Comment être plus efficace même quand on n'en a pas envie : un guide simple

Nous avons tous connu ces journées où se lever et se mettre au travail relève de l'impossible. Même si nous adorons notre travail, il est difficile de rester productif et motivé en permanence.

Or, la productivité et la motivation peuvent être influencées par divers facteurs. D'une part, l' ambiance de travail , la satisfaction professionnelle , les compétences et la formation , et le salaire ; d'autre part, le désordre , les conditions de bureau , les problèmes personnels ou la surcharge de travail.

Si nous sommes submergés par quelque chose , notre attention peut facilement chuter et provoquer un effet domino susceptible de ruiner notre productivité.

Besoin d'aide pour accomplir vos tâches même quand vous n'en avez pas envie ? Nous sommes là pour vous. Voici quelques conseils simples pour vous aider à démarrer.

Faites au moins une chose : la plus importante

Aujourd'hui n'est peut-être pas le jour où vous ferez du sport le matin, préparerez un petit-déjeuner maison pour toute la famille, irez vous promener après le déjeuner, répondrez à tous vos e-mails, rédigerez un rapport de projet et terminerez cet article… Mais s'il y avait une seule chose que vous pouviez choisir parmi votre longue liste de choses à faire, laquelle serait-ce ? Quelle est la tâche la plus importante de cette liste, celle qui pourrait sauver cette journée ? Quel est le but de cette journée ?

Choisir cette tâche s'appelle la priorisation , et c'est une étape essentielle car si vous parvenez à accomplir au moins cette tâche, votre journée sera déjà productive et enrichissante.

Qu'est-ce qui peut vous aider ? Le planificateur de productivité .

Cet outil de productivité est conçu pour vous aider à identifier votre tâche la plus importante (TPI), l'élément central de chaque journée productive. Tout le reste relève de la catégorie « tâches d'importance secondaire » ou « tâches supplémentaires ».

David Allen , consultant en productivité et auteur du livre et de la méthode de gestion du temps « S'organiser pour réussir » (GTD) , recommande d'organiser ses tâches par thèmes. Cette approche permet de réduire le stress et l'anxiété et de maintenir sa concentration même en cas de blocage. Elle permet également de définir le thème des tâches les plus importantes. Le choix des tâches à inclure dans cette catégorie est laissé à votre discrétion : la tâche dont l'échéance est la plus proche, une tâche fastidieuse mais nécessaire, une tâche complexe, ou encore une tâche passionnante et stimulante.

Pour accomplir une tâche, il suffit parfois de n'en faire qu'une seule : la plus importante .

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S’appuyer sur le cadre de travail « GTD »

Pour suivre la méthode GTD de David Allen, il vous suffit de passer par ces cinq étapes : capturer, clarifier, organiser, impliquer et réfléchir.

Capturer

La première étape consiste à recueillir des informations .

Tout retenir en mémoire conduit à l'oubli, c'est pourquoi nous avons besoin d'un « disque dur externe », ou ce qu'Allen appelle une « boîte de réception ». Il ne s'agit pas de votre boîte mail ou de vos SMS, mais d'un espace physique ou numérique pour stocker toutes vos informations : un carnet, une application ou un document.

Tout ce que vous rencontrez et jugez important ou intéressant, ainsi que tout ce qui vous vient à l'esprit, comme une nouvelle tâche à accomplir, une idée, un événement ou une réunion, doit être consigné dans votre boîte de réception.

Conseil de pro : prenez l’habitude de capturer les informations et de les stocker immédiatement dans votre « boîte de réception », en utilisant des notes numériques, une feuille de calcul ou un journal papier.

Clarifier

Une fois votre boîte de réception pleine, il est temps de l'organiser. Voici le guide simple d'Allen pour y parvenir :

• Attribuez des dates d'échéance à tout ce qui a une date limite.
• S'il y a des tâches qui peuvent être accomplies en moins de 2 minutes, faites-les immédiatement.
• S'il y a une tâche que vous pouvez déléguer à quelqu'un d'autre, faites-le.
• Si vous devez revenir sur certains points plus tard, programmez des rappels.
Si une tâche n'est plus pertinente, supprimez-la.
• S'il y a une tâche qui nécessite plusieurs étapes pour être accomplie, utilisez votre agenda de productivité et concentrez-vous sur la technique de planification du temps par blocs.

Conseil de pro : rendez les éléments de votre flux de travail aussi précis et concrets que possible. Par exemple, au lieu de dire « appeler Ana », dites plutôt « appeler Ana pour parler du cadeau d’anniversaire de Mitch ».

Organiser

Organisez votre flux de travail en catégorisant et en étiquetant les tâches ou en les regroupant en projets.

Vous pouvez regrouper toutes les tâches de 2 minutes dans un même projet, toutes les tâches liées aux réseaux sociaux dans un autre, et ainsi de suite. Cela facilite également la priorisation lors de la saisie des données dans votre agenda de productivité .

Un autre principe d'organisation des tâches consiste à les organiser par jours et semaines, comme le préconise The Productivity Planner .

S'engager

C’est le moment où tous les efforts précédents portent enfin leurs fruits : place à l’action ! Votre esprit est clair et vos tâches et intentions parfaitement organisées. Vous savez exactement quoi faire ensuite et vous êtes prêt à passer à l’action.

Revoir

À la fin de chaque journée et de chaque semaine, prenez quelques minutes pour faire le point sur votre expérience dans votre agenda de productivité . Qu'avez-vous bien fait ? De quoi êtes-vous le plus satisfait ? Que pourriez-vous améliorer ? Quels sont les points à perfectionner ? Quel a été votre score de productivité pour la journée ?

