Conseils pour une gestion optimale du temps

Pour tous les habitants de la Terre, une journée dure exactement 24 heures. Pourtant, certaines personnes semblent accomplir davantage de choses que d'autres dans ce laps de temps restreint.

Est-ce parce qu'ils sont capables de ralentir le temps ? Travaillent-ils beaucoup plus dur et plus vite que vous ? Ou possèdent-ils des talents rares que vous ne comprendrez jamais ? Bien sûr que non. Ils sont simplement bien organisés et ont d'excellentes compétences en gestion du temps.

Aimeriez-vous devenir une personne plus productive ? Si oui, quelques conseils de gestion du temps vous seraient sans doute utiles.

Mais d'abord, en quoi consiste la gestion du temps ?

Qu'est-ce que la gestion du temps ?

Quand on entend quelqu'un parler de « gestion ceci », de « gestion cela », le sujet sous-jacent est toujours l'organisation.

La gestion du temps fait donc référence à la planification et à l'organisation de notre temps :

• Créer un ordre dans lequel accomplir diverses tâches et activités, afin de gagner du temps ;
• Estimer le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche ;
• Savoir comment et quand faire des pauses et les utiliser efficacement, etc.

Une bonne gestion du temps ne consiste pas à travailler plus vite ou plus dur, mais à travailler plus intelligemment et à accroître son efficacité.

Quels sont les avantages d'une bonne gestion du temps ?

Une bonne gestion du temps accroît la productivité et vous permet de terminer vos tâches dans les délais impartis. Et ce n'est pas qu'une simple évidence : des études le confirment.

Une étude de 2019 a révélé que les étudiants dotés de meilleures compétences en gestion du temps obtenaient non seulement de meilleurs résultats scolaires que ceux qui en étaient dépourvus, mais que leur humeur générale et leur état psychologique étaient également meilleurs.

Ils ont fait état de niveaux d'anxiété et de dépression plus faibles, ainsi que d'une plus grande satisfaction quant à l'équilibre entre leurs études et leur vie personnelle. Le facteur le plus important pour la réussite des étudiants participant à cette étude semblait être le sentiment de maîtriser leur temps .

Que signifie tout cela ?

Si vous maîtrisez votre temps, vous maîtrisez davantage votre vie, ce qui réduit l'anxiété et l'incertitude et améliore votre productivité. Formidable, non ?

En résumé, voici ce qu'une bonne gestion du temps vous apporte :

• Au lieu de vous stresser à l'idée de ne pas respecter les délais, la gestion du temps vous aide à être réaliste et à rester concentré sur vos tâches, réduisant ainsi le stress ;
• Au lieu de passer toute votre journée à travailler, vous aurez plus de temps pour vous-même et pour les personnes que vous aimez ;
• Au lieu de se débattre sans cesse avec les mêmes tâches, une bonne gestion du temps permet de se libérer du temps pour rechercher de nouvelles opportunités (d'emploi) ; Au lieu de vous laisser envahir par un sentiment d'incompétence et d'inadéquation, la gestion du temps vous aidera à atteindre vos objectifs.

Pour vous aider à atteindre vos objectifs et à devenir tout ce que vous êtes capable de devenir, nous partageons quelques conseils de gestion du temps pour vous accompagner tout au long de votre parcours.

Conseils de gestion du temps pour rendre vos journées plus productives

Voici une longue liste de conseils et astuces de gestion du temps qui devraient vous aider à mieux vous organiser. Il n'est pas nécessaire d'appliquer tous ces conseils, surtout pas en même temps, mais si vous travaillez régulièrement à améliorer votre gestion du temps, vous constaterez peut-être que vous les adoptez progressivement. C'est parti !

1. Analysez la situation actuelle : comment occupez-vous votre temps en ce moment ?

Avant de mettre en œuvre quoi que ce soit de nouveau, prenez le temps de réfléchir et d'évaluer votre situation actuelle.

