10 astuces pour booster votre productivité

Bienvenue au club !

De nos jours, il peut être extrêmement difficile de mener à bien des projets, compte tenu de toutes les distractions qui nous entourent.

Voilà le scénario : vous êtes assis à votre bureau, prêt à vous mettre au travail. Vous avez annulé tous vos projets car la date limite est dans deux jours. Au moment où vous commencez à taper, une minuscule notification apparaît dans le coin inférieur droit de votre écran : votre meilleur ami vous a envoyé un message sur Facebook. Vous ne voyez pas le message en entier, mais il se termine par quelque chose comme : 😂😂😂. Vous savez que c’est hilarant et vous avez envie de l’ouvrir…

…30 minutes plus tard, vous en êtes à la quatrième vidéo aléatoire et ridicule de shiba inu têtus en promenade (essayez de ne pas cliquer sur le lien).

Vous regardez votre montre et commencez à transpirer. « Comment vais-je bien pouvoir sortir de ce vortex ?! »

On est là pour toi.

10 conseils de productivité qui changeront votre vie

À un moment ou un autre de votre quête d'une meilleure organisation, vous avez probablement déjà mis en pratique au moins un des conseils suivants. Et pourtant, vous voilà encore à la recherche d'autres astuces.

Mais avez-vous déjà essayé de mettre en pratique tous ces conseils ?

Commençons.

1. Stockez vos informations ailleurs — votre cerveau n’est pas aussi fiable que vous le pensez.

Combien de fois cela vous est-il arrivé ? Vous êtes au supermarché, un panier vide à la main. Vous fixez le rayon des produits laitiers pendant quelques secondes, puis vous tournez la tête vers celui des légumes. Et là, vous vous demandez : « Mais qu’est-ce que je fais là ? »

Vous cherchez votre liste de courses dans votre poche, mais rien. Vous l'avez oubliée à la maison. Vous vous souvenez des produits de base dont vous avez besoin régulièrement : pain, yaourt, biscuits, mais il y avait une foule d'autres choses. Vous en retenez à peine deux ou trois, car elles entrent dans la composition de votre plat préféré. Voilà. Vous rentrez chez vous les mains presque vides. Votre mémoire vous a encore fait défaut.

Maintenant, avant de vous diagnostiquer un TDAH, sachez que c'est parfaitement normal .

Nous nous fions à notre mémoire pour des choses essentielles, comme tirer des leçons du passé ou partager des anecdotes avec nos amis. La mémoire est indispensable à la construction de notre identité. C'est pourquoi nous la considérons comme fiable.

Mais c'est faux. Notre mémoire n'est pas aussi fiable qu'on le souhaiterait . Inconsciemment, nous modifions les faits, ajoutons de faux détails ou éliminons tout simplement les informations qui ne correspondent à aucun contexte de notre système mental.

De nombreuses recherches, études après études, ont prouvé que notre mémoire n'est pas fiable en raison de sa sensibilité aux facteurs internes et externes (voir ici , ici ou ici ).

Maintenant que la science a confirmé ce que nous savions déjà plus ou moins par expérience, à savoir que nos disques durs internes ne sont pas le système de stockage d'informations le plus fiable, il est temps d'envisager un nouveau système.

Quelles sont les caractéristiques les plus importantes de votre « mémoire externe » ?

  • Il doit être facilement accessible
  • Il faut beaucoup d'espace.
  • Vous devez être capable d'étiqueter et d'organiser les informations à l'intérieur
  • C'est un plus s'il offre des options de secours, au cas où il prendrait feu subitement.

Vous pouvez utiliser un cahier, pas de problème. Mais l'aurez-vous toujours sur vous ? Y a-t-il un risque qu'il prenne feu ? Êtes-vous prêt à accumuler les cahiers chez vous, car si vous travaillez dur, vous en aurez rempli une dizaine avant de vous rendre compte que vous avez oublié votre cahier à… ?

