Gagnez en productivité grâce à la planification par blocs de temps
Réveillez-vous. Buvez de l'eau, promenez le chien, faites de l'exercice, prenez une douche, préparez le petit-déjeuner, remplissez votre journal de cinq minutes , allez au bureau, répondez aux courriels, rédigez un rapport, postulez à de nouveaux projets, réfléchissez à de nouvelles idées, faites vos courses en rentrant… Devrions-nous continuer ?
Dans le monde entier, toute personne active est confrontée au même défi : l’organisation . Jongler entre ses propres besoins, son travail, ses amis et sa famille peut parfois être épuisant. La tâche se complique encore davantage lorsqu’on est à son compte : le nombre de responsabilités double.
Avec autant de détails à gérer au quotidien, comment arrivez-vous à tout accomplir ?
Vous arrive-t-il de constamment réécrire une partie de votre liste de choses à faire, jusqu'à ce qu'elle devienne si longue qu'elle occupe trois pages de votre agenda ? Ou bien réduisez-vous vos moments de détente, votre temps de sommeil et votre temps de repos autant que votre corps vous le permet ?
Nous espérons que vous conviendrez qu'aucune de ces deux solutions n'est satisfaisante.
Et si nous vous disions qu'il existe une autre solution ?
Qu'est-ce que la méthode de planification par blocs horaires ?
Accomplir des tâches + avoir du temps pour faire ce que l'on aime + bien dormir = être plus heureux .
Ça paraît trop beau pour être vrai ? Eh bien non, avec la méthode de planification par blocs horaires, c'est tout à fait réel.
Le concept de planification par blocs de temps consiste à segmenter vos journées en plages horaires dédiées à des activités spécifiques. Au lieu de consulter et de répondre à vos courriels toutes les heures ou toutes les deux heures, vous pouvez simplement créer des blocs de temps :
- 9h-9h30 — répondre aux courriels ;
- 15h-15h30 — répondre aux courriels.
Une fois que votre boîte de réception n'affiche plus aucun courriel non lu, vous pouvez passer à la tâche suivante.
Pourquoi la planification par blocs horaires est-elle bénéfique pour moi ?
Travailler par longues sessions peut facilement mener au multitâchage, à l'épuisement énergétique et à la perte de vue d'ensemble.
Lorsque notre productivité est compromise, nous avons tendance à négliger le repos, les soins personnels et les moments passés avec nos proches. Tout cela conduit au syndrome d'épuisement professionnel : un cercle vicieux où notre santé mentale et physique se détériore tandis que notre productivité chute.
Créer des plages horaires prédéfinies peut vous faire économiser une énergie considérable. Voici comment :
- Si vous consacrez une demi-heure à une activité donnée, les chances d' être distrait avant la fin de celle-ci sont faibles.
- Cela vous aide à lutter contre la procrastination .
- Cette méthode est conforme à la loi de Parkinson : le travail s'étend de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. Si une tâche dispose d'un temps précis , vous avez plus de chances de la terminer dans ce laps de temps, plutôt que de la laisser pour la dernière minute. Avec la méthode de planification par blocs de temps, fini les « je le ferai plus tard ».
- Vous pouvez programmer des pauses régulières . Ces pauses régulières peuvent accroître votre engagement , stimuler votre créativité et vous aider à gérer votre niveau d'énergie.
- Si vous consacrez un temps précis à une tâche et que vous programmez un minuteur, les chances que vous compromettiez cette tâche en faisant plusieurs choses à la fois sont très faibles.
- Les moments pour soi et les moments passés avec ses proches peuvent s'intégrer à votre emploi du temps et vous aider à inverser votre tendance à les caser en douce après les heures de travail.
- Vous trouverez plus facile de dire « non » lorsque c'est nécessaire sans vous sentir coupable, car vous saurez vraiment si vous êtes disponible ou non.
Comment être plus productif grâce à la planification par blocs de temps ?
Pour parvenir à mettre en place la planification par blocs de temps, il faut créer un entonnoir. Cela signifie partir de la catégorie générale des « objectifs » et la réduire progressivement à des plans annuels, mensuels, hebdomadaires et quotidiens.
1. Définir des objectifs clairs
Prenez une feuille de papier et notez vos objectifs. Que souhaitez-vous accomplir dans votre vie professionnelle, personnelle, votre santé, vos relations… ?
Aimeriez-vous courir un marathon l'année prochaine ? Ou augmenter vos ventes de 30 % d'ici novembre ? Souhaiteriez-vous agrandir votre équipe et embaucher deux nouvelles personnes ? Vous lancer dans trois projets créatifs supplémentaires ? Passer du temps de qualité en famille chaque semaine ?
Notez tous vos objectifs et souhaits, en veillant simplement à ce qu'ils soient spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et temporellement définis. En un mot : SMART .
Si vous avez besoin d'aide pour définir vos objectifs, consultez notre guide étape par étape sur la façon de fixer des objectifs réalisables.
2. Utilisez le planificateur de productivité
Une fois vos objectifs alignés, définis et attribués, il vous faut choisir la stratégie pour les atteindre. Pour cela, il vous faut des outils performants : le planificateur de productivité ou les feuilles de calcul de productivité.
