las pequeñas cosas impredecibles que podrían ocurrir.

¿Cómo lo haces? Añadiendo 10 minutos, media hora, algunas horas o incluso días, según las tareas que tengas que realizar.

¿Cómo sabes cuánto es necesario? Experiencia y reflexión .

4. Esté en sintonía con su naturaleza

“Elige un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ni un solo día de tu vida”

Confucio

Este sabio pensamiento de Confucio puede tener un significado más amplio, ya que es aplicable a mucho más que sólo tu profesión.

Regresa al consejo número 1: desarrollar hábitos y rutinas productivas. Es importante que estos hábitos sean acordes con tu naturaleza.

Si despertarte a las 5 de la mañana no te funciona, no lo hagas solo porque lo hacen algunas personas exitosas y conocidas . Si vas a estar somnoliento y de mal humor durante las próximas dos horas, no vale la pena.

Así que, en lugar de empezar tu rutina matutina con ejercicio a las 5:30, puedes, por ejemplo, reprogramar tu rutina para hacer ejercicio después del trabajo y darte el lujo de dormir más. Si no te gusta planchar la ropa, deja de comprar camisas de algodón. Si no te gusta leer, pero aun así quieres leer o leer noticias, escucha audiolibros y podcasts.

Además, si tienes una idea sobre cómo adaptar el Planificador de Productividad a tus necesidades o crees que diferentes intervalos de tiempo se adaptan mejor a tu Técnica de Concentración, pruébalo y descubre qué se adapta mejor a tu personalidad. Descubre cómo usar el Planificador de Productividad para gestionar tus días de forma más eficaz .

5. La consistencia supera a la perfección

Ser perfeccionista a veces suena positivo, ¿verdad? Tienes ojo para los detalles y estás dispuesto a esforzarte al máximo para obtener el mejor resultado posible. Pero también te estresas por nimiedades, no puedes cumplir con los plazos porque nunca estás satisfecho con el producto final e incluso empiezas a procrastinar para evitar la insoportable presión de ser perfecto.

Buscar la perfección absoluta es la mejor manera de no ser productivo. Si programar para las tendencias perfeccionistas formara parte de tu plan de planificación basada en falacias, necesitarías una vida extra para abordar todos esos detalles.

Por eso debes esforzarte por ser más constante con tu horario, incluso si eso significa aceptar el trabajo “imperfecto”.

Cómo lidiar con el perfeccionismo

El primer paso es crear planes realistas . ¿Es realista para ti hacer ejercicio todos los días? Suponemos que no. ¿Pero es realista hacer ejercicio tres veces por semana? ¡Probablemente sí!

Esto también aplica a otros ejemplos: si quieres ver menos televisión, ¿es realista decir "No volveré a ver la televisión nunca más" o "Veré la televisión X horas a la semana"? Suponemos esto último.

Además, haz balances de la realidad con regularidad . Si luchas contra el perfeccionismo, sabes que tiene sus raíces en la autocrítica y la duda constantes. Combate estas dudas preguntándote:

• ¿Es real lo que pienso?
• ¿Estoy sacando conclusiones negativas precipitadas?
• ¿Es realmente tan mala la situación o estoy exagerando?
• ¿Cuál es el peor escenario posible? ¿De verdad da tanto miedo?
• ¿Recordaré esto dentro de cinco años como un acontecimiento terrible que arruinó mi vida y mi carrera?

Estas preguntas deberían ayudarle a establecer una visión bastante objetiva de la situación que está afrontando.

Otra cosa que puedes hacer es reducir tus riesgos. Esta es probablemente la más difícil: si pudieras hacerlo, ya lo harías, ¿verdad? Entonces, ¿cómo reduces tus riesgos? Redefiniendo con precisión los resultados de tus acciones (de una manera imperfecta).

Resumen breve

Te dimos estos cinco consejos para responder a la pregunta: ¿ cómo planificar tu día y cumplirlo ? Admitámoslo : no es fácil, no es sencillo, y requiere un cambio de mentalidad.

Pero, ya que estamos aquí, no olvidemos que la planificación a largo plazo es tan importante como la planificación diaria. La forma en que te organizas semanal, trimestral o anualmente afecta directamente tu organización diaria.

Profundicemos en la planificación de su semana, la planificación de su año y la elaboración de planes trimestrales.

