Comment les listes de tâches vous aident à rester organisé

Malgré la multitude d'outils numériques et les conseils incessants pour optimiser sa productivité et être plus efficace, il est parfois difficile de respecter ses engagements. À force de suivre les dernières tendances, on en oublie parfois la simplicité et l'efficacité des solutions authentiques.

Entrez : la liste des choses à faire.

Vous faites des listes de tâches ? Si oui, savez-vous comment les optimiser en les intégrant à vos autres méthodes de productivité ? Sinon, vous changerez peut-être d’avis après avoir découvert le phénomène Zeigarnik et les nombreux autres bienfaits psychologiques liés à l’utilisation de listes de tâches.

La biologie des listes de choses à faire : la montée de dopamine

Vous connaissez cette excitation qui vous envahit après avoir gagné une manche de jeu ? Cette excitation qui vous donne envie d’enchaîner avec une autre ? Un phénomène similaire se produit avec les listes de tâches. Notre cerveau associe le fait de rayer une tâche de sa liste à une victoire, ce qui provoque une libération de dopamine.

Notre cerveau libère de la dopamine dans deux types de situations : lorsque nous anticipons un événement positif (comme une réussite ou une récompense) ou lorsque nous cherchons à éviter un événement négatif. Ces deux situations impliquent une sensation de stress, qu’il soit positif ou négatif.

Réussir un examen ou un entretien d'embauche, gagner une partie de jeu de société ou rayer un élément de notre liste de choses à faire nous procure une première forme de décharge de dopamine.

Mais les listes de tâches ne se limitent pas à cela : elles peuvent aussi nous aider à gérer notre anxiété. Savoir que nous avons beaucoup à faire peut engendrer chez beaucoup d'entre nous anxiété, stress, sentiment d'être submergés, voire épuisement professionnel. Selon une étude menée par les professeurs Masicampo et Baumeister en 2011 , planifier l'exécution de toutes nos tâches suffit souvent à nous libérer de l'anxiété.

Les listes de tâches sont bien plus que de simples pense-bêtes. Elles ont le pouvoir d'influencer notre chimie cérébrale, nous aidant à nous sentir plus calmes, plus concentrés et plus efficaces.

La psychologie des listes de tâches : les effets Zeigernik et expert

Pourquoi les listes de tâches sont-elles si efficaces ? Comment notre cerveau interprète-t-il la création d’une liste de tâches, et pourquoi tend-il à optimiser notre comportement pour plus d’efficacité ? Outre la réduction de l’anxiété liée à la charge de travail, les listes de tâches nous offrent un cadre structuré . Lorsqu’un plan précis remplace le chaos, nous avons davantage le sentiment de maîtriser notre temps et nos actions.

La science a démontré que notre accès à la mémoire de travail est limité. Nous pouvons accéder simultanément à cinq à neuf éléments , mais si nous devons en traiter davantage, nous devons recourir à d'autres stratégies pour rester productifs.

L'effet Zeigernik

À présent, un petit retour en arrière pour mieux illustrer ces stratégies.

En 1927, Bluma Zeigernik, une jeune psychologue et psychiatre lituanienne, a mené les toutes premières expériences qui ont révélé involontairement les effets des listes de tâches sur notre esprit.

L'inspiration lui est venue en observant les serveurs dans un restaurant. Avec son professeur, Kurt Lewin, elle avait remarqué que les serveurs ne se souvenaient des commandes des clients que jusqu'à ce que ces derniers quittent l'établissement. Une fois les plats servis et l'addition présentée, ils oubliaient les commandes qu'ils avaient pourtant mémorisées.

Bluma Zeigernik a ensuite mené une série d'expériences pour mieux comprendre ce phénomène. Elle a conclu que les individus ressentent une certaine tension psychologique lorsqu'ils travaillent sur une tâche. Cette tension facilite l'accès aux informations relatives à la tâche, même si celle-ci est interrompue par un événement sans lien avec elle.

Voilà le type de tension que nous procurent les listes de tâches. Une fois vos tâches écrites et visualisées, une certaine tension motivante se crée et vous pousse à les accomplir, même si vous ne travaillez pas constamment à les terminer.

Dans l'expérience de Zeigernik, les étudiants qui étudiaient par courtes sessions puis passaient à des tâches différentes (par exemple, une autre matière ou une autre activité) obtenaient de meilleurs résultats que ceux qui étudiaient pendant de longues périodes sans interruption. Cet effet a été nommé par la suite « effet Zeigernik » , qui désigne l'impact de la réalisation successive de tâches sur la qualité de la mémorisation et de la conscience.

L'effet de la planification experte

Quelle est, selon vous, la différence la plus significative entre un expert en résolution de problèmes et un débutant ? Beaucoup citeraient la formation, l’expérience, l’expertise dans le domaine, l’intelligence générale ou l’engagement. Cependant, bien que tous ces éléments soient importants, le facteur le plus déterminant reste la planification.

D'après une série d'expériences menées en 1981 par Sternberg, les experts consacrent beaucoup plus de temps à la réflexion sur le problème et à l'élaboration d'un plan d'action que les novices. Ils définissent les tâches à accomplir, les ordonnent et réfléchissent à leur mise en œuvre. Lors de ces expériences, les novices ont consacré peu ou pas de temps à la planification et ont procédé par essais et erreurs, tandis que la planification a permis aux experts de réduire le temps consacré à l'exécution.