Comment occupez-vous vos journées ? Quand faites-vous des pauses et combien de temps durent-elles ? Combien de temps passez-vous sur votre téléphone et à consulter les réseaux sociaux ? Prenez-vous soin de vous ? Etc.

Mais comment mesurer cela ? Une solution consiste à programmer un rappel toutes les heures environ pour noter ce que vous faites à ce moment précis. C'est bien, mais pas suffisamment précis. Une meilleure solution est de télécharger une application de gestion du temps et de suivre vos habitudes et votre gestion du temps pendant au moins une semaine.

Une fois que vous avez terminé le suivi de votre propre comportement à titre préliminaire, téléchargez les rapports et évaluez-les afin d'identifier les points à améliorer.

Par exemple, vous pourriez passer beaucoup de temps à procrastiner sur les réseaux sociaux ou à assister à des réunions qui auraient pu être discutées par courriel.

Voici quelques applications que vous pourriez apprécier pour mesurer vos compétences en gestion du temps :

Basculer ; Flux de travail ; Opportun ;

Une fois que vous avez une idée du temps que vous consacrez à chaque tâche, il est temps de décider ce qui est vraiment important.

2. Définir des objectifs clairs

D'accord, accomplir ses tâches quotidiennes et hebdomadaires, c'est bien, mais avez-vous déjà essayé d'orienter votre vie vers des objectifs plus ambitieux ? Un plan sur un an ? Un plan sur cinq ans ?

Une fois que vous aurez identifié comment votre temps est utilisé et comment l'améliorer, vous devrez déterminer ce que vous voulez accomplir, puis vous réorganiser.

Nous savons que formuler des objectifs n'est pas toujours chose aisée : il est facile de tomber dans le piège de se fixer des objectifs trop précis ou trop généraux, et de perdre de vue le contexte et le « pourquoi » de chaque objectif. La meilleure méthode pour formuler des objectifs réalisables consiste à utiliser la matrice SMART .

S — Spécifique . Cela signifie que vos objectifs sont bien définis et sans ambiguïté (qui, quoi, quand, où, pourquoi).

M — Mesurable . Les mesures sont des indicateurs de progrès spécifiques qui vous indiquent à quel point vous êtes éloigné de votre objectif.

A — Atteignable . Un bon objectif doit être réalisable. Disposez-vous des ressources nécessaires ? Quelqu’un a-t-il déjà réalisé cet objectif avant vous afin que vous puissiez tirer des enseignements de son expérience ?

R — Réaliste . L'objectif doit être ancré dans votre réalité et pertinent pour vous. Êtes-vous capable de l'atteindre ? Est-il réellement possible d'y parvenir ? Que faudra-t-il pour y arriver ?

T — Limité dans le temps . Vous devez définir clairement une date de début et une date de fin. Il faut créer un sentiment d'urgence .

Prenons un exemple.

Imaginez : vous tenez une pâtisserie. Vous avez trois employés : deux en salle et un en cuisine, qui prépare de délicieuses pâtisseries. Vous avez beaucoup de clients et vous êtes toujours là pour les aider et les superviser.

Depuis un mois environ, vous rentrez chez vous épuisé(e), tard le soir, alors que votre famille dort déjà. Avant de vous endormir, vous consultez les avis Google : vos pâtisseries plaisent, mais les clients se plaignent de votre lenteur, des longues files d’attente et de la rapidité avec laquelle vos produits sont épuisés. Vous comprenez qu’il vous faut agir et changer les choses, car vous souhaitez passer plus de temps avec votre famille et mieux satisfaire vos clients.

Après avoir mesuré votre flux d'activité pendant une semaine, vous avez réalisé que vous deviez formuler des objectifs. Lequel est le meilleur ?