Heureusement, il existe d'innombrables outils en ligne que les personnes organisées utilisent comme de précieux alliés. Tous disposent de sauvegardes, sont accessibles depuis votre téléphone ou tout autre appareil connecté à Internet, et simplifient considérablement l'étiquetage et l'organisation de vos données. Même en cas de panne de votre ordinateur, vous conserverez l'accès à vos données. Pratique, non ?

Voici quelques-uns de ces outils que vous pouvez consulter :

Faites vos recherches et découvrez quel type d'outil répond le mieux à vos besoins.

Passons à autre chose.

2. Utilisez un outil de planification de la productivité et apprenez à prioriser.

Planificateur de productivité

Pour planifier à long terme et éviter de tomber dans le cercle vicieux de la procrastination, un bon outil de planification de la productivité est indispensable.

Parmi tous ces conseils de productivité qui peuvent changer votre vie, le planificateur de productivité est peut-être notre préféré ! Alors, comment commencer à utiliser un planificateur de productivité ?

Une option consiste à prendre un carnet vierge ou un document Word et à le concevoir soi-même. L'autre est d'utiliser un agenda préétabli.

Quelle que soit l'option choisie, voici les caractéristiques les plus importantes d'un bon outil de planification de la productivité :

  • Il est attrayant d'utiliser
  • Cela vous aide à prioriser vos tâches
  • Il est compatible avec la technique Focus Time
  • Il vous aide à définir des plans à long terme (annuels, mensuels) et des plans à court terme (hebdomadaires, quotidiens).
  • Il voyage avec vous

Choisir de créer son propre agenda, c'est une excellente idée, mais aussi risquée. S'il n'est pas conçu de manière à vous inciter à le consulter régulièrement, vous risquez de le négliger et de retomber dans un cercle vicieux d'auto-sabotage, en ne parvenant pas à accomplir vos tâches à temps et à réaliser vos rêves.

C’est pourquoi nous recommandons l’utilisation d’un agenda guidé. L’Agenda de productivité est conçu avec soin pour vous permettre de concentrer votre énergie mentale sur les tâches les plus importantes.

Voici comment procéder : commencez par lister vos objectifs. Ensuite, décomposez-les en étapes et sous-objectifs. Une fois cette étape franchie, apprenez à distinguer les tâches importantes des tâches secondaires (plus d’informations ici ). Enfin, définissez vos tâches hebdomadaires et quotidiennes, hiérarchisez-les et accomplissez-les grâce à la technique du Temps de Concentration.

Autre point important : le planificateur de productivité possède un design magnifique et élégant, et il peut se glisser dans n’importe quel sac ou même dans une grande poche !

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3. Pendant le confinement : délaissez les réseaux sociaux

Nous avons déjà illustré ce qui peut arriver lorsqu'une petite notification Facebook s'affiche en plein milieu d'une tentative de concentration. Tout commence par un défilement rapide et irrésistible, un message ou une vidéo de chat pour se détendre. On se promet que ça ne prendra que trois minutes, mais la réalité, ou plutôt le temps qui passe, est toujours implacable. Et voilà ! On se retrouve à regarder les photos de vacances de sa tante datant de 2012, à parcourir une page de mèmes au hasard, à participer à un débat politique ou à faire un quiz du type « Quelle chanson de Taylor Swift vous décrit le mieux ? ».

Et ça ne s'arrête pas à Facebook, n'est-ce pas ? Instagram, Twitter, Snapchat, Tumblr, Pinterest, YouTube, TikTok, Netflix… la liste est longue.

Heureusement, vous n'êtes pas seul dans ce cas, et il existe une solution.

Vous n'avez pas besoin de fermer vos comptes sur les réseaux sociaux ni de travailler hors ligne. Il vous suffit de télécharger une extension de navigateur qui vous permet de bloquer les sites web dont vous souhaitez vous interdire l'accès.

