L'audit de gestion du temps en 4 étapes pour atteindre n'importe quel objectif
Le principe de base de TOUS les conseils de développement personnel est le suivant : vous disposez d'un « compte bancaire » de 24 heures à utiliser chaque jour.
Vouloir changer quelque chose dans sa vie signifie qu'actuellement, vous passez vos 24 heures d' une certaine manière et que vous souhaitez maintenant les passer différemment , d'une manière plus agréable ou plus productive.
Passer ce temps différemment signifie :
1. Vous souhaitez terminer une activité en cours en moins de temps.
2. Vous souhaitez remplacer une activité en cours par une nouvelle.
Gagner 10 minutes par-ci par-là, c'est bien, mais ce n'est pas l'objectif de cet article. Je souhaite vous aider à mettre en place des changements durables et bénéfiques, qu'il s'agisse de lire davantage, de lancer une activité complémentaire ou de vous remettre en forme.
Dans cet article, je traiterai des points suivants :
- Audit : Comment vous utilisez réellement votre temps.
- Planification : Identifier les plages de temps libre dont vous disposez pour travailler en fonction de VOTRE emploi du temps.
- Créer : Élaborer un plan d'action pour concrétiser les grandes réussites de votre vie.
À la fin de ce parcours, vous disposerez des outils nécessaires pour maîtriser votre emploi du temps et libérer du temps pour faire davantage de choses que vous aimez.
C'est une tâche ardue, alors commençons…
L'audit de gestion du temps en 4 étapes pour atteindre n'importe quel objectif
Mission 1 : Notez comment vous passez votre temps
Si vous voulez lire davantage, disons 25 pages par jour/25 minutes par jour, ce temps doit bien venir de quelque part.
Souvent, ce genre d'informations restait dans mon esprit sous forme d'un vague « Je trouverai bien le temps quelque part et je verrai ça plus tard. »
Ce plan fonctionnait bien pendant quelques jours avant que mon emploi du temps ne reprenne toujours le dessus et que mon objectif ne passe au second plan.
En analysant votre temps, vous obtiendrez une vision objective de votre emploi du temps, ce qui vous fournira un plan personnalisable pour mettre en œuvre tout changement dans votre vie.
Examinons comment Benjamin Franklin a passé ses 24 heures, telles que consignées dans son autobiographie de 1793 :
L'emploi du temps de Ben paraît simple car de nombreuses tâches quotidiennes sont regroupées. Je me permets de le préciser :
Bien sûr, votre emploi du temps variera en fonction des différents engagements qui se présenteront, mais pour l'instant, utilisez l'emploi du temps que vous avez noté comme base.
Du lundi au jeudi, mon emploi du temps est assez fixe. Le vendredi soir est plus flexible, tout comme le week-end.
Je recommande de commencer par établir des plannings pour la semaine ET le week-end. Personne n'a envie de commencer la semaine en regrettant de ne pas avoir fait telle ou telle chose pendant le week-end.
★★★ ÉTAPE ESSENTIELLE : Créez une feuille de calcul détaillant comment vous passez votre journée.
J'ai déjà préparé une feuille de calcul Google que vous pouvez utiliser pour agir dès maintenant : Téléchargez la feuille de calcul en cliquant ici.
Mission 2 : Identifiez vos « éléments non négociables » et les dates fixes.
Avant d'aborder les plages horaires que vous pouvez ajuster pour intégrer une nouvelle activité, commençons par éliminer les activités « presque » non négociables qui sont déjà fixées.
Durée fixe = le temps nécessaire pour accomplir l'activité restera relativement constant.
-
Sommeil – Mis à part les vampires, si vous ne dormez pas, vous mourez. Ben dort 7 heures par nuit. Bien qu'on puisse peaufiner un peu son sommeil, partons du principe que ce point est globalement figé.
Repas - Ben consacre 1 heure et 30 minutes par jour à ses repas. Il y a une certaine marge de manœuvre, par exemple s'il mange plus souvent au restaurant, mais partons du principe que 1 heure et 30 minutes (repas, préparation et rangement) est une durée fixe.
Hygiène et tenue vestimentaire : nous ne voulons pas offenser nos amis et voisins et nous aimons être à notre avantage. Ben y consacre 35 minutes par jour. Selon votre routine, vous pourriez gagner beaucoup de temps.
En utilisant un code couleur pour les points non négociables, voici à quoi cela ressemble maintenant :
Tous les points BLANCS représentent désormais des domaines sur lesquels Ben peut travailler pour mettre en œuvre des changements dans sa vie.
★★★ ÉTAPE D'ACTION : Identifiez vos périodes d'immobilisation.