1. Je souhaite développer mon entreprise et gagner plus d'argent, afin de pouvoir embaucher plus de personnes et être plus souvent à la maison.
2. En janvier, j'ouvrirai un nouveau magasin avec trois nouveaux employés et un gérant pour les deux magasins. J'ai environ 50 000 $ sur mon compte bancaire et je vais demander un prêt de 50 000 $ supplémentaires, ce qui devrait couvrir le loyer et l'équipement du nouvel espace, ainsi que les premiers salaires. Mon objectif est d'avoir une trésorerie positive d'ici fin juin.

Inutile de préciser que le deuxième objectif est bien meilleur. Pourquoi ? Parce qu'il est SMART et clair. Une fois vos objectifs bien définis, vous devriez envisager d'utiliser un outil de planification de la productivité pour élaborer un plan d'action et suivre vos progrès.

3. Décomposer les objectifs en étapes

Après avoir défini vos principaux objectifs, il est temps de planifier comment les atteindre. C'est un peu comme faire une liste de courses. Allez-vous simplement écrire « faire les courses » sur votre liste ? Non. Vous listerez plutôt tous les articles nécessaires à votre foyer. Alors, pourquoi en serait-il autrement pour vos objectifs de vie ? Pour réaliser quelque chose, nous avons généralement besoin d'instructions claires et précises afin de pouvoir passer à l'action.

Par exemple, si votre objectif principal est de terminer et de soutenir votre thèse, voici comment le diviser en étapes :

Décomposer les objectifs en étapes clés

Dans ce cas, les étapes clés pourraient être : la rédaction de la proposition de thèse, la finalisation du processus de recherche, l’élaboration du plan de la thèse, la rédaction de la thèse, la relecture et la correction du document, la soumission de la thèse et la préparation de la soutenance orale de la thèse.

Définir des échéances pour chaque étape importante

Par exemple, il vous faudra probablement une ou deux semaines pour finaliser la proposition, tandis que la recherche peut prendre jusqu'à deux mois. L'élaboration du plan de la thèse ne devrait pas vous prendre plus d'une ou deux semaines, tandis que la rédaction et la relecture peuvent durer deux ou trois mois. Essayez d'être réaliste en consultant un collègue qui a déjà réalisé ce travail, votre professeur ou en faisant une recherche sur Google.

Élaborer un plan de tâche

Décomposer ses objectifs en étapes clés est une bonne chose, mais cela reste assez général. C'est pourquoi il serait préférable de subdiviser chaque étape en tâches. Ainsi, lorsque vous serez prêt à aborder une étape spécifique, vous saurez exactement par où commencer et quelles seront les prochaines étapes. Dans le cas d'une thèse, vous pourriez par exemple décomposer la rédaction de la proposition en recherche documentaire, choix de la méthodologie, formulation de l'hypothèse, etc. Une fois toutes vos tâches définies, vous pourrez les organiser par jours et par semaines.

À ce stade, l' outil de planification de la productivité mentionné précédemment peut s'avérer extrêmement utile . Ce planificateur bien structuré est conçu précisément à cet effet : structurer et organiser vos objectifs et vos tâches. Mais ce n'est pas tout.

4. Priorisez vos tâches

Bienvenue dans un autre avantage de l'utilisation du Planificateur de productivité . Non seulement il vous aide à structurer vos objectifs, mais il vous oblige également à établir des priorités. Pourquoi est-ce important ?

Combien de fois vous est-il arrivé de vous débattre pendant des heures avec des problèmes mineurs, alors que la tâche que vous vouliez accomplir restait en suspens ? Si vous avez des difficultés à gérer votre temps, nous supposons que c’est le cas très souvent.

Le planificateur de productivité est conçu pour vous aider à définir une vision claire de votre semaine, à définir vos tâches hebdomadaires et à les répartir judicieusement sur les différents jours afin de garantir leur réalisation avant la fin de la semaine. Il contient également une brève introduction vous expliquant comment prioriser vos tâches, en commençant par les plus importantes, puis en abordant les autres tâches importantes du jour.

