Gérez votre journée plus efficacement grâce au planificateur de productivité

Voici un article invité de Leticia Mooney, PDG de l'agence de marketing de contenu et de stratégie Brutal Pixie, et utilisatrice de Productivity Planner . Elle y explique comment elle a personnalisé son application pour mieux gérer son temps et organiser ses tâches quotidiennes.

Entrez Leticia.

Imaginez ce scénario : fou, distrait, obsédé par la productivité.

Lorsque vous achetez le Productivity Planner, vous êtes probablement comme je l'étais. Vous commencez la journée avec les meilleures intentions, mais à la fin, vous avez l'impression de n'avoir accompli que la moitié de ce que vous aviez imaginé . Pour une raison ou une autre, vous vous êtes laissé distraire. Votre liste mentale de tâches est interminable (et ne cesse de s'allonger). Au cours de votre vie, vous avez essayé toutes les applications de gestion de tâches existantes et vous avez fini par trouver la perle rare (même si vous ne l'utilisez que rarement « correctement », quelle que soit la définition de « correctement »). Vous utilisez des outils pour bloquer les distractions, vous essayez de faire des promenades, vous vous investissez à fond dans le développement de votre entreprise et, même si vous n'avez pas l'impression mentale de travailler mille heures par semaine, votre corps , lui, le ressent clairement.

Dans votre quête d'une productivité accrue, vous avez exploré Internet. Il est fort possible que vous soyez tombé par hasard sur Tim Ferriss vantant les mérites des produits d'Intelligent Change. Ou quelqu'un d'autre (peut-être quelqu'un comme moi ? haha).

Vous vous êtes donc rendu(e) sur le site web. Vous avez vu le journal. Vous avez acheté tous les produits en magasin et vous vous êtes installé(e) avec plaisir pour les utiliser.

D'abord : Ça change tout. Ensuite : Ça n'a pas résolu votre liste interminable.

Après l'avoir utilisé pendant un certain temps, vous avez peut-être constaté que certains articles se retrouvent systématiquement en bas de la liste.

Bienvenue dans mon univers. Lorsque j'ai commencé à utiliser le Productivity Planner , ça a tout changé. Du coup, me concentrer sur les éléments importants (comprenez : stratégiques ) de ma journée de travail est devenu facile. Le simple fait de compter et de suivre mes intervalles de travail a radicalement transformé ma façon d'aborder mes journées et mon emploi du temps. Réfléchir à l'avance à ce qu'est une journée productive a permis à mes journées de devenir extrêmement productives, presque naturellement.

Mais après six mois comme ça, j'ai constaté que certaines choses disparaissaient systématiquement de la liste.

Ce qui n'arrêtait pas de tomber, c'était justement ce que j'enseigne . Quand ça arrive, on sait qu'on est mal barré ! Je dirige une agence de stratégie et de marketing de contenu, où je forme les gens à la gestion efficace de leur contenu et à leurs missions de leadership d'opinion… mais c'étaient précisément ces tâches-là qui étaient constamment repoussées.

C'est une situation courante pour beaucoup de personnes occupant des postes de direction, de fondateur ou de cadre supérieur. Après une journée bien remplie, ils sont complètement épuisés. S'asseoir pour écrire un article de blog est la dernière chose dont ils ont envie : ils ont passé toute la journée devant un écran d'ordinateur.

C’est ce qui m’a poussé à réinventer mon approche du planificateur de productivité .

Vous savez, cher adepte de la productivité, le Planificateur de productivité propose cinq créneaux horaires pour les tâches quotidiennes. Or, si vous êtes un travailleur intellectuel comme moi, vous aurez de la chance si vous en terminez ne serait-ce que trois. Et même en remplissant tous les créneaux, vous vous retrouvez débordé.

Vous pourriez laisser des créneaux vides, mais cela ne nous aide pas vraiment non plus. Pourquoi ? Nous ne voyons que ces espaces vides, alors que nous savons qu'il y a énormément de travail à accomplir.

Examinons la structure du planificateur .

Concernant la structure du Planificateur de productivité , l'introduction nous donne des conseils pour nous assurer de commencer par la tâche la plus importante. Elle nous invite ensuite à prioriser les tâches restantes pour la journée. On distingue les tâches secondaires importantes et les tâches supplémentaires, à n'effectuer qu'une fois les trois premières terminées.