N'oubliez pas que la méthode GTD prend du temps à mettre en place. Personne ne naît avec un don pour la gestion du temps. C'est un processus d'essais et d'erreurs. Soyez patient et persévérant.

Transformez-le en jeu

Vous vous souvenez sans doute de vos parents jouant au jeu de l'avion pour vous faire manger quelque chose que vous n'aimiez pas, ou jouant à des jeux de comptage dans la rue quand vous n'aviez pas envie de marcher ?

Ce n'est pas parce que vous êtes adulte que vous devez moins vous amuser. Vous pouvez « gamifier » vos tâches, les rendre plus agréables et prévoir des récompenses pour avoir accompli une tâche importante.

Voici comment :

• Divisez chaque tâche en étapes.
• Chaque étape devrait prendre 30 minutes à réaliser.
• Chaque fois que vous terminez une tâche, offrez-vous une pause de cinq minutes.
• Une fois les 5 tâches accomplies, une belle récompense vous attend : une pause de 30 minutes.

Cette méthode vous semble-t-elle familière ? C’est ainsi que fonctionne la méthode de gestion du temps bien établie appelée Focus Time Technique , et elle s’intègre également au cadre de travail GTD.

Et ce n'est pas tout. Notre cerveau raffole des succès immédiats. Chaque fois que vous accomplissez une tâche, votre cerveau la perçoit comme une récompense, ce qui déclenche une petite dose de dopamine dans vos circuits neuronaux. Ce neurotransmetteur est responsable de la motivation, de la créativité, de la concentration et bien plus encore.

Heureusement, cette technique est intégrée au Planificateur de productivité . Chaque fois que vous terminez une tâche, vous coloriez le petit cercle correspondant. La satisfaction de colorier les cinq cercles et de s'accorder une pause de 30 minutes est inestimable .

Tenez-vous responsable

Une étude menée par l'American Society of Training and Development a révélé que les chances d'atteindre un objectif sont bien plus élevées si on le communique à quelqu'un.

D'autres personnes nous tiennent responsables même lorsque nous avons envie d'abandonner.

Partagez votre plan, votre objectif et vos tâches importantes avec une personne dont vous appréciez l'avis, comme votre partenaire, un parent, un collègue, un mentor ou un ami proche. Au besoin, elle vous soutiendra et vous encouragera à mener à bien ce que vous avez entrepris.

Évitez de compenser en faisant plusieurs choses à la fois.

Lorsque notre productivité commence à baisser, nous essayons souvent de compenser en faisant plusieurs choses à la fois. Cela nous donne l'illusion de tout maîtriser, car nous restons constamment occupés. Mais comme le dit le proverbe, il ne suffit pas d'être occupé ; la question est : à quoi sommes-nous occupés ?

Des études ont démontré que le multitâchage réduit la productivité de 40 %. Au lieu de tenter de faire plusieurs choses simultanément, en consultant régulièrement l'actualité ou les réseaux sociaux, priorisez vos tâches et travaillez par courtes périodes. Vous éviterez ainsi de perdre rapidement votre énergie et votre concentration. La technique du « Temps de concentration » et le fait de se concentrer sur sa tâche principale vous empêcheront de faire plusieurs choses à la fois.

Découvrez plus de conseils et astuces de productivité

Préparez-vous à affronter les baisses d'énergie. Pour y remédier, lisez des livres et des articles sur la productivité, écoutez des podcasts sur le sujet, discutez-en avec vos amis et collègues, et testez différentes stratégies.

Voici ce que nous proposons dans notre bibliothèque de productivité :

1. Meilleurs conseils de gestion du temps ;
2.Comment rester concentré et travailler sans interruption ;
3. Qu’est-ce que la technique du temps de concentration et comment la faire fonctionner pour vous ?
4. Routine matinale pour booster la productivité ;
5. Comment planifier une journée, une semaine, une année productives et organisées ;
6. Comment se fixer des objectifs réalisables ;
7. 8 habitudes des personnes très productives ;
8. Comment être plus attentif à son bureau ;
9. 10 astuces de productivité ;
10. 20 choses productives à faire quand on s'ennuie ;
11. 13 habitudes des personnes qui réussissent ;
12. Trouver un sens à sa vie ;
13. Comment réussir sa meilleure année : exercice de planification annuelle

Il y a aussi le podcast de The Ikonn où vous pouvez apprendre beaucoup de choses sur la productivité et la gratitude, alors n'hésitez pas à y jeter un œil si c'est votre média préféré.

Dernier mot

Si vous n'avez pas envie d'être productif aujourd'hui, évitez de vous recroqueviller sous votre couette et de passer la journée à dormir.

Quand vous n'avez pas envie de travailler, soyez honnête avec vous-même et adonnez-vous à des activités qui vous permettront de renouer avec vos valeurs . Parfois, prendre une heure pour se promener ou écrire dans un journal est bien plus bénéfique que de passer toute la journée devant un écran à se donner l'illusion d'être productif.

N'oubliez pas non plus qu'il existe de nombreuses choses que vous pouvez faire pour améliorer votre productivité quotidienne :

• Choisissez et accomplissez ce qui compte le plus pour cette journée ;
• Suivez le cadre de travail GDT pour éviter de sombrer dans une période de baisse de productivité ;
• Concentrez-vous sur la planification du temps et le processus de réussite à court terme en utilisant The Productivity Planner et en vous appuyant sur la technique du Focus Time ;
• Assumez la responsabilité des objectifs que vous vous fixez : parlez aux autres de ce sur quoi vous travaillez ;
• Laissez tomber le multitâche ;
• Lisez, informez-vous, expérimentez et trouvez votre équilibre pour une productivité optimale.