Voici quelques-uns de nos préférés :

Ces applications ne sont pas toutes identiques. Par exemple, Brain.fm vous aide à maintenir votre concentration grâce à une bande son de 2 heures dont l'efficacité est scientifiquement prouvée , selon ses développeurs. RescueTime est une application multifonctionnelle qui bloque également les sites web indésirables et enregistre votre activité en ligne. Après un certain temps, elle génère un rapport sur vos activités internet, vous permettant ainsi de prendre conscience du temps passé sur les réseaux sociaux, les achats en ligne, la lecture d'articles de blog sur la productivité, etc.

Pour gagner en productivité, il est essentiel de mettre un terme à la procrastination sur les réseaux sociaux. Si vous souhaitez instaurer des pauses régulières, Mimi Ikonn, partenaire chez Intelligent Change, vous explique comment prendre cette habitude .

4. Les tâches similaires sont regroupées dans le même lot.

Lorsque vous essayez d'organiser votre journée en définissant plusieurs tâches, veillez à ne pas les écrire de la manière suivante :

  • 8h00 : Allez à la poste
  • 8h45 : Rédiger un article sur la productivité
  • 11h15 : Coiffeur
  • 12h00 : Passer l'aspirateur dans le salon
  • 14h00 : Désencombrez votre boîte mail.

    Qu'est-ce qui ne va pas avec cette liste ?

    À première vue, il s'agit simplement d'une liste de tâches à accomplir dans un délai imparti. Mais en y regardant de plus près, on remarque que ces activités pourraient former des groupes logiques : tâches informatiques, activités extérieures et une tâche ménagère.

    Pour améliorer votre productivité, essayez d'organiser vos tâches par thème :

    • Désencombrement de la boîte mail
    • édition de texte
    • Envoi de propositions d'emploi

    Une fois que vous aurez terminé la série d'activités informatiques, vous pourrez passer à la série d'activités en extérieur :

    • Consulter un dentiste
    • Aller à la poste
    • Aller chez le coiffeur

    Ensuite, en rentrant à la maison, les tâches ménagères sont toujours là, et vous pouvez vous concentrer sur elles :

    • Passer l'aspirateur dans le salon
    • Faites la vaisselle

    Et ainsi de suite.

    Si vous passez d'une tâche à l'autre sans transition, vous perdrez un temps précieux à changer d'activité, sans compter qu'il vous faudra vous adapter à chaque changement. Si vous passez l'aspirateur et que vous vous mettez à écrire un article, vous ne pourrez probablement pas vous y plonger immédiatement. Alors, optimisez votre temps et votre énergie, et organisez vos tâches de façon logique !

    5. Automatiser les tâches répétitives

    Encore une fois : ce n'est plus comme avant !

    Payer ses factures ne devrait plus être une aventure qui implique d'aller à la poste ou à la banque, de faire la queue pendant une durée indéterminée, de faire défiler son compte Instagram et de s'arrêter à la boutique de glaces en rentrant à la maison.

    Optez plutôt pour les paiements automatiques en ligne.

    Cela peut également fonctionner pour de nombreuses autres tâches :

    Nous ignorons votre profession, mais voici quelques exemples de tâches que nous pouvons automatiser : alarmes, newsletters, factures, etc. La technologie est là pour vous.

    6. Déléguez certaines de vos tâches à d'autres personnes.

    10 conseils de productivité qui changeront votre vie

    Si vous êtes du genre à tout contrôler, vous vous sentirez probablement personnellement concerné par cette astuce de productivité : vous n’êtes pas obligé de tout faire vous-même.

    Au travail, il est tout à fait normal de ne pas pouvoir gérer et mener à bien tous les projets auxquels vous participez seul. Partager les responsabilités avec d'autres peut s'avérer extrêmement bénéfique, tant pour votre bien-être mental que pour votre entreprise.

