Les célèbres investisseurs Warren Buffett et Charlie Munger ont constaté que, pour réussir en matière d'investissement, il faut davantage éviter les placements perdants que trouver les placements gagnants, c'est ce qu'on appelle le « principe d'inversion ». La productivité suit souvent une tendance similaire.

Se demander comment « devenir plus productif » peut engendrer une liste quasi infinie de réponses. Sans orientation claire, on risque de se sentir dépassé et de procrastiner.

Inverser le problème.

Au lieu de vous demander « Comment puis-je augmenter ma productivité ? », demandez-vous plutôt « Qu’est-ce qui explique ma faible productivité ? »

Même si vous pouvez probablement dresser rapidement une liste mentale de réponses, cette question, en elle-même, laisse planer le doute quant aux prochaines étapes exactes. Or, ce manque de clarté conduit souvent à la procrastination.

Répondez aux 5 questions suivantes. En y consacrant seulement 5 à 10 minutes, vous pourrez identifier clairement les obstacles qui freinent votre productivité et élaborer un plan précis pour les éliminer :

1. Qu'essayez-vous d'améliorer ?
2. Quel est votre processus actuel pour ce que vous essayez d'améliorer ?
3. Quels sont les principaux goulots d'étranglement dans votre processus ?
4. Que pourriez-vous faire pour éliminer ou améliorer les points de blocage ?
5. Quel est LE point faible que vous allez vous concentrer à éliminer/améliorer cette semaine et comment allez-vous précisément le mettre en œuvre ?

Récupérer ne serait-ce qu'une heure par semaine en éliminant un obstacle à la productivité représente 52 heures supplémentaires par an ! L'importance de ce gain est capitale. Et en toute honnêteté, avec le temps, vous pourrez probablement récupérer bien plus d'une heure par semaine en répétant ce processus.

Ceci étant dit, déconstruisons les 5 questions :

1. Qu'essayez-vous d'améliorer ?

Pour devenir plus productif, il faut commencer par définir ce à quoi on se compare, en consignant son niveau de production de référence actuel.

Cela inclut des détails tels que :

• Exemple n° 1 : En 10 heures, j’ai produit 1 article.
• Exemple n° 2 : J’ai passé 10 heures cette semaine à consulter mes courriels.
• Exemple n° 3 : J'ai passé 5 heures en réunions.

En résumé, cela suit généralement le schéma suivant : « Au cours d'un laps de temps X, Y s'est produit. »

Une fois ce niveau de productivité de base établi, vous pouvez vous concentrer sur la manière d'améliorer votre efficacité, que ce soit en termes de production ou de temps.

2. Quel est votre processus actuel pour ce que vous essayez d'améliorer ?

Une fois votre situation de référence établie, quel est votre processus pour atteindre vos résultats actuels ?

Avec l'exemple n° 1 : « En 10 heures, j'ai rédigé 1 article », cela signifie détailler des éléments tels que :

Comment me viennent les idées ? En général, je passe entre 30 minutes et une heure à essayer de trouver des idées spontanément. Est-ce que tu commences à écrire directement ou est-ce que tu commences par un plan ? Je vais commencer à écrire l’article sans plan. Quand écrivez-vous ? Cela dépend. Parfois le matin, parfois l’après-midi. Il n’y a pas de régularité. Vous arrive-t-il d'être distrait(e) lorsque vous écrivez ? Si oui, comment et quand ? Lorsque je dois citer des recherches, je me perds souvent dans les méandres de Wikipédia.

Avec l'exemple n° 2 : « J'ai passé 10 heures cette semaine à consulter mes courriels. », on pourrait utiliser une formulation plus descriptive, comme par exemple : « Je consulte mes courriels de manière aléatoire tout au long de la journée, dès qu'ils arrivent. »

Avec l'exemple n° 3 : « J'ai passé 5 heures en réunions. », cela peut signifier « Mon responsable planifie une réunion d'une heure chaque jour qui me détourne de mon travail et il me faut un certain temps pour m'y remettre. »

3. Quels sont les principaux goulots d'étranglement dans votre processus ?

C’est ici, en vous basant sur votre réponse à la question n° 2, que vous notez tous les facteurs qui, selon vous, ralentissent votre productivité. Cette liste ressemblera probablement à la question n° 2 ci-dessus, mais sans les éléments positifs et productifs de votre processus, ne laissant apparaître que les points de blocage.