Cómo planificar tu semana

A medida que avanzamos hacia unidades de tiempo más grandes, todo lo que dijimos sobre la gestión diaria y la productividad se aplica también a tu agenda semanal: rutinas, objetivos, gestión de tareas, The Productivity Planner, programación para falacias de planificación, estar en sintonía con tu naturaleza y abandonar el perfeccionismo.

Pensar en plazos más amplios que los planes diarios trae consigo algunas novedades. Analicémoslas.

1. Crea una lista maestra de tareas pendientes

Este te será útil para ampliar tu organización a planes trimestrales y anuales. Simplemente toma una hoja de cálculo grande o una hoja en blanco y anota todo lo que quieres lograr.

He aquí un breve ejemplo:

• Aprobar 3 exámenes más;
• Obtener una licencia de conducir;
• Obtenga nuevos muebles de oficina;
• Amplíe su equipo con dos personas más;
• Solicitar dos proyectos más;
• Correr una media maratón en octubre;
• Complete el Diario de Cinco Minutos todos los días;

Esta lista puede ser interminable, dependiendo de tus ambiciones para el próximo período. Una vez lista, debes definir plazos para cada elemento de la lista. Luego, debes definir cómo lograrás cada uno de ellos: definir todos los pasos que debes seguir.

Ya explicamos cómo usar el Planificador de Productividad para optimizar tu organización diaria. Sin embargo, también requiere que planifiques tus semanas. Si ya tienes definidos tus objetivos y tareas, la planificación semanal será pan comido.

Recuerda reflexionar sobre tu progreso al final de cada semana.

2. Planifique con anticipación

No esperes al lunes para empezar a planificar tu semana. Tenlo listo el viernes o durante el fin de semana. Los lunes son mucho mejores cuando ya sabes lo que te espera.

3. Enumere sus MIT

¿Recuerdas que dijimos que con la planificación diaria debes elegir una MIT para el día? Pues bien, en lugar de decidirlo todos los días, aprovecha los viernes (o domingos) para enumerar todas las MIT de la próxima semana y asígnalas según su urgencia e importancia.

4. Divide tu semana en función de tus prioridades personales

Además de priorizar las tareas más urgentes, existen otros niveles de planificación aplicables a la planificación de tu semana.

Por ejemplo, el CEO de Twitter, Jack Dorsey, utiliza la planificación temática para sus agendas semanales:

• Lunes: reuniones y trabajos de tipo gerencial;
• Martes: desarrollo del producto;
• Miércoles: planificación del crecimiento, comunicaciones y marketing, etc.

Tú también puedes hacer esto. Aquí tienes un ejemplo:

• Lunes: estudiar para los exámenes;
• Martes: trabajo de oficina;
• Miércoles: postulación a proyectos, etc.

5. Gestiona tu energía

Cada viernes le asignarás muchas tareas a tu yo de la semana siguiente. Sin embargo, debes ser cuidadoso y pensar con anticipación:

• ¿Esta tarea consume mucha energía (D)?
• ¿Es neutral respecto a tus niveles de energía (N)?
• ¿Te está dando energía (E)?

Por ejemplo, llevar la contabilidad mensual es agotador, al igual que tener tres reuniones seguidas con tus socios. Por otro lado, una simple reunión de personal en la oficina puede considerarse neutral, mientras que hacer ejercicio o comprar muebles nuevos para la oficina puede considerarse energizante.

Al planificar tu semana, intenta no concentrar todas las tareas agotadoras en un solo día. Asegúrate de encontrar un equilibrio saludable.

6. Manténgase flexible

Ser rígido con tu horario puede ser contraproducente. Planificar es genial, porque te permite evitar la desagradable incertidumbre de no saber qué hacer a continuación. Pero ser inflexible al posponer las tareas de hoy para mañana porque algo asignado para mañana debe hacerse hoy, simplemente no es lo correcto.

La flexibilidad es la raíz de nuestra creatividad, por lo tanto, ¡puede ser muy buena para mejorar nuestras habilidades de comunicación, resolución de problemas e innovación!

Resumen breve

Ahora que ya sabes cómo planificar tu semana para lograr la máxima productividad, es momento de pasar a bloques de organización más complicados: planificación trimestral y anual.