    Déléguer vous permet d'améliorer votre efficacité , mais cela peut aussi être crucial pour la personne chargée de la tâche déléguée : cela l'aide à apprendre et à se développer professionnellement.

    Cependant, beaucoup perçoivent la délégation comme une perte de contrôle, alors qu'en réalité, il est essentiel de rester responsable pour que les choses aboutissent. En cas de problème, vous demeurez responsable, alors rassurez-vous : vous gardez le contrôle, même si celui-ci est plus raisonnable.

    Si vous êtes indépendant et que la charge de travail devient trop importante, vous pouvez toujours envisager de faire appel à un assistant, virtuel ou physique. En revanche, si vous travaillez dans une entreprise avec de nombreux employés, n'hésitez pas à demander de l'aide à un collègue en cas de difficulté.

    Déléguer des tâches est une excellente solution pour les obligations non professionnelles : si vous n'avez pas assez de temps pour un grand ménage de saison, il n'y a rien de mal à faire appel à une entreprise de nettoyage ou simplement à demander à un membre de votre foyer de s'en charger si vous manquez de temps.

    Ainsi, vous pourrez vous décharger de certaines tâches subalternes et vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour vous.

    7. Il faut mettre fin au multitâchage.

    Le multitâchage est l'une des plus grandes illusions des personnes occupées.

    Pourquoi ne pas accepter tous les projets en même temps ? Comment annoncer à votre client qu’il devra patienter plus de quelques semaines ? Comment refuser une proposition de travail ?

    Ce genre d'attitude « oui à tout » peut rendre nos journées extrêmement chargées et frustrantes. On essaie d'optimiser chaque seconde, notre emploi du temps est parfaitement organisé, on sait qu'on peut tout boucler dans les temps. Mais combien de temps cela dure-t-il ? Deux jours, trois jours, deux semaines ? Combien de temps avant de se sentir submergé et épuisé, trop fatigué et tiraillé entre plusieurs projets menés de front ? Combien de temps avant de commencer à faire des erreurs ou à rendre un travail de qualité médiocre ?

    Il est temps d'ouvrir les yeux : le multitâchage est une illusion. Au final, il vous coûtera plus cher qu'il ne vous fera gagner de temps. Des études en neurosciences ont démontré que seulement 2,5 % des personnes sont réellement capables de faire plusieurs choses à la fois . Le reste d'entre nous sommes naturellement doués pour une seule tâche à la fois. Des études scientifiques ont identifié de nombreuses raisons expliquant pourquoi le multitâchage ne fonctionne pas pour nous, et voici deux points principaux :

      Lorsque vous partagez votre attention entre deux tâches, chacune ne reçoit pas, naturellement, la même « quantité » d'attention. Il existe une raison scientifique à l' interdiction d'envoyer des SMS au volant . L'être humain est incapable de traiter l'information en parallèle, surtout lorsque celle-ci provient de sources sensorielles différentes (linguistiques et spatiales, par exemple).
    • Plus on fait plusieurs choses à la fois, moins on est productif. Pourquoi ? Parce qu'on perd sa concentration, et des études ont montré que les personnes qui font plusieurs choses à la fois perdent leur capacité d'apprentissage. Elles sont tout simplement surchargées.

    Pour surmonter une baisse de productivité, concentrez-vous sur une chose à la fois. Si vous êtes du genre perfectionniste, cela peut vous inquiéter. Apprenez à vous concentrer sur une tâche à la fois et souvenez-vous du conseil numéro 6, surtout si c'est votre cas.

    Arrêter de faire plusieurs choses à la fois est probablement l'un des meilleurs conseils de productivité qui puisse changer votre vie !

    8. Faites des pauses

    Ce n'est pas vraiment une astuce… c'est la chose la plus normale au monde à faire lorsqu'on travaille, et pourtant, on oublie encore de le faire.

