Cómo las listas de tareas te ayudan a mantenerte organizado
A pesar de la variedad de herramientas digitales y la infinidad de consejos para optimizar la productividad y lograr resultados, a veces puede ser difícil cumplir con nuestras tareas y compromisos. Al intentar mantenernos al día con las últimas tendencias, podemos olvidar lo sencillas y útiles que pueden ser las soluciones auténticas.
Entra: la lista de tareas pendientes.
¿Escribes listas de tareas? Si es así, ¿sabes cómo aprovecharlas al máximo integrándolas en tus otras prácticas de productividad? Y, si no, puede que cambies de opinión después de que te hablemos del fenómeno Zeigarnik y de los muchos beneficios psicológicos adicionales de usar listas de tareas.
La biología detrás de las listas de tareas: el subidón de dopamina
¿Conoces la emoción que sientes al ganar una ronda de juego? ¿Esa emoción que te hace desear otra ronda? Algo similar ocurre con las listas de tareas. Nuestro cerebro asocia tachar algo de la lista con ganar, lo que le da a tu cerebro un subidón de dopamina.
Nuestro cerebro libera dopamina en dos tipos de situaciones: cuando esperamos que suceda algo bueno (como un logro o una recompensa) o cuando queremos evitar algo malo. Ambas situaciones implican la experiencia de estrés, ya sea positivo o negativo.
Aprobar con éxito un examen o una entrevista de trabajo, ganar un juego de mesa o tachar una tarea de nuestra lista de tareas pendientes nos produce el primer tipo de subidón de dopamina.
Pero eso no es todo lo que las listas de tareas pueden hacer por nosotros; también pueden ayudarnos con la ansiedad. Saber que tenemos mucho que hacer puede causar ansiedad, estrés, agobio e incluso agotamiento en muchos. Según un estudio realizado por los profesores Masicampo y Baumeister en 2011 , planificar para completar todas nuestras tareas suele ser suficiente para liberarnos de la ansiedad.
Las listas de tareas son más que simples recordatorios de lo que hay que hacer. Tienen el poder de influir en la química cerebral, ayudándonos a sentirnos más tranquilos, más concentrados y más eficientes.
La psicología de las listas de tareas: los efectos Zeigernik y Expert
¿Por qué son tan poderosas las listas de tareas? ¿Cómo interpreta nuestro cerebro la elaboración de una lista de tareas y por qué tiende a optimizar nuestro comportamiento para ser más eficientes? Además de reducir la ansiedad que genera la carga de tareas, las listas de tareas nos brindan estructura . A medida que un plan definido reemplaza el caos, empezamos a sentirnos más en control de nuestro tiempo y nuestras acciones.
La ciencia ha demostrado que tenemos un acceso limitado a nuestra memoria de trabajo. Podemos acceder a entre cinco y nueve elementos simultáneamente, pero si necesitamos acceder a más, debemos recurrir a otras estrategias para mantenernos productivos.
El efecto Zeigernik
Ahora, un breve viaje en el tiempo para ilustrar estas estrategias un poco mejor.
En 1927, Bluma Zeigernik, una joven psicóloga y psiquiatra lituana, realizó los primeros experimentos que, sin quererlo, revelaron los efectos que las listas de tareas tienen en nuestra mente.
La inspiración surgió al observar a los camareros de un restaurante. Ella y su profesor, Kurt Lewin, habían notado que los camareros solo recordaban los pedidos de los clientes hasta que estos salían del restaurante. Una vez que entregaban los platos y servían la cuenta, olvidaban los pedidos que habían memorizado.
Bluma Zeigernik realizó una serie de experimentos para comprender mejor este fenómeno. Concluyó que las personas experimentan cierto nivel de tensión psicológica al realizar una tarea. Esta tensión facilita el acceso a la información sobre la tarea, incluso si esta se ve interrumpida por un evento no relacionado.
Este es el tipo de tensión que nos generan las listas de tareas. Una vez que anotas tus tareas y puedes visualizarlas, se genera una tensión motivadora que te impulsa hasta completarlas, incluso si no trabajas continuamente para completar la lista.
En el experimento de Zeigernik, los estudiantes que estudiaban en sesiones más cortas y luego cambiaban a tareas diferentes (por ejemplo, otra asignatura u otra actividad) obtuvieron incluso mejores resultados que quienes estudiaban durante períodos más largos sin descansos. Este efecto se denominó posteriormente efecto Zeigernik , que representa el impacto de las tareas continuas en la calidad de la retención de la memoria y la consciencia.
El efecto de la planificación experta
¿Cuál consideras que es la diferencia más significativa entre un experto en resolución de problemas y un principiante? Muchos mencionan la educación, la experiencia, la pericia en el campo, la inteligencia general o el compromiso. Sin embargo, aunque todos estos factores influyen, el factor más importante es la planificación.
Según una serie de experimentos realizados por Sternberg en 1981, los expertos dedican mucho más tiempo a reflexionar sobre el problema y a elaborar un plan de acción que los principiantes. Los expertos definen las tareas a realizar, ordenan las tareas y piensan en su ejecución. Durante los experimentos de Sternberg, los principiantes dedicaron poco o ningún tiempo a la planificación y experimentaron múltiples ensayos de ensayo y error, mientras que la planificación redujo el tiempo que los expertos dedicaban a la ejecución de la acción.