Cómo planificar tu año

Planificar tu año es quizás la parte más difícil del proceso. Necesitas definir tus objetivos y tareas, dividirlos en pasos, definir plazos, planificar con mucha antelación, planificar tu vida privada y profesional, etc. Los consejos que te dimos para la planificación semanal, como crear una lista maestra de tareas o ser flexible, también son aplicables aquí (El Planificador de Productividad no es tan útil en este nivel, ya que no contempla los planes anuales, pero puedes usar el Diario del Mejor Año para planificar tu mejor año).

Aquí le presentamos algunos consejos sobre cómo hacer esto con la misma eficacia con la que planifica su semana y su día.

1. Define tus objetivos utilizando la Matriz SMART

¿Sabes cómo dijimos que debes hacer una lista maestra de tareas pendientes, establecer esos objetivos y luego dividirlos en tareas y pasos?

¡Bueno, no hay forma más fácil e inteligente de hacerlo que utilizando la matriz SMART !

Las listas de tareas son excelentes primeros pasos , pero solo quedan en deseos escritos si no las conviertes en metas alcanzables. Por lo tanto, si quieres que tu planificación semanal y diaria tenga sentido, primero debes definir tus objetivos anuales utilizando la matriz SMART.

SMART significa:

S —Específico;

M —Medible;

A —Alcanzable;

R —Relevante;

T —Limitado en el tiempo.

Esto significa que crear una rutina para "correr una media maratón" no es suficiente. ¿Cómo vas a lograrlo? ¿Cómo vas a medir tu progreso? ¿Es realista prepararte para la media maratón dentro del tiempo establecido?

2. Crea un tema anual

Cuando finalmente decidas sentarte y planificar tu año, pregúntate:

• ¿Dónde estás en la vida actualmente?
• ¿Qué palabras describen mejor su posición actual?
• ¿Qué palabras describen mejor cómo quieres que sea tu próximo año?

¿Creativo? ¿Consciente? ¿Aventurero? ¿Todo esto y más?

Luego piensa en el plan de acción: ¿cómo vas a ser más consciente/aventurero/creativo?

El tema anual no tiene por qué estar centrado en el trabajo. Puedes planificar más viajes por carretera, senderismo, meditaciones y clases de yoga. Pero también talleres profesionales, seminarios, exposiciones y presentaciones.

3. Dale vida a tu vida con una lista de cosas por hacer

Es genial tener tus planes profesionales y ambiciosos alineados... ¿pero qué hay de las cosas divertidas? ¡Definitivamente deberías planificarlas también!

Cualquier cosa que te haría realmente feliz si la hicieras este año debería estar en la lista de deseos:

• Organizando una fiesta de Navidad;
• Paracaidismo;
• Moto acuática;
• Viajando a Atenas;
• Maestro en la cocina de platos veganos, etc.

Puedes hacer tu lista de deseos aún más específica al elegirla según la temporada: viajar a Atenas en verano, cocinar platos veganos en otoño, andar en moto acuática en primavera, etc.

4. Reflexiona sobre tu año anterior

Para planificar bien el año que viene, piensa en el año anterior. ¿Tenías planes y metas para el año pasado? ¿Las lograste? Si es así, ¿qué te impulsó al éxito? Si no, ¿cuál fue el factor que te impidió alcanzarlas?

Intenta averiguar qué se te escapó de las manos: por ejemplo, la crisis del coronavirus saboteó los planes de muchos para 2020, pero no pudimos hacer nada al respecto. Estaba fuera de nuestro control. Por otro lado, no viajar a Atenas porque no aprobaste todos tus exámenes para el verano es totalmente tu culpa.

Si quieres hacer mejoras organizativas para el año que viene, necesitas reflexionar sobre el año anterior y concluir: ¿qué se podría hacer mejor este año?

Envolviéndolo

Planificar y organizar tu tiempo de manera productiva no es una tarea fácil.

Planificar con anticipación, tener una perspectiva de futuro, establecer objetivos y planes de acción, ponerlo todo en un formato integral... puede ser abrumador.

Aprender a planificar tu día, tu semana y tu año puede cambiar tu perspectiva del mundo. Despertarse sabiendo adónde vas, por qué te levantaste y lo lejos que estás de alcanzar tus metas hace que nuestra vida sea más plena.