Vous pouvez à nouveau obtenir le modèle gSheet en cliquant ici.
Mission 3 : Identifier votre temps libre
L'étape suivante consiste à identifier les activités que vous êtes prêt à remplacer, c'est-à-dire votre temps libre.
C'est en quelque sorte la deuxième partie de « Identifiez vos obligations ». Le reste sera votre temps libre.
La différence, c'est que ces activités sont négociables. Vous n'êtes peut-être pas prêt à renoncer à une heure de télévision chaque soir, mais vous pourriez. En revanche, vous ne pouvez pas vous passer de sommeil.
Cette étape impliquant un processus émotionnel plus important que le simple fait de consigner son emploi du temps et d'identifier les créneaux « faciles », j'irai donc progressivement :
Voici une première liste des activités remplaçables et non essentielles, codées en jaune :
Abordons maintenant les deux points que je n'ai pas colorés en jaune dans l'emploi du temps de Ben : le travail et les trajets domicile-travail.
Ben travaille pour une entreprise d'imprimerie très stricte et optimiser son temps de travail ou trouver un nouvel emploi n'est pas sa priorité actuellement.
Comme son travail se situe en ville, il est hors de question de remplacer ses trajets domicile-travail. Il pourrait choisir de consacrer ce temps à autre chose (par exemple, lire 25 pages par jour), mais pour l'instant, il est satisfait de continuer à écouter NPR pendant ses trajets.
Ben fait des LOCK-INs pour ses trajets domicile-travail et ses déplacements professionnels.
En nettoyant l'emploi du temps de Ben pour ne retenir que les plages horaires avec lesquelles il est disposé à travailler jusqu'à présent, nous obtenons ceci :
Ben regarde ces blocs et décide qu'il ne veut pas tous les remplacer par de nouvelles activités.
Pour la tranche horaire « 5h00 - 5h10 », Ben adore commencer sa journée en se demandant : « Que vais-je faire de bien aujourd’hui ? » Il estime que supprimer ces 10 minutes d’activité n’en vaut pas la peine. Il les conserve et en fait un rituel incontournable.
Entre 18h30 et 18h45, Ben adore ranger rapidement en rentrant pour que sa maison reste propre et rangée. Il décide donc de s'enfermer pendant cette période.
En supprimant ces deux blocs, il nous reste :
Le matin (de 5h30 à 7h15), Ben adore écrire dans son journal et planifier sa journée. Cela lui prend généralement 30 minutes, ce qui lui permet de gagner 30 minutes sur ce créneau horaire.
Le soir, Ben souhaite privilégier sa vie sociale. Il décide donc de consacrer 18h45 à 20h45 à un dîner en famille, suivi d'une soirée entre amis. Cela lui libère 1 heure et 15 minutes de sa soirée.
Compte tenu de tous ces éléments, voici le temps libre dont Ben dispose pour travailler :
Nous avons maintenant une vision claire du temps dont dispose réellement Ben pour effectuer le changement :
- 1 heure et 15 minutes le matin (6h00 - 7h15)
- 1 heure et 30 minutes l'après-midi (12h30 - 14h00)
- 1 heure en soirée (20h45 - 21h45)
- TOTAL = 3 heures et 45 minutes de temps libre
★★★ ÉTAPE ESSENTIELLE : Identifiez votre temps libre.
Mission 4 : Votre plan d'action
Maintenant que vous avez un plan détaillé de votre emploi du temps, l'étape suivante consiste à dresser une liste des nouvelles activités potentielles que vous souhaitez intégrer.
Ben dresse la liste suivante :
- Méditer
- Lancez une activité secondaire
- Remettez-vous en forme
- Apprenez l'espagnol
- Apprendre la programmation
Une fois de plus, Ben dispose de ces plages horaires pour travailler :
- 1 heure et 15 minutes le matin (6h00 - 7h15)
- 1 heure et 30 minutes l'après-midi (12h30 - 14h00)
- 1 heure en soirée (20h45 - 21h45)
À l'exception de la méditation, qui pourrait se pratiquer en 5 à 20 minutes par jour, même au réveil, allongé dans son lit, les quatre autres activités nécessiteront un temps considérable chaque semaine, ce qui signifie qu'il ne pourra pas toutes les intégrer à son emploi du temps.
Comment Ben fait-il son choix ?
Il existe ici plusieurs écoles de pensée.
1. Choisissez une nouvelle habitude/activité et intégrez les autres une fois que vous maîtriserez celle que vous avez choisie.2. Effectuez une « période d’essai ».
Si vous êtes au Camp 1 et que vous savez ce que vous voulez faire, commencez à intégrer la nouvelle activité dans vos plages de temps libre :
Si vous êtes dans le camp 2, il y a deux façons d'aborder le problème.