    Mais combien de fois vous arrive-t-il de tout laisser pour la dernière minute ? Ou d'accepter trop de tâches dans des délais très courts ? Dans les deux cas, vous risquez de vous retrouver rivé à votre écran d'ordinateur pendant cinq ou six heures d'affilée. C'est mauvais. C'est même très mauvais.

    Pourquoi?

    Des études ont montré que les personnes surmenées souffrent souvent de stress chronique et de ses conséquences fréquentes, comme l'épuisement professionnel. Elles compromettent ainsi non seulement leur santé physique et mentale, mais aussi la qualité de leur travail.

    Si vous avez du mal à organiser et à intégrer des pauses régulières dans votre emploi du temps, revenez au conseil numéro deux : procurez-vous un bon agenda de productivité.

    L'outil de planification de la productivité que nous avons mentionné résout ce problème en vous aidant à mettre en œuvre la technique du « temps de concentration ». Cette technique consiste à diviser votre tâche la plus importante en segments de 30 minutes sans interruption, entrecoupés de pauses de 5 minutes. Ensuite, après avoir effectué 4 ou 5 de ces sessions intensives, accordez-vous une pause plus longue de 20 à 30 minutes.

    Comment les pauses peuvent-elles vous rendre plus productif ?

    Faire de courtes pauses permet de se vider l'esprit et de gagner en concentration et en énergie. Si vous travaillez sur une tâche complexe, une courte pause peut vous aider à consolider vos idées et à aborder la tâche sous un angle nouveau. Ces pauses peuvent également stimuler votre créativité et votre inspiration, et vous aider à adopter de bonnes habitudes : au lieu d'engloutir un sandwich en tapant sur votre clavier, vous pouvez faire une courte pause déjeuner, manger une soupe et une salade, changer d'air en sortant prendre l'air, ou même faire quelques étirements.

    Avertissement important : consulter Facebook ou Instagram ne constitue pas une pause. En faisant cela, vous ne reposez pas vraiment votre esprit. Passer d’un écran à l’autre n’est pas considéré comme une pause, alors assurez-vous de faire quelque chose de plus constructif : prenez un café seul ou avec un collègue, ayez une conversation enrichissante, allez déjeuner ou faites simplement une promenade. Si possible, faites quelques étirements ou du yoga ; votre corps vous en remerciera.

    9. Expérimentez avec la musique — Trouvez vos rythmes productifs

    Existe-t-il quelque chose de plus profond dans la culture humaine que la musique ? Les sons et les rythmes peuvent nous réveiller, nous endormir, changer notre humeur, nous motiver à en faire plus.

    Une étude de 2009 portant sur le lien entre le tempo musical et la productivité a révélé que nos performances s'améliorent lorsque nous écoutons des chansons à un tempo d'environ 121 bpm ou plus. Si vous vous demandez quelles chansons célèbres ont ce tempo, en voici quelques exemples :

    • Black Eyed Peas—Mes bosses
    • Whitney Houston — Je veux danser avec quelqu'un
    • Diana Ross – Je survivrai
    • Eminem – Just Lose It
    • Stromae—Alors sur Danse

    Si vous connaissez l'une de ces chansons, vous savez probablement qu'elles sont entraînantes et énergiques, ce qui est la principale caractéristique qu'une chanson de productivité devrait posséder.

    Si les chansons célèbres aux rythmes et paroles entraînants peuvent vous donner plus d'énergie, elles peuvent aussi poser problème si vous travaillez sur des tâches intellectuelles ou de communication.

    La première étude a été menée auprès de cyclistes ; il est donc logique que la musique entraînante aux paroles familières les ait motivés à être plus productifs. Cependant, une étude de 2011 a montré que les chansons avec paroles peuvent perturber le traitement de l’information verbale.

    Autrement dit, rédiger des articles, des rapports de projet ou une longue liste d'e-mails ne se marie pas vraiment avec la chanson « Je… je survivrai… ! » en fond sonore. En revanche, une musique instrumentale entraînante et joyeuse, sans paroles, est idéale !