Lors de la rédaction d'articles, les points de blocage peuvent être les suivants :

Vous n'avez pas de processus de génération d'idées .
• L'absence de plan précis laisse vagabonder l'esprit et allonge le temps de démarrage.
• L'absence d'un lieu et d'un moment d'écriture réguliers entraîne des résultats incohérents. Faire des recherches en écrivant peut vous distraire.
• Absence d'impact*

Produire plus d'articles ou réduire le temps consacré à leur rédaction n'est peut-être pas l'objectif principal, mais plutôt d'avoir un impact plus important. Dans ce cas, il convient de définir ce que signifie cet impact, par exemple « générer plus de trafic », « augmenter les ventes », « être mis en avant sur un blog influent », et d'analyser en détail les actions que vous entreprenez (ou non) actuellement pour atteindre cet objectif d'impact.

Si l’on consulte trop souvent ses courriels, les goulots d’étranglement peuvent être les suivants :

• Vous vérifiez vos courriels à chaque fois qu'ils arrivent.
• Votre conviction qu'il est nécessaire de consulter vos courriels et d'y répondre immédiatement.

Un temps de réunion trop long peut entraîner les goulots d'étranglement suivants :

• Les réunions n'ont pas d'ordre du jour précis.
• Vous n'avez pas de plan clair pour reprendre mentalement le travail après une réunion.
• L'équipe a trop peur de dénoncer le manque de productivité de la réunion.

4. Que pourriez-vous faire pour éliminer ou améliorer les points de blocage ?

D’après vos réponses à la question n° 3, que pourriez-vous faire pour y remédier ? Essayez d’être précis, mais vous fournirez encore plus de détails à la question n° 5.

Dans de nombreux cas, cette étape sera assez évidente puisqu'elle consiste à prendre vos réponses de la question n° 3 et à les inverser.

Dans le cadre du processus de rédaction d'articles, il se peut que :

• Vous n'avez aucune idée de processus de génération d'idées ---> Développez un processus de génération d'idées.
• Pas de plan ? ---> Créez un plan avant d’écrire.

À cause d’une consultation excessive des courriels :

• Vous vérifiez vos e-mails à chaque réception ---> Traitement par lots des e-mails à 3 heures fixes par jour.
• Votre conviction de devoir consulter vos courriels immédiatement ---> Prenez rendez-vous avec votre responsable pour confirmer ou infirmer cette exigence.

Avec un temps de réunion trop long, il se peut que :

• Les réunions n'ont pas d'ordre du jour clair ---> Travaillez avec votre responsable pour définir un ordre du jour (en veillant également à ce qu'il soit attrayant).
• Aucun plan pour reprendre le travail après la réunion → Élaborer un plan de « remise en forme mentale »

Si vous rencontrez des difficultés, sachez que quelqu'un a déjà trouvé une solution pour les éliminer. Recherchez des solutions possibles sur Google et ajoutez-les à votre liste.

5. Quel élément de la liste ci-dessus allez-vous vous concentrer cette semaine sur l'élimination/l'amélioration, et comment allez-vous précisément le mettre en œuvre ?

Si vous avez du mal à choisir, ne vous inquiétez pas. Choisissez-en simplement un et passez au suivant.

Idéalement, il faudrait choisir l'élément qui cause le plus de pertes de productivité. En réalité, il vaut mieux identifier n'importe quel goulot d'étranglement que d'attendre de résoudre le problème « le plus difficile ». Éliminer n'importe quel problème est bénéfique et, comme pour les rencontres amoureuses, l'idée de trouver « la solution miracle » relève davantage du fantasme que de la réalité. Vous répéterez ce processus et, avec un peu de chance, vous éliminerez la quasi-totalité des goulots d'étranglement au fil du temps.

Une fois que vous avez identifié le point de blocage à éliminer cette semaine, détaillez précisément votre plan d'action. Quand allez-vous agir ? (Le plus tôt sera le mieux). Où ? De quoi avez-vous besoin pour commencer ?

Une fois votre solution identifiée, intégrez-la à votre système de planification (vous en avez bien un ?). Elle deviendra votre tâche la plus importante de la semaine.

Après avoir suivi les étapes 1 à 5, la dernière étape consiste à évaluer vos résultats. Que s'est-il passé ? Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Que devez-vous améliorer ?

On revient alors au point de départ et le processus recommence.