Ainsi, outre la « tâche principale », il y a également deux « tâches secondaires » et quelques « tâches supplémentaires ». Vous ne passez à la colonne « tâches supplémentaires » qu'une fois les trois premières tâches de la journée terminées. Et saviez-vous que cet outil permet de gérer votre emploi du temps sur 7 jours ? Vous pouvez ainsi être plus productif où et quand vous le souhaitez, aussi bien dans votre vie personnelle que professionnelle.

L'un des principaux conseils de gestion du temps que nous recommandons vivement est de travailler sur les tâches les plus importantes tôt le matin .

Le biologiste Christopher Randler, de l'université Harvard , a découvert que les personnes matinales sont plus productives que les couche-tard. Les lève-tôt anticipent mieux les problèmes, adoptent une attitude proactive et réussissent généralement mieux.

Pourquoi?

La réponse est simple : le moment de la journée où nous avons le plus d’énergie se situe le matin, une heure ou deux après le réveil, et dure jusqu’aux alentours de 15 h. Après cela, notre capacité de concentration diminue et nous commençons à perdre notre attention.

Bien sûr, vous pouvez personnaliser The Productivity Planner selon vos besoins. Par exemple, découvrez comment Leticia Mooney, PDG de l'agence de marketing de contenu et de stratégie Brutal Pixie, utilise cet outil formidable .

5. Utilisez la technique du temps de concentration

La technique du temps concentré est l'une des meilleures techniques de gestion du temps qui existent. Elle se compose de six étapes :

• Choisir sa tâche ;
• Mise en place d'une séquence d'alarmes de 30 minutes ;
• Je travaille sur cette tâche depuis 30 minutes ;
• Lorsque votre minuteur sonne, vous vérifiez votre tâche ;
• Faites une courte pause de 5 minutes : levez-vous, changez de décor, faites peut-être même quelque chose d’actif ;
Après avoir effectué plusieurs séances de concentration , prenez une pause plus longue et récompensez-vous pour vos efforts.

Heureusement pour vous, le planificateur de productivité intègre la technique de gestion du temps par la concentration. À chaque fois que vous terminez une session de gestion du temps, vous cochez un petit cercle à côté de la tâche correspondante. Astucieux ! Vous pouvez ainsi comparer le temps estimé à la durée réelle de la tâche. De quoi mieux gérer votre temps à l'avenir.

6. Utiliser les outils du calendrier

Le calendrier est l'un des fondements les plus anciens d'une bonne gestion du temps. Comme le suggère Tim Ferriss, gourou de la productivité : « Si vous voulez faire quelque chose, notez-le dans votre calendrier. »

Aujourd'hui, comme pour beaucoup d'autres choses simples de la vie, nous avons des options numériques.

Il existe de nombreuses applications de calendrier performantes, comme Google Agenda ou le calendrier de votre téléphone portable, tablette ou ordinateur portable.

Les calendriers numériques sont formidables, car vous pouvez y accéder à tout moment depuis n'importe quel appareil, et vous pouvez les utiliser pour planifier facilement des réunions, des événements ponctuels, programmer des rappels pour boire de l'eau ou faire de l'exercice, etc.

Un calendrier numérique est un excellent complément au planificateur de productivité.

7. Apprenez à dire « non »

Vous connaissez cette sensation : vous êtes déjà surchargé de projets, mais un ami vous demande un coup de main, et il sait que personne ne le fera aussi bien que vous ? Ou encore, vous recevez une proposition de projet d'un client tellement alléchante que vous ne pouvez tout simplement pas la refuser ?

Eh bien, il va falloir apprendre à dire « non » et à poser des limites. N'oubliez pas que votre temps est limité et que vous ne pouvez pas tout faire. Si vous avez bien hiérarchisé vos tâches, vous saurez si vous êtes débordé. Et une fois que c'est le cas, il vaut mieux désencombrer votre emploi du temps plutôt que de le surcharger.