1. Choisissez une activité à tester pendant une à deux semaines. Le processus sera similaire à celui décrit ci-dessus, mais sur une période définie plutôt que de viser directement la « maîtrise ». Pendant cette période, concentrez-vous UNIQUEMENT sur l'activité choisie avant de tester une autre activité ou de décider de maîtriser celle en question.2. Testez plusieurs activités simultanément. Par exemple, Ben choisit de faire du sport le matin, de travailler sur une activité secondaire l'après-midi et d'apprendre l'espagnol le soir. En fonction du temps dont vous disposez, vous ne pourrez jamais entreprendre autant d'activités ou de nouvelles habitudes en même temps. C'est pourquoi Ben abandonne pour l'instant la méditation et l'apprentissage de la programmation.
Après quelques essais, vous découvrirez peut-être que vous préférez une activité à une autre et vous abandonnerez celle qui vous déplaît. Ou bien, vous apprécierez peut-être plusieurs activités, mais en pratiquer plusieurs simultanément ne vous permettra pas de progresser suffisamment dans chacune pour vous satisfaire. Expérimentez ! Rome, comme votre emploi du temps, ne se construit pas en un jour :)
★★★ ACTION À VENIR : Intégrez vos nouvelles activités à votre emploi du temps.
Bien sûr, des opportunités et des imprévus surviendront dans votre emploi du temps. Des amis vous invitent à des événements. Vous tombez malade. Votre trajet habituel de 30 minutes prend une heure. Vous faites la grasse matinée car vous étiez épuisé(e) la veille.
Bien que Ben dispose des plages horaires libres qu'il a identifiées, il sera important de prévoir une marge de sécurité dans son emploi du temps pour pallier les imprévus.
Je trouve qu'il est utile de faire d'une nouvelle activité votre activité pilier – l'activité sur laquelle vous vous concentrez avant tout en cas de changement d'emploi du temps ; le créneau horaire qui est réalisé quoi qu'il arrive.
Cal Newport, auteur de Deep Work, appellerait cela une planification en profondeur. L'objectif est de protéger ce bloc d'activité fondamentale à tout prix !
Bien que j'aie utilisé Benjamin Franklin dans mes exemples ci-dessus, qui, à ma connaissance, est décédé depuis un certain temps, voici un exemple plus récent illustrant comment passer de la réalisation d'un audit à l'identification des blocages, puis à ce à quoi peuvent ressembler des changements importants :
Ci-dessus figure l' emploi du temps de Beau, qui a obtenu un deuxième diplôme et cinq certifications de développeur en un an, tout en travaillant et en élevant ses enfants. Son emploi du temps est assez simple car il se compose de trois éléments principaux : le travail, la famille et l'obtention d'un diplôme.
Vous pouvez commencer par faire des essais avec différentes activités et finalement aboutir à quelque chose qui corresponde à l'emploi du temps de Beau.
Une dernière mise en garde.
Bien que les exemples ci-dessus proposent de créer des plages horaires quotidiennes, vous pouvez décider de ne faire du sport que 3 jours par semaine ou d'écrire votre prochain chef-d'œuvre le week-end. Expérimentez ! Expérimentez ! Expérimentez !
Si vous avez le sentiment de progresser et que cela s'intègre à votre vie, vous vous connaissez mieux que quiconque.
Pour résumer :
1. Notez comment vous occupez votre temps actuellement. Ce sera votre plan directeur.2. Identifiez vos moments de confinement « non négociables » (sommeil, repas, hygiène et habillement).
3. Identifiez les activités actuelles que vous êtes prêt(e) à remplacer. Il s'agit de votre temps libre.
4. Réservez du temps pour les nouvelles activités dans votre emploi du temps.
Bien que nous disposions tous de 24 heures par jour, comme vous pouvez le constater, nous n'avons réellement le temps d'apporter des changements à nos vies qu'avec le temps qu'il nous reste.
Grâce à votre plan, vous disposez désormais d'un plan d'action et d'un repère visuel clair pour contrôler et modifier votre emploi du temps, ce qui vous permet de consacrer plus de temps aux activités que vous souhaitez faire.
De combien de temps libre disposez-vous et à quel moment ? Répondez en commentaire en précisant votre âge, votre situation amoureuse, vos enfants, etc.
Appel à l'action
Une fois votre planning établi, si vous voulez vaincre la procrastination et vous concentrer sur la réalisation de votre tâche la plus importante, consultez le planificateur de productivité pour utiliser efficacement votre temps au quotidien.
Cliquez ici pour obtenir le guide rapide PDF du planificateur de productivité.