    Voici quelques recommandations :

    Enfin, la musique que vous choisissez n'a pas besoin de respecter le critère des 120 bpm. L'essentiel, c'est que votre playlist de productivité vous plaise. Vous devez vous sentir inspiré et motivé en l'écoutant ; alors, faites des recherches, amusez-vous à explorer différents styles musicaux et artistes, et découvrez les rythmes qui vous stimulent.

    10. Quand vous avez fini, vous avez fini.

    Une fois que vous avez quitté le bureau, ou votre bureau si vous travaillez à domicile, assurez-vous de ne ramener chez vous que vous-même.

    Jongler avec les questions et les dilemmes liés au travail alors qu'on est censé se détendre et être présent à la maison avec ses proches peut être tellement déprimant.

    Pourquoi?

    Car se concentrer sur le travail en dehors des heures de travail peut entraîner une augmentation du stress et ses conséquences dangereuses, telles que l'épuisement professionnel, la dépression, l'anxiété, les maladies coronariennes, etc.

    De plus, en agissant ainsi, vous nuisez également à vos relations avec vos proches — votre partenaire, vos enfants, vos parents ou vos colocataires — avec qui que vous viviez actuellement.

    Outre la décision consciente de déconnecter du travail une fois votre ordinateur portable éteint ou après avoir quitté le bureau, vous pouvez faire autre chose : bloquer toutes les notifications liées au travail pour le reste de la journée.

    Il existe plusieurs outils pour y parvenir : désactiver les notifications sur votre téléphone, vous déconnecter de vos applications professionnelles, utiliser le mode « Ne pas déranger » ou limiter le temps d’écran et l’accès à certaines applications grâce au contrôle parental. Nous recommandons également Daywise . En quelques clics, vous pouvez programmer toutes les notifications pour ne les recevoir que pendant vos heures de travail.

    Vous pouvez facilement suivre cette étape en cliquant simplement sur le bouton « Ne pas déranger » ou en vous déconnectant de Gmail, Slack ou d’autres plateformes de gestion d’équipe.

    Bien sûr, avant de faire cela, assurez-vous de prévenir vos clients que vous ne consulterez plus votre boîte de réception ni vos autres notifications après certaines heures, au cas où ils seraient habitués à ce que vous leur répondiez dès réception de leur message.

    Déconnecter complètement une fois le travail terminé vous permettra de retrouver énergie et concentration, en assimilant les expériences et impressions de la journée. Ainsi, même si tout ne s'est pas déroulé au mieux, vous aurez toutes les chances de réussir brillamment le lendemain !

    Un enseignement productif

    10 conseils de productivité qui changeront votre vie

    Vous êtes arrivé(e) au bout de la liste ? Bravo ! Que pensez-vous de ces astuces de productivité révolutionnaires ? Croyez-vous pouvoir les mettre en pratique ?

    Nous vous suggérons d'y aller doucement : un hack à la fois !

    En résumé : automatisez ce qui peut l’être, déléguez ce qui peut l’être et cessez de tout mémoriser. N’oubliez pas l’époque dans laquelle nous vivons. Il existe des outils pour tout cela.

    Arrêtez de faire plusieurs choses à la fois, car votre cerveau se fatigue à force de changer constamment d'activité et de se précipiter ; une musique agréable et inspirante pourrait lui être utile pour stimuler sa productivité.

    Organisez vos tâches de façon logique et regroupez celles qui se ressemblent. N'oubliez pas de faire des pauses régulières, mais souvenez-vous : Facebook, Netflix et Instagram ne sont pas relaxants ! Une fois votre travail terminé, c'est terminé ! Faites quelque chose qui vous rend heureux et consacrez votre temps et votre énergie à quelqu'un qui vous est cher – et il n'y a rien de mal à ce que cette personne, ce soit vous-même.

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