Cela suppose que vous savez faire la différence entre « important » et « supplémentaire ».

Comment différencier ce qui est important et ce qui est supplémentaire ?

Avez-vous votre propre système ? Les tâches supplémentaires peuvent sembler « en plus », mais elles sont souvent importantes. Pour reprendre mon exemple précédent, ma propre communication et mon leadership d'opinion sont importants, mais ils s'ajoutent aux tâches quotidiennes.

Alors que certains auteurs, comme le géant de la publicité David Ogilvy, suggèrent que ce type de réflexion est essentiel après le travail , je n'étais pas convaincu que les choses devraient se passer ainsi. Nous vivons dans un monde hyperconnecté. Mais même sans enfants, nous avons d'autres personnes importantes qui méritent notre attention, ne serait-ce que pendant les quelques heures qui nous séparent de notre retour à la maison et du coucher. Quand on travaille de 6 h à 16 h (ou 17 h) et qu'on se couche vers 21 h, il ne nous reste pas beaucoup de temps pour profiter de la vie , n'est-ce pas ? Cinq heures pour discuter, manger, lire, étudier, créer des liens, regarder des films ou des séries, se détendre, c'est vraiment trop peu.

C'est là que je suis retourné à Stephen R. Covey.

Si vous n'avez pas encore lu « Les 7 habitudes des gens qui réussissent » , rendez-vous à la bibliothèque et empruntez-en un exemplaire. Ensuite, consultez la page 151 pour découvrir sa matrice Important-Urgent.

Cette matrice nous invite à évaluer notre liste de tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle nous offre une méthode pour visualiser comment nous utilisons notre temps et comment réorganiser nos méthodes de travail afin de nous concentrer sur l'essentiel. Et cela nous ramène à l'important – l'important – l'essentiel, le Planificateur de productivité.

Pour résoudre ce dilemme, il faut s'interroger sur les raisons d'être de votre entreprise. Quelles sont les catégories d'activités que vous menez ?

C’est ainsi que j’ai commencé à renommer les sections de mon agenda de productivité.

Chaque semaine, je prends un correcteur liquide ou un stylo blanc et je remplace dans mon carnet les mots « important » et « supplémentaire » par des mots qui ont du sens . J'en étais arrivée à un point où je ne supportais plus d'avoir l'impression que tout était superflu . Et même avec tout ce superflu, il n'y avait toujours pas de place ! Je n'avais aucune idée de ce qui fonctionnait vraiment pour moi, ni où trouver le prochain levier.

Réfléchissez-y.

En résumé, votre travail stratégique vous permet de garder le cap. Il assure la croissance de votre entreprise. Votre entreprise existe pour servir les gens, résoudre leurs problèmes, les aider à acheter les services ou les produits dont ils ont besoin. Et votre rôle est de guider les autres : de diriger l’organisation, d’avoir un impact positif sur votre profession.

Dans mon travail quotidien, je n'ai donc pas de tâches dont l'importance augmente progressivement.

• J'ai des tâches qui servent le service : sans ce service, il n'y a plus de clients et plus d'activité.

• Ensuite, au lieu de tâches « d'importance secondaire », j'ai des tâches qui nous aident à grandir : sans croissance, même si nous sommes performants, l'entreprise s'atrophiera et finira par mourir.

• Enfin, au lieu de tâches « supplémentaires », j'ai des tâches qui me permettent de diriger : sans leadership, tant en interne qu'en externe, l'entreprise perd son cap et je perds en crédibilité.

Définir des catégories de tâches efficaces correspond à mon style, à mon travail et à mon emploi du temps – et me permet de rester sur la bonne voie.

Servir signifie être au service des autres, et dans mon cas, de nos clients. Tout travail au service d'un client, d'un partenaire ou d'une partie prenante est consigné ici. De même, tout ce qui peut avoir un impact sur le service rendu aux autres y est consigné. Ainsi, si l'on a besoin de moi pour des recherches clients, pour utiliser les outils ou pour finaliser un document permettant à quelqu'un d'autre de servir un client, c'est ici que cela se trouve.