En conclusion : les listes de tâches nous aident à organiser nos projets et, une fois terminés, elles nous libèrent des informations superflues. Elles nous transforment aussi en experts en résolution de problèmes, car avoir un plan, c’est déjà la moitié du travail accompli (voire plus).

Comment tirer le meilleur parti des listes de tâches à accomplir ?

Les listes de tâches sont essentielles pour se fixer des objectifs réalisables . Elles permettent de planifier ses projets, de décomposer ses objectifs en tâches distinctes et ces tâches en étapes concrètes.

Si une liste contient trop d'éléments, vous pouvez essayer de les regrouper en unités liées entre elles. Les tâches qui sont liées entre elles ou qui se déroulent dans des lieux similaires peuvent être regroupées.

Vous pouvez également établir des listes de tâches annuelles et trimestrielles qui correspondent à vos listes hebdomadaires et quotidiennes.

Voici une astuce simple : cocher un élément de la liste procure une dose instantanée de dopamine ; la première chose à noter peut donc être simplement « faire une liste de choses à faire ». Une fois la liste terminée, rayez-la et passez à vos tâches.

Les listes de tâches servent de pense-bête visuels pour vos objectifs et vos missions. Elles sont importantes car elles déchargent votre mémoire et constituent une aide-mémoire externe, tout en vous rappelant à chaque instant la prochaine étape à franchir. Elles vous apportent également une structure et la motivation nécessaire pour persévérer.

La visualisation et les repères visuels contribuent à réduire les distractions et, si votre liste de tâches est bien organisée, claire et agréable à regarder, elle apportera des sentiments positifs et une motivation supplémentaire.

Outils de productivité pour optimiser vos listes de tâches

Vous pouvez facilement intégrer vos listes de tâches quotidiennes et hebdomadaires au Productivity Planner . Ce planificateur, basé sur la technique de concentration , facilite l'accomplissement de vos tâches.

Les fiches de productivité vous aident à vous concentrer sur les tâches les plus importantes de la journée. Ce sont des feuilles détachables qui peuvent également servir à noter vos idées, vos gribouillis et les idées créatives qui vous viennent à l'esprit au fil de la journée.

Les listes de tâches doivent être visibles. Après tout, ce qui est hors de vue est hors de l'esprit. Nos fiches de planification de la productivité et notre gamme de sous-mains de bureau sont conçues pour vous offrir une expérience complète de planification et d'organisation : vous pouvez utiliser leurs pages détachables pour suivre votre emploi du temps, vos tâches quotidiennes, vos habitudes et votre humeur. La section « notes » est idéale pour la réflexion quotidienne et le brainstorming créatif.

Enfin, vous pouvez utiliser le Planificateur trimestriel de productivité pour vos objectifs et projets à long terme. Cet outil pratique est conçu pour vous aider à garder vos aspirations, vos intentions et vos objectifs à long terme en vue.

Voici également quelques conseils sur la manière d'optimiser vos listes de tâches.

Définissez vos priorités

Barry Schwarz, auteur de « Le paradoxe du choix » , explique dans son livre et sa célèbre conférence TED qu'il est plus difficile de prendre des décisions lorsqu'on a un grand nombre d'options. De plus, trop de choix peut engendrer de l'insatisfaction. Il en va de même pour votre liste de tâches : plus vous avez de tâches, plus il sera difficile de les accomplir. Il est temps de prioriser vos tâches. Vous ne savez pas comment faire ? Pas de panique ! Nous avons cinq questions pour vous aider à mieux prioriser et à atteindre vos objectifs plus rapidement .

Évaluez vos capacités

Le nombre de tâches quotidiennes à accomplir ne doit pas dépasser vos capacités. N'oubliez pas non plus de vous ménager du temps pour vous reposer, prendre soin de vous et passer des moments privilégiés avec vos proches. Notez votre tâche la plus importante du jour dans votre agenda , puis listez autant de tâches supplémentaires que vous jugez réalistes à réaliser en une journée, sans vous mettre trop de pression. C'est pourquoi nos outils de productivité limitent le nombre de tâches à 5 : pour vous aider à accomplir les plus importantes et vous procurer un sentiment d'accomplissement, plutôt que de vous sentir paralysé.

Faites simple

La liste des tâches doit simplement vous rappeler ce qu'il y a à faire ; inutile donc de la surcharger de détails. Les outils de productivité comme les feuilles de calcul et les blocs-notes sont là pour vous permettre d'approfondir les détails et de définir des actions concrètes.

Attribuer des dates d'échéance

Dans la mesure du possible, indiquez la date (ou l'heure) d'échéance à chaque élément de votre liste de tâches. Cela vous permettra de rester responsable et d'améliorer votre gestion du temps.

À première vue, la planification et les listes de tâches peuvent sembler contre-intuitives, voire opposées à la créativité et à la spontanéité. Pourtant, les listes de tâches nous offrent la structure et l'organisation nécessaires pour penser de manière créative, atteindre un état de concentration optimale et optimiser notre temps. Elles peuvent également accroître notre tolérance à l'incertitude et à l'imprévisibilité et nous aider à rester attentifs lorsque la situation semble devenir chaotique.

Grâce aux bons outils, vous pouvez facilement intégrer vos listes de tâches à un système de productivité plus global et vous libérer ainsi des calculs constants de temps et de tâches. Une bonne planification vous permettra de vous concentrer sur ce qui est le plus important et pertinent pour vous.