En conclusión: las listas de tareas nos ayudan a llevar un registro de nuestras tareas y, una vez terminadas, liberan nuestra memoria de información innecesaria. Además, nos convierten en expertos en la resolución de problemas, ya que tener un plan es un trabajo a medias (o incluso más) hecho.
¿Cómo puedo aprovechar al máximo los beneficios de las listas de tareas pendientes?
Las listas de tareas son fundamentales para establecer objetivos alcanzables . Puedes usarlas para planificar tus proyectos y dividir tus objetivos en tareas separadas, y estas en pasos viables.
Si una lista tiene demasiados elementos, puede intentar ver qué entradas se pueden agrupar en unidades relacionadas entre sí. Las tareas relacionadas entre sí o que ocurren en ubicaciones similares se pueden agrupar.
También puedes tener listas de tareas anuales y trimestrales que se alineen con tus listas semanales y diarias.
Aquí tienes un truco sencillo: como marcar un elemento de la lista te da un subidón de dopamina instantáneo, lo primero que anotes puede ser simplemente "hacer una lista de tareas". Una vez que termines de hacerla, táchala y continúa con tus tareas.
Las listas de tareas funcionan como recordatorios visuales de tus objetivos y tareas. Son importantes porque descargan tu memoria y sirven como memoria externa, a la vez que te recuerdan en todo momento cuál es el siguiente paso. Además, te brindan estructura y la motivación necesaria para seguir adelante.
La visualización y las señales visuales ayudan a disminuir las distracciones y, si su lista de tareas pendientes está bien organizada, limpia y es atractiva a la vista, generará sentimientos positivos y motivación adicional.
Herramientas de productividad para potenciar tus listas de tareas pendientes
Puedes integrar fácilmente tus listas de tareas diarias y semanales con el Planificador de Productividad . Es un planificador basado en la Técnica de Concentración que facilita la realización de tus tareas.
Las Hojas de Productividad te ayudan a concentrarte en las tareas más importantes del día. Son hojas desprendibles que también sirven como soporte para tus notas, garabatos e ideas creativas que puedan surgir sobre la marcha.
Las listas de tareas también deben ser visibles. Al fin y al cabo, si algo no está a la vista, no está en la mente. Nuestras Tarjetas de Planificador de Productividad y nuestra gama de Blocs de Escritorio de Productividad están diseñados para ofrecerte una experiencia completa de planificación y organización: puedes usar sus páginas desprendibles para registrar tu horario, tareas diarias, hábitos y estados de ánimo. La sección de notas es perfecta para la reflexión diaria y la lluvia de ideas creativa.
Finalmente, te recomendamos usar el Planificador Trimestral de Productividad para tus objetivos y planes a largo plazo. Esta útil herramienta está diseñada para ayudarte a tener claras tus aspiraciones, intenciones y objetivos a largo plazo .
Además, aquí te dejamos algunos consejos sobre qué puedes hacer con tus listas de tareas pendientes para aprovecharlas al máximo.
Establezca sus prioridades
Barry Schwarz, autor de "La paradoja de la elección" , explica en su libro y popular charla TED que es más difícil tomar decisiones cuando se tienen muchas opciones. Además, tener demasiadas opciones puede generar insatisfacción. Lo mismo ocurre con tu lista de tareas. Cuantas más tareas tengas, más difícil será realizar el trabajo. Es hora de que empieces a priorizar lo que necesitas hacer. ¿ No sabes cómo? No te preocupes; te ayudamos con estas cinco preguntas para que priorices mejor y alcances tus objetivos más rápido .
Calcule sus capacidades
La cantidad de tareas diarias que debes completar no debe exceder tus capacidades. Además, recuerda reservar tiempo para descansar, cuidarte y pasar tiempo de calidad con tus seres queridos. Anota tu tarea más importante del día en tu Planificador de Productividad y luego enumera todas las tareas adicionales que consideres realistas para completar en un día sin presionarte demasiado. Por eso, nuestras herramientas de productividad tienen un máximo de 5 tareas: para ayudarte a completar las más importantes y sentirte realizado, no paralizado.
Mantenga las cosas simples
La lista de tareas debe servir como un simple recordatorio de lo que hay que hacer, así que no la satures con detalles. Las herramientas de productividad, como hojas de cálculo y blocs de notas, te dan espacio para profundizar en los detalles y crear pasos prácticos.
Asignar fechas de vencimiento
Siempre que sea posible, añade la fecha (u hora) de entrega a tu lista de tareas. Esto te ayudará a ser responsable y a gestionar mejor tu tiempo.
A primera vista, la planificación y las listas de tareas pueden parecer contradictorias, lo opuesto a la creatividad y la espontaneidad. Pero las listas de tareas nos brindan la estructura y el sistema que necesitamos para pensar creativamente, entrar en un estado de fluidez y optimizar nuestro tiempo. Tener una lista de tareas puede aumentar nuestra tolerancia a la incertidumbre y la imprevisibilidad, y nos ayuda a ser conscientes cuando sentimos que las cosas se están volviendo un poco caóticas.
Puedes integrar fácilmente tus listas de tareas en un esquema de productividad más amplio con las herramientas adecuadas y liberarte de los cálculos constantes de tiempo y tareas. Una buena planificación te ayudará a concentrarte en lo más importante y relevante para ti.