Comme je l'ai déjà mentionné, la phase de croissance est consacrée au travail stratégique, aux tâches qui permettent de développer et de faire croître l'entreprise. Cela inclut les ventes, le marketing ou la publicité ciblés, l'analyse des performances, le réseautage, la rédaction de rapports d'expériences de croissance, et tout ce qui s'y rapporte. C'est aussi le moment de réfléchir, de rêver et de planifier.

Être un leader , c'est se comporter comme on aimerait que les autres se comportent. C'est incarner la mission, les valeurs et les objectifs de l'entreprise. C'est investir dans la communication et les relations publiques pour maintenir sa visibilité. C'est développer son réseau, rencontrer des gens, communiquer. C'est pourquoi je peux placer une tâche comme « Vider tous les e-mails » dans la section « Responsables », sans avoir l'impression de confier une tâche administrative inutile à une activité importante : gérer ses e-mails, c'est donner l'exemple, et non se contenter de « faire de l'administratif », ce qui dévalorise cette activité.

Des tâches au planning. Et voilà ! Cette méthode correspond au planning du créateur.

J'adore mon emploi du temps, car il me permet de me concentrer sur d'autres choses. Une fois mes tâches planifiées et leur destination définie, cette structure « Servir, Développer, Diriger » correspond à l' emploi du temps du créateur que suit Brutal Pixie. Dans ce modèle, le travail de fond, créatif et intellectuel est effectué en premier et se déroule sans interruption pendant la meilleure partie de la journée.

En suivant le planning du créateur, je suis enthousiaste à l'idée de me mettre au travail. Je peux ainsi donner le meilleur de moi-même à mes clients et partenaires, jour après jour. Ensuite, au fil de la journée, les tâches des modules « Croissance » et « Leadership » s'adaptent à mon rythme naturel. Je peux laisser libre cours à mes pensées, quand je suis déjà dans la rêverie. Je peux rencontrer des gens, quand j'ai envie de sociabilité.

Étant naturellement introverti, cette méthode d'organisation m'a aussi permis de résoudre un autre problème : celui de ne pas pouvoir assister à des événements. Comme ces événements ont généralement lieu en fin de journée, le fait de placer Lead en dernière position me rend plus difficile de justifier de rester à la maison.

Le plus grand avantage de ce changement, c'est que je n'ai aucun mal à me lever à 5 h du matin pour être à mon bureau à 6 h. Et en fin de journée, je suis aussi énergique qu'au début. Coordonner mon agenda de productivité et mon emploi du temps de créateur est devenu une méthode de travail naturelle ; je pense que c'est tout simplement dans ma nature. Tous les autres types d'emploi du temps sont contraignants, alors que celui-ci est léger et me convient parfaitement.

Finalement, j'ai atteint un point où le planificateur de productivité répond parfaitement à mes besoins et s'intègre parfaitement à ma méthode de travail. Grâce à lui, j'atteins systématiquement mes objectifs de productivité de 10 chaque jour et je termine toutes mes tâches.

N'ayez pas peur de faire en sorte que vos outils travaillent pour vous.

Bien souvent, nous trouvons ou achetons des outils conçus d'une certaine manière. Nous les prenons en main, nous nous y habituons et essayons de nous y conformer. En réalité, leur structure est générique. Des ouvrages comme le Guide de productivité doivent être suffisamment génériques pour être utiles au plus grand nombre et justifier ainsi leur existence. Mais cela ne signifie pas que vous devez les utiliser de cette façon.

Lorsque vous utilisez des ressources comme ce livre, trouvez votre propre façon de les exploiter. Ce n'est pas parce que Tim Ferriss l'adore et ne cesse de le vanter que vous devez l'utiliser comme lui. De même, ce n'est pas parce que je l'apprécie – et que je l'utilise différemment – ​​que vous devez faire comme moi. Au contraire, lorsque vous aurez trouvé la méthode qui vous convient, utilisez-la, appréciez-la et prenez-y plaisir. C'est là le véritable secret de la productivité, n'est-ce pas ?

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Cet article a initialement été publié sur Exposito . Leticia Mooney est la reine des Pixies chez Brutal Pixie . Vous pouvez la contacter directement sur LinkedIn .