Le planificateur de productivité et les feuilles de productivité sont tous deux des outils conçus avec soin pour vous aider à organiser vos semaines et vos journées de manière à maximiser votre productivité et à atteindre vos objectifs comme prévu.
Vous devez noter vos tâches chaque jour. Quelles sont les tâches les plus importantes pour la semaine à venir ? C’est fait ? Parfait, passons à la suite.
3. Prioriser
Le planificateur et les feuilles de productivité vous invitent également à prioriser vos tâches quotidiennes. Si votre liste de tâches est très longue, est-il possible que toutes les tâches soient d'égale importance ? Bien sûr que non. Vous devez choisir la plus pertinente, la plus urgente ou la plus importante. C'est votre tâche prioritaire : la tâche la plus importante du jour . Si vous avez du mal à prioriser, posez-vous ces cinq questions .
Toutes les autres tâches qui ne font pas partie de vos tâches prioritaires sont considérées comme des « tâches d'importance secondaire » ou des « tâches supplémentaires ». Même si vous ne les terminez pas toutes, la journée est considérée comme réussie si vous avez accompli vos tâches prioritaires.
4. Technique de concentration
Les outils de productivité d'Intelligent Change utilisent la meilleure méthode de blocage du temps : la technique du Focus Time .
Cela signifie travailler par blocs de 30 minutes, entrecoupés de courtes pauses de 5 minutes. Après chaque série de 5 séances, vous vous offrez une pause d'une demi-heure.
La technique Focus Time fonctionne comme un jeu : à la fin de chaque session, vous coloriez un petit cercle dans votre agenda ou vos feuilles de calcul , ce qui vous permet de visualiser clairement votre progression quotidienne. Vous souhaitez une représentation plus concrète du temps qui passe ? Découvrez notre sablier en verre, conçu pour vous aider à vous concentrer et à vous investir dans vos activités pendant 30 minutes.
5. Réfléchir
À la fin de chaque semaine, ainsi qu'à la fin de chaque journée, prenez quelques minutes avec votre agenda de productivité pour réfléchir à votre expérience. Avez-vous bien organisé vos tâches ? Qu'avez-vous bien fait ? Qu'auriez-vous pu améliorer ? Comment comptez-vous progresser ? Cette réflexion est essentielle car elle vous permet detirer des leçons de vos expériences passées et de vous épanouir .
À quoi ressemble la planification par blocs horaires ?
Exemple de blocage temporel
Tout ce que vous faites et que vous considérez comme une activité importante peut être planifié dans un créneau horaire.
Comme l'explique Cal Newport , expert en gestion du temps et en organisation, dans son livre, nos choix quant à notre concentration et à ce que nous choisissons d'ignorer contribuent à définir la qualité de notre vie. Selon lui, en planifiant chaque minute de nos journées de travail, nous ne pouvons pas nous tromper.
Si boire de l'eau est important pour vous, intégrez-le à votre emploi du temps et veillez à ne pas l'oublier. Il ne s'agit pas uniquement de réunions, de projets ou de courriels importants. Prenez du temps pour les choses qui comptent vraiment pour vous .
Soyez prudent lorsque vous estimez le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Vous vous tromperez peut-être du premier coup, mais vos compétences s'amélioreront avec l'expérience.
Voici un exemple de blocage temporel qui pourrait vous inspirer :
1. La routine matinale
7h00 — Réveil.
7:05 - 7:10 — Remplissez le journal de cinq minutes
7h15 - 7h20 — Temps d'hydratation
7h30 - 8h00 — Entraînement
8h10 - 8h40 — Douche, soins du visage, préparation pour la journée
8h40 - 9h00 — Heure du petit-déjeuner
9h00 - 9h30 — Trajet vers le bureau
2. Au bureau
9h30 - 9h50 — Répondre à mes courriels
9h50 - 10h00 — Courte méditation de pleine conscience
10h00 - 10h30 — Finalisation du rapport sur les ventes
10h30 - 10h35 — Pause smoothie ou café
10h35 - 11h00 — Réunion avec les investisseurs
11h00-11h05 — Méditation de pleine conscience
11h05 - 11h45 — Rédaction d'un article pour le site web de l'entreprise
11h45 - 12h00 — Consultation de la boîte de réception
Cela s'applique également à votre routine après le travail : vous pouvez programmer un massage, une visite d'une heure chez vos parents ou vos amis, un moment de lecture ou un rendez-vous avec votre partenaire.
Pour conclure
Si vous recherchiez des astuces magiques et simples pour améliorer votre productivité, nous sommes désolés, nous n'en proposons pas.
Améliorer sa productivité est un processus qui prend du temps. La méthode du blocage du temps est un outil formidable, mais son utilisation requiert de comprendre ses principes et ses objectifs . C'est pourquoi il est essentiel de se fixer des objectifs clairs, d'établir des plans annuels et mensuels, puis d'utiliser un outil comme le Planificateur de productivité ou des feuilles de calcul plus flexibles pour organiser ses semaines et ses journées et ainsi atteindre progressivement une productivité maximale .