8. Inculquer de saines habitudes

Parfois, pour être plus productif, il faut prendre du recul par rapport à ses priorités afin de retrouver un équilibre et un état d'esprit sain. L'excès en tout est nuisible.

Si vous passez 10 heures par jour devant un écran d'ordinateur, sans marcher, faire d'exercice, manger sainement ni voir de monde, vous risquez de vous faire plus de mal que de bien. Est-il possible de tenir ce rythme sans s'épuiser ? Et combien de temps peut-on continuer ainsi ?

C’est pourquoi il est important d’intégrer des habitudes de bien-être et des techniques d’ancrage à votre emploi du temps chargé.

Par exemple, une étude de 2008 a révélé que les personnes qui faisaient régulièrement de l'exercice constataient non seulement une amélioration de leur bien-être général, mais qu'elles étaient également 72 % plus productives que celles qui ne faisaient pas du tout d'exercice !

Votre productivité dépend aussi de votre alimentation. Selon l' Organisation mondiale de la santé , une alimentation adéquate augmente la productivité nationale de 20 %.

Les habitudes saines ne se limitent pas à la santé physique. Prendre soin de son esprit est tout aussi important .

Tenir un journal est un moyen de prendre soin de sa santé mentale .

Le simple fait de coucher sur le papier ses pensées, ses défis, ses moments de joie ou ses idées peut être apaisant et réparateur. Il existe de nombreux types de journaux : journal de réflexion, journal d’idées, journal de projets, journal de rêves, etc. Bien que tous soient utiles, il en existe un spécifiquement conçu pour vous aider à cultiver un état d’esprit plus positif : le journal de gratitude .

Pour en savoir plus sur le journal de gratitude, consultez notre guide ultime .

9. Saisissez chaque instant

Vous vous souvenez du conseil n°1 ? Analyser l'état actuel ?

Une fois que vous l'avez enregistré, vérifiez combien de temps vous passez à faire des choses qui n'ont absolument rien à voir avec le travail mais qui sont néanmoins nécessaires, comme faire la queue au supermarché ou se déplacer dans les transports en commun ?

Pourquoi ces situations sont-elles importantes ?

Parce qu'il est difficile de les éviter, et pourtant, elles nous prennent énormément de temps. Il existe cependant un moyen d' utiliser ce temps à notre avantage.

Au lieu de simplement fixer le plafond, de faire défiler votre Instagram ou de réfléchir à ce que vous allez manger ce soir, vous pourriez utiliser ce temps pour faire quelque chose de productif.

Voici quelques recommandations :

• Répondez à vos courriels ;
• Désencombrez la mémoire de votre téléphone ;
• Payez vos factures ;
• Si vous êtes en train d'étudier, ayez vos notes avec vous afin de pouvoir les consulter ;
• Écoutez un podcast inspirant ;
• Lisez un livre.

Cela peut également s'étendre à d'autres situations : écouter des podcasts ou des livres audio en faisant le ménage, la vaisselle, en promenant son chien ou en faisant du sport.

10. Éliminez toutes les formes de distraction

Productivité et bonne gestion du temps sont synonymes d'efficacité. Si votre espace de travail se résume à un bureau excessivement encombré, comment pouvez-vous espérer être efficace ?

Un espace encombré signifie que la moindre recherche, même celle d'un stylo, se transforme en une véritable chasse au trésor, jusqu'à ce qu'on oublie ce qu'on cherche. Un espace encombré est un espace inefficace.

Il en va de même pour votre environnement numérique. Si les documents de votre ordinateur ne sont pas soigneusement classés dans des dossiers et correctement étiquetés, vous pouvez passer des heures à chercher celui dont vous avez besoin.

Pourquoi le désordre est-il mauvais ?

Notre cerveau gère cela de deux manières : soit il filtre les objets inutiles pour préserver l’attention et rester concentré sur la tâche, soit il dirige l’attention directement vers l’objet sous forme d’émotions, de pensées ou de sentiments.

Bien que la première option soit beaucoup plus courante, le processus de filtrage épuise l'énergie de notre cerveau. Plus notre environnement physique ou numérique est encombré, plus notre cerveau dépense d'énergie à filtrer les informations !

S'il n'y a rien à filtrer, vous pouvez concentrer vos ressources mentales uniquement sur ce qui est vraiment important pour vous.

Une autre source de distraction, véritable fléau pour les procrastinateurs, réside dans les réseaux sociaux et les notifications instantanées. Heureusement, il est facile de les gérer : déconnectez-vous de vos comptes pendant que vous travaillez, fixez des limites d’utilisation de l’écran ou installez une application de blocage pour contrôler votre accès et le temps que vous y consacrez.

11. Ne laissez pas le perfectionnisme vous abattre

« Si vous passez trop de temps à réfléchir à une chose, vous ne la réaliserez jamais. » Bruce Lee

Bien que vous puissiez associer le mot « perfectionnisme » à quelque chose de positif, comme le travail acharné, des normes de livraison élevées, un excellent sens du détail, etc., il peut en réalité étouffer la productivité.

Comme l'expliquent Gordon Flett et Paul Hewit , experts reconnus en la matière , le perfectionnisme ne consiste pas à perfectionner les choses matérielles , comme son travail, ses relations, ses projets ou son corps. Il s'agit plutôt de rendre son être intérieur plus parfait, un processus sans fin et néfaste.

Pourquoi?

Parce que cela vous stresse, vous n'aimez pas votre travail, le produit final n'est jamais assez bon, donc soit vous êtes insatisfait, soit le processus de correction ne s'arrête jamais.

Le perfectionnisme, qui naît souvent d'un manque d'estime de soi, est difficile à surmonter. Il faut beaucoup d'acceptation de soi, de bienveillance envers soi-même et de travail sur soi pour accepter notre imperfection et comprendre que c'est normal.

Chaque fois que vous vous obstinez à peaufiner une tâche à la perfection, rappelez-vous que pour exceller, il faut échouer encore et encore. Dans son livre « Linchpin », Seth Godin explique comment le perfectionnisme entrave la créativité. Il encourage à privilégier la réalisation concrète plutôt que la recherche de la perfection, car celle-ci est inatteignable . Vos propres erreurs sont votre meilleur apprentissage ; chaque effort est comme une expérience : certaines choses seront réussies, d’autres non, mais vous apprendrez toujours quelque chose de nouveau.

12. Ce n'est pas parce que le téléphone sonne que vous devez répondre.

Oui, c'est exact. Et c'est la même chose pour les courriels, les notifications de Facebook Messenger, les SMS, les messages privés ou toute autre distraction sociale.

Si vous travaillez sur une tâche qui exige une concentration intense, prendre votre téléphone pour une conversation interminable peut anéantir votre créativité et votre concentration. Il en va de même pour les courriels et les messages : une fois que vous avez ouvert la porte, il est difficile de vous recentrer.

13. Le chemin est plus important que la destination.

Maintenant que vous avez en tête tous ces conseils de gestion du temps, il est temps d'en intégrer certains à votre routine quotidienne. Cependant, il est important de ne pas en abuser. Se focaliser excessivement sur son emploi du temps et sa liste de tâches n'est pas non plus une bonne chose. Cocher toutes les tâches de sa liste est certes une excellente source de motivation, mais un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est bien plus important.

De plus, ne vous attendez pas à pouvoir tout mettre en œuvre d'un coup. Maîtriser la gestion du temps prend du temps, et il est tout à fait normal d'apporter des modifications en cours de route.

« Rien n’est du temps perdu si l’on fait bon usage de l’expérience. » – Auguste Rodin

Mettez la productivité au centre de vos préoccupations. Priorisez vos tâches. Obtenez de meilleurs résultats en moins de temps grâce à cet outil de planification de la productivité.